1.1. Что такое заявка на вакансию и зачем она нужна?

Заявка на вакансию – это печатный или электронный документ, в котором внутренний или внешний «заказчик» вакансии описывает требования к кандидату, условия труда, сроки закрытия вакансии и дополнительные условия подбора персонала (по необходимости).

Зачем всё это нужно, спросите Вы. Есть ли смысл плодить лишние бумажки, тратить лишние силы и время? Да! ДА и ещё раз ДА, отвечу я!

Заявка на вакансию нужна, прежде всего, для защиты интересов самого рекрутера и даёт ему возможность правильно закрыть вакансию.

Благодаря правильно составленной заявке на вакансию, Вы будете иметь полное представление об искомом кандидате, что поможет найти наиболее подходящего сотрудника. Кроме этого, в конце процесса подбора не окажется, что нужен был не просто менеджер, а менеджер с высоким уровнем знаний английского языка, а «заказчик» не сказал рекрутеру о языке, ведь это само собой должно быть понятно…Да и сам внутренний или внешний «заказчик» вакансии уже не сможет опровергнуть, что он просил найти специалиста именно с такими параметрами, или упрекнуть рекрутера, что он неверно понял его требования

Нередко заполнение заявки помогает «заказчику» переоценить и изменить требования к кандидату, а иногда даже ввести дополнительную вакансию или отказаться от поиска нового персонала вовсе. Стоит учитывать и то, что если «заказчиком» не является директор или руководитель, принимающий решение о найме, то заполненная заявка – это единственная возможность согласовать необходимость найма сотрудника и требования к нему с высшим руководством. Ведь все заявки на вакансии в обязательном порядке должны согласовываться с руководителем, принимающим решение о найме.

Как правильно составить заявку на вакансию?

Главная задача заявки – понять, какой специалист нам нужен. Заявку на вакансию можно сравнить с техническим заданием, поэтому предлагаю рассмотреть пошаговую методику составления заявки.

Шаг первый – получаем общие сведения.

К ним относятся название должности (в том числе, как она будет называться в официальных документах – приказе о назначении, трудовой книжке), название подразделения, в котором она открыта, место вакантной должности в общей структуре компании, сроки, в которые должен быть найден специалист, ФИО и контакты человека, который сможет описать требования и условия работы сотрудника, ФИО и контакты должностных лиц, которые будут принимать участие в отборе и найме (если таковые нужны), ФИО сотрудника, принимающего окончательное решение (например, директор компании, руководитель филиала, директор департамента и т. д.)

Составляя заявку, обязательно фиксируйте дату, когда она была подана. Это поможет правильно установить сроки закрытия вакансии.

Шаг второй – детально описываем условия труда будущего сотрудника

Мало найти подходящего сотрудника, главное, чтобы он согласился принять Ваше предложение. А это невозможно, если неизвестны преимущества условий труда. Не менее важно и то, чтобы подобранный сотрудник не ушёл через пару недель или месяцев. А для этого нужно понимать особенности, минусы и подводные камни данной должности. Получить эту информацию помогут правильно подобранные вопросы в заявке на вакансию.

Предлагаю Вашему вниманию наиболее полезный перечень вопросов для заявки на вакансию:

В каком городе и по какому адресу будет находиться рабочее место будущего сотрудника?

Каков график работы будущего сотрудника?

Кому будет подчиняться сотрудник?

Будут ли подчинённые у будущего сотрудника? Их количество и название должностей?

Предполагаются ли командировки и какова их периодичность?

Какова длительность испытательного срока? Возможно ли его досрочное окончание?

Каков размер ставки на испытательный срок?

Каков размер ставки после испытательного срока?

Будет ли премия? Каков размер премии?

Будут ли бонусы? За что они будут предоставляться? Каков размер бонусов?

Будут ли % от продаж? Каков размер % от продаж?

Есть ли другие поощрения?

Опишите социальный пакет и социальные условия работы (длительность отпуска, особенности оплаты больничных, выделение путёвок, средств на оздоровление и т. д.)

Опишите, с какими подразделениями наиболее часто будет контактировать сотрудник в процессе работы.

Опишите, с какими сложностями и нюансами может столкнуться сотрудник в своей работе.

