Рабочее время руководителя

Рабочее время руководителя

Итак, как же управлять коллективом? Руководитель должен начинать с себя. Самая большая ошибка – делать все за подчиненных. В таком случае не было смысла добиваться руководящей должности. Вы погрязнете в рутине и постоянно будете испытывать недостаток времени. Видимо, следует по-новому, с точки зрения своей руководящей должности, в первую очередь организовать свое время и определить рабочие задачи.

Проблема организации рабочего дня для руководителя стоит очень остро. Руководитель любого уровня ощущает дефицит времени постоянно. Спешка мешает работе, не дает продумывать нужные вопросы с должной тщательностью. Не говоря уже о том, что иногда обилие срочных вопросов превращает не только работу, но и жизнь в подобие карусели. Эффективность руководства в условиях нехватки времени заметно снижается. Так где же его взять, это время?

Сутки невозможно растянуть больше, чем на 24 часа. Выход заключается в оптимизации времени и организации труда.

Первое, что следует сделать руководителю, это распределить проблемы по степени важности. Руководитель не должен стремиться забить собственноручно каждый гвоздь. Если же он этого не понимает, то ему не нужно иметь подчиненных.

Переутомление и обилие мелких и неотложных дел мешает работать над главным – принятием решений и руководством.

Постоянная нехватка времени приводит к нарушению планов, дезориентации подчиненных, которые перестают понимать свои задачи в ситуации, когда от них срочно требуется то одно, то второе, и все в процессе аврала. Такое руководство не предполагает ни производительности труда, ни должной дисциплины и понимания своих задач сотрудниками, что в конечном итоге очень сильно вредит делу.

Руководитель должен ценить свое время. Для тех, кто ощущает его нехватку, можно предложить подойти к проблеме с научной точки зрения и подвергнуть анализу свой рабочий день.

Некоторые начинающие руководители считают, что их памяти, интеллекта и энергии хватит, чтобы держать на контроле ситуацию, даже если приходится бегать сломя голову с утра до ночи и постоянно решать проблемы, которые возникают на каждом шагу. Но наступает день, когда Вы наконец замечаете, что бегать, звонить, ругать и затыкать дыры авралами приходится все чаще. Уже невозможно составить какой-то план даже на завтра, а тем более, на более длительное время.

Никто на работе не знает, где Вы и что делаете. Иногда и Вы сами этого не знаете – то догоняете, то ждете.

Бумаг в Вашем кабинете, до которых не доходят руки, становится все больше, и Вы все чаще берете их домой, чтобы вечером разобраться с ними. Но это не помогает, и Вы все чаще получаете нагоняй от начальства за то, что вовремя не справляетесь с поручениями, хотя времени на их исполнение Вам дается достаточно.

Упорядочивание рабочего дня, правильное использование времени начальника – это необходимые условия успешного функционирования всего подразделения или учреждения.

Чтобы выработать оптимальный распорядок дня и систему работы в целом, следует произвести анализ задач и расходования времени. Это позволит упорядочить всю работу структуры и сделает возможным реальное планирование.

Итак, анализ использования рабочего времени складывается из двух моментов – анализа видов деятельности и анализа отвлекающих моментов, которые мешают работать последовательно и планово.

Типичные ошибки и методы их устранения.

Если Вы пришли к выводу, что в течение дня Вам приходилось делать работу за подчиненных, то следует задуматься о том, что у Вас не продумана система, в которой каждый сотрудник знает круг своих обязанностей, или Вы неправильно распределили эти обязанности между своими подчиненными.

Принцип номер один для руководителя – он не должен делать работу за подчиненных. Он – руководитель, то есть человек, который уполномочен раскладывать общую задачу на части и делегировать эти части работы для исполнения своим подчиненным. Конечно, общая задача оказывается невыполненной, если не выполнена какая-то ее часть. Иногда руководитель выполняет эту часть работы. Когда такое происходит систематически, это означает, что работа распределена плохо.

В таком случае может помочь аттестация рабочего времени в подразделении.

Возможно, выяснится, что определенный круг задач вообще не входит в обязанности ни одного из сотрудников. В таком случае, следует по результатам аттестации и, исходя из личных и рабочих качеств сотрудников, вменить в обязанность эти вопросы кому-то конкретно. Может случиться даже так, что Вы поразитесь, до какой степени плохо организована работа, и насколько неравномерно распределена нагрузка между сотрудниками. В таком случае, простое наведение порядка в сфере должностных обязанностей может решить проблему раз и навсегда. Озадачить таким исследованием вполне можно работника кадровой службы.

Возможно также, что Ваш секретарь сводит свои служебные обязанности к распечатке приказов и протиранию пыли на компьютере. Секретарь должен как минимум участвовать в процессе сортировки документов, которые проходят через Вашу приемную. Совет – купите секретарю учебник или инструкцию для секретаря-референта.

Вы же, в свою очередь, все-таки должны оставлять секретарю информацию о том, где Вы и что собираетесь делать. Возможно, нормальный секретарь сам решит многие вопросы и освободит Вас от множества неважных и ненужных визитов.

Чтобы не тонуть во многих вопросах и визитах, следует постоянно иметь перед глазами список дел, встреч, решений и отчетов, которые нельзя отменить и передвинуть. Желательно делать заметки о таких мероприятиях не только на тот день, на который они назначены, но и на предыдущий, чтобы напомнить о подготовке. Если Вы знаете за собой некоторую забывчивость и беспечность, попросите организовать это своего секретаря. К слову сказать, это является его прямой обязанностью, и если секретарь будет в курсе дела, маловероятно, что он не напомнит об этом.

