Шаг 51. Остановите бумажный поток

Шаг 51. Остановите бумажный поток

Три четверти докладных, внутренних отчетов, распоряжений, материалов и копий, которые порождает бизнес, не нужны, это пустая трата времени и денег. Я еще не видел ни одной фирмы, на которую бы не распространялось это правило.

Подумайте о тех многочисленных расчетах, которые проводит отдел управленческого учета. (На самом деле вы этого себе и представить не можете, поскольку ни вы, ни какой-либо другой ответственный работник никогда не видите большинства этих цифр и расчетов. Поэтому я спрашиваю: если их не видят руководители, то для кого же эти расчеты производятся?) Сколько из этой массы показателей вы использовали для принятия решения на этой неделе, в этом месяце, в этом году? Мало, очень мало. Я не спорю, конечно, необходимо представлять некоторые расчеты в налоговое управление, но я открою вам один секрет: управленческий учет включает гораздо больше показателей, чем требуют вышеназванные организации и чем вам когда-либо может понадобиться. Избавьтесь от лишних расчетов – это пустая трата времени.

Частично эта проблема возникла в результате стремления к точности (которое могло бы найти лучшее применение). Львиная доля всех решений в бизнесе принимается не на основе цифр, просчитанных с точностью до тысячной, а на основе опыта, делового чутья, оценки и грубых подсчетов. Достаточно редко возникает необходимость в точных цифрах, в пересмотре целых кип расчетов и таблиц, которые выдают на-гора сотрудники отдела управленческого учета. Лично я верю в «операционный» уровень точности, достаточный для принятия решения. Например, если вы не уверены, что показатель равен 10, а не 12, спросите себя: изменится ли мое решение в зависимости от того, является показатель равным 10 или 12? Если ответ отрицательный, считайте, что показатель равен 11, и смело переходите к решению других проблем.

Вы должны изменить приоритеты в сфере расчетов, сосредоточив усилия на тех показателях, которые действительно необходимы для принятия решений.

Другая важная проблема и составляющая бесполезного документооборота – так называемая качественная информация, которая в недавнем прошлом буквально захлестнула многие компании. Это были многочисленные умозрительные построения и доклады на всевозможные околоделовые темы, которые при всей многословности фактически не давали ничего полезного читателю. Когда я только начал работать, первое, что я усвоил, – люди редко говорят то, что думают, и столь же редко подразумевают то, что говорят, стараясь все завуалировать, облечь в дипломатическую форму. Постарайтесь быть прямым и честным с подчиненными и помогите им проявлять честность и прямоту при общении с вами. Внушите им, что, когда требуется написать докладную, отчет или письмо, надо сосредоточиться на содержании, на том, что конкретно они хотят сказать, а не на словесной оболочке, в которую надо облечь это по слание (как им советовал очередной консультант). Отчеты должны быть прямыми и четкими, полными содержания и экономичными по стилю.

Наконец, не рассылайте копий всем на свете. В свое время и я поступал так же. Когда мне попадалась какая-либо интересная заметка или информация о конкуренте или когда я сам писал что-то, что могло бы заинтересовать других, я все это копировал и рассылал тем, кому это могло быть интересно.

Другие делали то же самое и присылали мне интересную информацию, по 10–20 заметок. И дело не только в том, сколько времени вы потратите, чтобы переправить всю эту литературу в корзину для бумаг, – в любом случае разбор подобной корреспонденции загружает мозг, отвлекает от работы.

Сейчас я дважды подумаю, прежде чем снимать копию с документа и отсылать его кому-либо. Хочу ли я обратить внимание человека на что-то или, посылая ему дополнительную информацию, я как бы денонсирую свое основное послание и нарушаю тот модус операнди, который я сам создал в своей компании? Действительно ли надо отрывать у него 15 минут на эту заметку или я предпочитаю, чтобы за это время он позвонил нашему клиенту? Сейчас, когда я посылаю служащему копию заметки, он относится к ней самым серьезным образом, зная, что это что-то важное.

Остановите бумажный поток в своей компании. Пусть служащие используют время на серьезную работу, направленную на повышение конечного результата, а не на бесполезную писанину.