Шаг третий – детально уточняем обязанности и функции.

Невозможно понять, подходит ли кандидат на данную вакансию, не выяснив, справится ли он со всеми своими обязанностями. Поэтому к детальному описанию всех функций нужно отнестись со всей ответственностью. Важно уточнить не только основные функции, которые сотрудник будет выполнять постоянно, но и определить круг дополнительных, временных и редких функций будущего работника. Это поможет не только всесторонне оценить опыт кандидатов, но и правильно сформировать у них представление о будущей работе. Чем детальней оговорены все функции и обязанности до найма на работу, тем меньше вероятности разочарования, взаимных претензий и отказов выполнять ту или иную работу, которая не была оговорена заранее.

Шаг четвёртый – составляем требования к кандидату и его «профиль»

Наверное, самый объемный и сложный этап рекрутинга – это найти сотрудника, соответствующего всем требованиям! Чтобы получить всю необходимую информацию о требованиях, нужно подобрать правильные вопросы.

Например, вопросы для выявления биографическо-социального профиля кандидата: пол, возраст, семейное положение, наличие детей, образование, дополнительное образование, лицензии, водительские права и т. д.

Кроме этого, для составления профиля кандидата необходимо задать следующие вопросы: «Опишите, какой опыт работы необходим кандидату (опишите, в каких компаниях может работать специалист, какую должность занимать)», «В каких компаниях опыт работы не желателен?», «Опишите минимально необходимые профессиональные знания и навыки искомого сотрудника», «Опишите профессиональные знания и навыки искомого сотрудника, которые могут быть полезны и являться дополнительным преимуществом».

Не менее важно определить профиль компетенций кандидата, то есть найти самое удачное сочетание компетенций, которые обеспечивают успешное выполнения работы.

Поскольку не все досконально владеют пониманием того, что является или не является компетенцией, то при составлении заявки лучше дать возможность выбора из основных компетенций. Несколько строчек всегда остаются пустыми, и дают возможность дописать компетенции, не указанные в перечне основных.

Чаще всего используется перечень следующих компетенций: лидерство, планирование и организация, убедительность в общении, влияние на окружающих, генерирование и накопление идей, специальные знания, письменная коммуникация, новаторство и творческий подход, решительность, стратегическое мышление, межличностное понимание, открытость к контактам, гибкость в общении, ориентация на процесс, организаторские способности, коммуникабельность, инициативность, настойчивость, уравновешенность, целеустремленность и т. д.

Не стоит забывать и о вопросах для выявления дополнительных требований к кандидату. Дополнительные требования могут быть самыми необычными, но часть из них всё-таки можно формализовать: уровень владения ПК, владение специализированными программами (например, 1С и др.), знание иностранных языков, и другие требования, которые заказчик может указать на своё усмотрение.

Шаг пятый – уточняем данные, необходимые для успешного закрытия вакансии, организации рабочего места и обеспечения условий труда

Чтобы организовать максимально эффективный подбор персонала на вакансию, необходимо детально понимать причины возникновения вакансии, показатели, по которым будет оцениваться человек, предоставляемые средства труда и особенности рабочего места. Кроме этого, в заявке на вакансию целесообразно указывать информацию о необходимости сертификации (обучения) в будущем. Хочу обратить внимание, что все эти данные будут полезны не только для отдела персонала компании, но и для сотрудников рекрутинговых агентств. Ведь информация о необходимости обучения, особенностях организации рабочего места и т. д. всегда живо интересует соискателей. Кроме этого её можно и нужно использовать как аргументы в пользу выбора кандидатом именно этого работодателя.

В этом блоке можно использовать как открытые вопросы, так и с вариантами ответов. Например, можно задавать следующие группы вопросов:

Отметьте основные причины возникновения вакансии: открытие нового направления, увольнение сотрудника, переход/продвижение сотрудника, должность возникает в результате расширения штата, должность возникает в результате реструктуризации, декретное место, проектная работа или другое.

По каким показателям и критериям будет оцениваться работа специалиста?