Следует подумать и о том, насколько часто Вы общаетесь с подчиненными и коллегами, когда это не является необходимым. Не стоит создавать ситуацию, когда подчиненные будут целый день сновать в Ваш кабинет по поводу каждой мелочи. Конечно же, проблемы членов коллектива нельзя игнорировать, как служебные, так, возможно, иногда и личные, ведь все мы люди. Но большинство из таких проблем, может подождать определенного дня недели или времени, специально отведенного для этих целей. А в случае большой срочности секретарь вполне может решить, что это тот самый исключительный момент, когда можно побеспокоить Вас в неурочное время.

Очень много проблем возникает, если руководитель не находит времени для того, чтобы вовремя читать входящие документы, особенно директивные.

Этого не следует допускать ни в коем случае.

Для того чтобы все успевать, при планировании, особенно в начале своей деятельности в отдельном кабинете, просто необходимо быть реалистами. Рекомендуется оставлять 40-60-% рабочего времени свободными, для того, чтобы неожиданные проблемы и дела, которые нередко спонтанно возникают во время работы, не ломали дальнейшие планы.

Конкретно строить рабочий день, с учетом того, что было сказано ранее, можно примерно так:

Не нужно, встав с постели, сломя голову, бежать на службу, заранее расстраиваясь по поводу того, что, скорее всего, опять ничего не успеете.

Лучше встать, выпить кофе, позавтракать, привести себя в порядок и спокойно прийти на работу.

Начинать рабочий день следует с того, что изучить ежедневник и скорректировать планы. При этом желательно посоветоваться с секретарем и дать ему указания.

В первую очередь следует приступить к главным задачам.

В течение дня следует придерживаться по возможности намеченного, избегать внезапных проблем, то есть не бросаться на прорыв, а найти время хотя бы на следующий день. Спешное решение часто бывает ошибочным.

Постарайтесь не остаться без перерыва на обед.

В конце рабочего дня следует проконтролировать, насколько выполнено то, что запланировано. Только после этого рекомендуется составлять план на следующий день. Показателем того, насколько правильным было планирование, будет то время, в которое Вы закончите работу.

Еще одним фактором, который «съедает» время, является обилие информации в печатном виде, и необходимость с ней работать. Мало прочитать то, что находится на столе. Важно понять, что это значит, и определиться со своими действиями. Кроме того, приходится изучать еще массу информации. Иногда очень устаешь от этого.

Овладение навыками скорочтения может помочь, но полностью проблему не решит. Нужно научиться анализировать информацию, и иногда отвечать на письма.

Анализ документов станет легче, если записывать тезисы и делать заметки. Отвечать же проще, имея опытного секретаря. План ответа, составленный начальником, и последующая проверка того, что получилось, сэкономят массу времени. Кроме того, такая совместная работа позволит Вашему секретарю и Вам действовать более слаженно, способствует пониманию задач, которые Вы ставите.

То же самое касается планерок и совещаний. Чтобы они занимали меньше времени и приносили больше пользы, можно заранее составлять план, и вместе с обсуждаемыми документами заранее предоставлять всем участникам совещания. Это сразу повысит эффективность таких мероприятий.

И, наконец, следует оптимизировать общение с помощью современных средств коммуникации. Это телефон, факс, Интернет, сотовая и мобильная связь. Конечно, это дополнительные расходы, но в большинстве случаев они окупаются в виде четкости работы, слаженности действий, быстроты реакции.

Как советуют специалисты, различные электронные записные книжки, компьютерный ежедневник, списки контактов и использование всех средств экономии времени и упрощения связи, очень облегчают жизнь.

Еще один важный момент, который связан с пользой всех этих новинок – они уменьшают количество бумаг. Это само по себе – чистая экономия времени и средств.

И, наконец, если своими силами решить проблему времени Вы не в состоянии, то можно воспользоваться пособиями такого плана, которых великое множество, как и систем планирования. А, может, Вам просто нужен исполнительный директор?

Попробуйте каждое из средств оптимизации использования рабочего времени. На наш взгляд, все они полезны. Но без личного стремления к самодисциплине, ответственности, самоконтроля ничего не получится. Но не будем рассматривать этот вариант, потому что, не обладая этими качествами, нечего и думать о карьере руководителя.

Выводы этой главы.

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ РУКОВОДИТЕЛЯ – ЭТО ЦЕННОСТЬ.

ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ОНО НЕ ПРОПАДАЛО ЗРЯ, НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТО

РУКОВОДИТЕЛЬ НЕ ДОЛЖЕН ЗАНИМАТЬСЯ МЕЛОЧАМИ.

ОН ДОЛЖЕН ПЛАНИРОВАТЬ И АНАЛИЗИРОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ.

УМЕТЬ ВЫДЕЛИТЬ ГЛАВНОЕ И РАЗДЕЛИТЬ РАБОТУ МЕЖДУ ПЛОДЧИНЕННЫМИ.

ХОРОШИЙ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ – ЭТО ОЧЕНЬ ЦЕННЫЙ ПОМОЩНИК.

ЕЩЕ ОДИН ПОМОЩНИК – ЭТО КАДРОВИК.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.