2. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно, что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.

Номенклатура дел службы управления персоналом – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы управления персоналом, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел службы управления персоналом является частью сводной номенклатуры дел организации и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в кадровой службе.

Номенклатура дел службы управления персоналом выполняет следующие задачи:

• распределение исполненных документов в дела;

• систематизация дел;

• закрепление индексов дел;

• установление сроков хранения дел;

• служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел;

• является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.

В соответствии с требованиями подраздела 3.4. Основных правил работы архивов организаций (решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.

В первой графе ее указывается индекс дела; во второй – заголовок дела; в третьей – количество дел; в четвертой – срок хранения дела и номер статьи перечня; в пятой графе – примечания.

В соответствии с требованиями Основных правил в начале номенклатуры структурного подразделения указываются организационно-распорядительные документы.

Если в делопроизводстве предприятия образуются законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры. В соответствии с Типовым перечнем необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы, приказы и т. п., указанные в ст. 1 «б», 5 «а» – «д», 6 «а», и аналогичные документы, если они не слишком большого объема. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела – «до минования надобности». Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т. п.)...

Конец ознакомительного фрагмента.