Шаг 17. Пусть служащие обращаются лично к вам за разрешением на расходы

Шаг 17. Пусть служащие обращаются лично к вам за разрешением на расходы

Существует еще один весьма эффективный способ урезать административные расходы. Некоторые статьи расходов, являющиеся необходимыми, не стоит включать в бюджет. Просто объявите, что деньги по этим статьям будут выделены после консультации лично с вами и в случае вашего согласия.

Я неоднократно применял такую практику в отношении целого ряда всевозможных расходов (например, покупка новой мебели для офиса, прием новых служащих, привлечение специалистов и консультантов и т. д.). Результаты были ошеломляющими. Некоторые служащие подавали мне докладные записки с обоснованием необходимости выделить средства на что-либо. Я удовлетворял эти требования. Однако такие докладные я получал довольно редко. Большая часть ранее расходовавшихся средств так и осталась невостребованной.

Это и понятно. Каждый любит тратить выделяемые фирмой средства анонимно. И никто не хочет делать это от своего имени, никто не хочет просить деньги на покупку чего-либо лично у шефа, если только это «что-то» не является абсолютно необходимым для работы фирмы. Этот простой метод позволяет безошибочно отделять необходимые траты от бесполезных.

При этом необходимо также обеспечить достаточную сложность процедуры получения вашей санкции на расходы. Не создавайте унифицированную форму, которую необходимо просто заполнить. Постарайтесь быть грозным начальником, к которому трудно подступиться. Всегда тщательно рассматривайте просьбы служащих, отказывайте как можно чаще! Вы завоюете репутацию строгого руководителя, и это поддержит эффективность предлагаемой методики: многие просто побоятся обращаться к грозному шефу за санкцией на второстепенные расходы; те же затраты, которые действительно необходимы, успешно пройдут отбор. Если же вы как руководитель легкодоступны и проявляете мягкость, эта методика не сработает.

Общий вывод из шагов 16 и 17 можно сформулировать так: никогда не расходуйте средства фирмы по случаю или в установленном (рабочем) порядке. Сделайте процесс затраты средств сложной процедурой со множеством препятствий, требующей серьезного обоснования каждой статьи расходов.