Перечислите, что будет предоставлено для создания рабочего места сотрудника: ПК/ноутбук, другая техника, мобильный аппарат, мобильная связь (указать размер пакета), программное обеспечение, портативный Интернет, мебель (написать перечень), канцтовары, спецодежда, инструмент, автомобиль, топливо, отдельный кабинет, предполагаемые затраты на обучение/сертификацию и её периодичность, необходимость обеспечения проездными документами (указать, какими именно), необходимость аренды офиса, предоставления перечня лицензионных и других документов, бланков, необходимость предоставления печати, штампов, другое.

Нужна ли стажировка перед выходом на работу? Если «да», то опишите её длительность и условия.

Есть ли дополнительные сведения о вакансии или требования к сотруднику?

В конце заявки желательно наличие согласований и/или подписей руководителя, заказчика и исполнителя.

Рекрутер является далеко не единственным участником процесса подбора персонала. Решение об отборе и найме кандидата принимает несколько человек. Поэтому получение всесторонней и правильной информации для заявки на вакансию – это целое искусство!

Шесть правил «съема», или Как правильно получить информацию для заявки на вакансию («снять заявку»)

Чтобы получить правильные ответы, нужно не только задать правильные вопросы, но и задать их правильно. Получая информацию для заявки на вакансию, стоит руководствовать шестью основными принципами «снятия» заявки (назовём их шестью правилами «съема»):

1-е правило «съема»: моё кредо – «ВСЕГДА!»

ВСЕГДА просите заказчика оформлять заявку на вакансию! Даже если нет времени и заявка пустяковая. Лучше набросайте параметры заявки вместо заказчика, и в дальнейшем пусть он их подкорректирует и согласует, НО ЗАЯВКА ДОЛЖНА БЫТЬ!!! Заявка на вакансию – гарантия того, что Вы, как рекрутер, подбирали человека по заданным критериям и делали свою работу качественно, а именно: подбирали на нужную вакансию, согласовывали со всеми необходимыми должностными лицами, верно описали новому сотруднику требования к его работе и основные функции, искали кандидата не «наугад», а по чётко описанным критериям.

2-е правило «съема»: «ШЕФ – ДА»!

Всегда согласовывайте заявку с руководителем или лицом, принимающим решения. В противном случае окажется, что сотрудник вообще не нужен, либо сотрудник нужен, но не тот (ведь он был подобран по неверным и несогласованным критериям). А самое худшее, что руководитель может расценить Ваши действия как непрофессиональные, Ваше поведение – как неуважительное по отношению к нему, а Вас посчитать неадекватным и неуправляемым сотрудником.

3-е правило «съема»: «ВСЕ – ДА»!

Всегда получайте подписи или электронное согласование всех участников процесса подбора персонала, указанных в заявке! Иначе в самый неподходящий для Вас момент любой участник процесса подбора персонала или «заказчик» сможет отказаться от указанной там информации. А Вам, как рекрутеру, будет очень тяжело доказать, что все параметры в заявке придумали не Вы, или что не Вы забыли дописать в неё самое важное.

4-е правило «съема»: «Не нужно стесняться!»

Используйте любую возможность лично обсудить все параметры заявки с «заказчиком» и другими участниками подбора персонала. Если личная встреча невозможна, то стоит использовать скайп или телефон. Ведь в личном разговоре порой открываются очень существенные детали, которые необходимо дописать в заявке и без которых невозможно верно подобрать сотрудника. Не стесняйтесь обсуждать заявку с «заказчиком»! Не бойтесь показаться глупым или непонятливым. Ведь такие обсуждения – это показатель Вашей заинтересованности и профессионализма!

5-е правило «съема»: «Уточнять! Уточнять! И ещё раз – УТОЧНЯТЬ!»

Не нужно бояться уточнять непонятные или противоречивые моменты. Ведь это лучший способ понять и правильно проанализировать требования к кандидату. Главное правило таких уточнений – делать это вежливо и тактично!

6-е правило «съема»: «ВСЁ И СРАЗУ»

Тщательно проверяйте, чтобы заказчик заполнил все разделы заявки! Если у него нет требований к тому или иному параметру, пусть поставит напротив вопроса прочерк или напишет «нет». Это поможет избежать случайных пропусков важной информации для описания вакансии.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.