Как эффективно работать с таск-менеджером

Как эффективно работать с таск-менеджером

Главное, о чем нужно помнить при работе с задачами, – эффективность работы пропорциональна времени, которое на нее выделено. Чем больше (в разумных пределах) внимания мы уделяем осмыслению предстоящих действий и правильному их распределению, тем проще и легче работать и тем лучше результат.

Однако это общая рекомендация. А есть та, которая относится к повседневной работе с таск-менеджером, когда мы уже определили, какие дела будем делать, и перешли в режим реализации. Она звучит так:

Чем меньше задач в поле зрения, тем выше качество выполнения каждой из них.

Чем меньше задач в списке дел, тем больше внимания можно уделить каждой в отдельности и тем выше концентрация на ней. Соответственно мы быстрее в нее погружаемся, мысленная модель оказывается лучше, исполнение – четче. Идеальное число задач в поле зрения – 2–3. Максимальное – не больше 7.

Однако как быть с тем, что в списке дел, как правило, около десятка задач или даже больше? Что делать, если после ежедневного обзора их осталось 12 и ни одну нельзя убрать? Никаких проблем, следите за руками.

То, что задач должно быть немного в поле зрения, не означает, что их должно быть мало вообще или в списке на сегодня. Как правило, почти все таск-менеджеры позволяют по-разному сортировать задачи в списках дел и сворачивать неиспользуемые подгруппы.

Соответственно вы можете выбрать метод сортировки, например «по времени начала», и скрывать все, которые стартуют после полудня. Можете использовать сортировку «по проектам» и работать только над задачами одного из них. Можете подобрать задачи «по контекстам» и начать с тех, которые относятся к контексту «звонки» или оценены как «задачи на 1–5 минут». В общем, вы поняли.

Смысл этого простой – если оставлять список задач несвернутым, внимание распределяется на каждую и сложно сосредоточиться на отдельных. Иногда другие могут отвлекать и привести к тому, что мы забудемся и начнем делать несколько дел одновременно.

Возможно, в некоторых таск-менеджерах такой функции нет. Например, в Wunderlist. В тогда мы будем пользоваться «звездочкой», чтобы выбрать одну и только одну задачу, над которой пора начать работу. Отметим ее, появится новый список, в котором будет только она. Нужно переключиться на него, чтобы не обращать внимания на те, с которыми мы пока не работаем. Закончили ту, что начали, – идем в список дел на сегодня, выбираем еще одну, и все повторяется. Этот способ особенно помогает, когда задач больше 7, да еще выдался очень динамичный день. С ним легко сохранять концентрацию и не «потеряться» в хаосе работы.