Общение по телефону

Общение по телефону

Телефон сегодня – наш верный спутник, друг и партнер. Представьте себе, что у вас его нет. Ну, например, хотя бы два дня. И вы никому не можете позвонить. Сколько лишнего времени вам придется потратить, чтобы справиться с вашими текущими делами?

Умение общаться по телефону снизит стресс на рабочем месте, повысит эффективность вашей деятельность и даст вам преимущество в чрезвычайно конкурентной деловой среде.

Телефон – лишь объект, субъектами являемся мы, именно через нас проходит сообщение, информация.

Вот пять структурных моментов исходящего телефонного звонка:

1. Выбор для звонка оптимального времени, когда вы находитесь в хорошей форме.

2. Осознание цели звонка.

3. Знание адресата: его специфики, уровня профессионализма, образования, структуры его деятельности. Если вы его не знаете – постарайтесь выявить ключевые аспекты.

4. Наличие приоритета планирования хода разговора, его структуры, длительности. Вы можете предусмотреть для себя пути к отступлению.

5. Возможность планирования итога предстоящего общения, то есть оптимального результата, пользуясь первыми четырьмя пунктами.

Пятый пункт позволяет также проверить, выступали ли вы в роли субъекта или объекта своего звонка: достигли ли вы своей цели? Если нет, то нужно постоянно совершенствоваться, отслеживая собственные ошибки.

Сложный телефонный разговор никогда не должен длиться дольше 2–3 минут. Вам нужно привести общение к тому, что соответствует вашим целям, и как можно скорей.

Если разговор становится неуправляемым, рекомендуется его прервать: как будто линия оборвалась или «алло, алло, я не слышу». Если этого не сделать, будет только хуже. Например, собеседник изменился или вы чувствуете, что беседа идет совершенно не в ту сторону:

• старайтесь не переходить на личности и не терять самообладания;

• ведите себя вежливо, но твердо;

• всегда беседуйте с начальником. Чем к более высокому руководству вы обратитесь, тем быстрее займутся вашей жалобой.

Если ваш собеседник говорит слишком долго, и вы уже захлебываетесь в словесном потоке, следует заблокировать его. Можно повторить его слова, соответствующие изначально заданному вопросу и задать следующий вопрос. Можно применить фразу: «Я вас правильно поняла…». Иначе он уведет вас не в том направлении, и вы не достигните цели. Возможно, потребуется ручка, чтобы записать ключевые моменты из длинной речи оппонента.

Нужно практиковаться от звонка к звонку, чтобы совершенствовать точность своих действий в любой ситуации.