Активатор № 3: контролируйте рабочий процесс
Активатор № 3: контролируйте рабочий процесс
Когда я задаю людям вопрос, в какой сфере жизни им больше всего нужен контроль, то в ответ чаще всего слышу: в работе и карьере. И это несмотря на сотни теоретических изысканий и тысячи практических советов, посвященных менеджменту и карьерному росту за последние десятилетия. О том, как добиться успеха в карьере и превратить работу в удовольствие, сегодня мы знаем больше, чем раньше. Зайдите в ближайший книжный магазин – и вы увидите сотни книг, посвященных вопросам карьеры, менеджмента, культуры, лидерства, ведения бизнеса и эффективной организации труда. Уже хорошо известно, как создать во всех отношениях приятное или необычное рабочее место, разорить компанию, децентрализовать управление, нанять подрядчика, организовать работу в команде, поделиться опытом, работать удаленно, принимать участие в онлайн-совещаниях и многое-многое другое. И при этом более 80 процентов работающих людей признаются, что не получают удовольствия от работы и свои обязанности выполняют спустя рукава.
Если вы когда-нибудь работали в крупной компании, то, независимо от ее успехов на рынке и грамотности руководства, всегда ощущали в себе и в своих коллегах подспудное стремление к большей степени контроля и большей значимости своего труда. В чем же причина? Почему при всех наших знаниях о том, как правильно и успешно работать, так много людей и среди служащих, и среди работодателей, несчастливы и не находят реализации в карьере?
Изучению этого вопроса в контексте эффективной жизнедеятельности я посвятил почти пятнадцать лет жизни и пришел к выводу, что ответ нужно искать в двух сравнительно новых в среде занятости явлениях: отсутствии ощущения собственности и наличии отвлекающих факторов.
Почти всю долгую историю человечества профессиональная жизнь людей сводилась к выполнению отдельных заданий. Испокон веков мир состоял главным образом из крестьян и ремесленников; свою работу они выполняли сами от начала и до конца, от них полностью зависело и количество вложенного труда, и качество полученного результата. Крестьяне обрабатывали землю, сажали, ухаживали и собирали урожай; затем перерабатывали сырье и получали готовый продукт. Это была собственная работа, и год за годом вы делали одно и то же – к такой «карьере» сводилась вся жизнь человека.
Мысленно вернитесь в середину и конец XX века. Именно тогда появилась новая концепция менеджмента, положившая конец такому положению вещей. Она была нацелена на повышение эффективности профессиональной деятельности и, несомненно, сыграла большую роль в изменении делового ландшафта. Единственный недостаток этой философии, несмотря на всю ее успешность, заключается в том, что она, будто ночной вор, украла у нас радость труда – хотя никто этого даже не заметил.
Кто же совершил это преступление? Межфункциональная рабочая группа, или группа специалистов разного профиля, объединившихся для работы над проектом. Начиная с 1950-х годов, когда во всем мире в полный голос заговорили о научном менедж-менте, корпоративный мир быстро перешел от системы задач к системе проектов. Мы больше не занимаемся своим собственным делом и не выполняем работу от начала до конца. Что же мы получили взамен? Свой участок работы в разных командах, работающих над разными проектами. Эта модель до сих пор широко распространена в корпоративном мире, и она оказывает катастрофическое влияние на наше ощущение счастья. Очевидно, работа в межфункциональной рабочей группе отнимает у нас нечто невероятно ценное – чувство права собственности.
Предлагая эту книгу потенциальным издателям, я знал: они поймут, о чем в ней идет речь, если я проведу параллели с их собственной жизнью. Поэтому я задавал им несколько простых вопросов: приходилось ли вам работать над публикацией книги, когда вы отвечали только за часть работы и принимали участие лишь в некоторых из многочисленных совещаний? И потом, после успешного выхода книги, довольны ли были вы и ваша команда? На этот вопрос все отвечали утвердительно. Тогда я спрашивал: «А приходилось ли вам работать над изданием книги, когда вы по-настоящему вынянчили ее, как ребенка, с самого начала и до конца? И потом, после успеха книги, вы и ваша команда радовались? И на этот вопрос я получал утвердительный ответ. А дальше было самое интересное. В каком случае вы испытывали бо?льшую радость? В каком случае ощущали бо?льшую сопричастность и бо?льшую удовлетворенность собой и проделанной работой?
Конечно, вы догадываетесь, что я услышал в ответ. Все без исключения отдали предпочтение второму варианту, когда реализация проекта зависела от них самих от начала до конца и вызывала высокую степень личной заинтересованности,
Перенесите этот пример на любую почву, в любой вид деятельности, и убедитесь: он всегда верен. Полноценное ведение проекта от начала до конца приносит больше удовольствия, чем эпизодическое участие в отдельных этапах. Наблюдать за тем, как развивается твое собственное детище, как твои усилия приносят плоды, – вот величайшее удовольствие, которое может дать работа. Не забывайте об этом.
Межфункциональная рабочая группа пока не собирается сдавать позиций. Однако не нужно быть прорицателем, чтобы утверждать: ваш интерес к делу и энтузиазм увеличится, если вы решите принимать участие только в тех проектах, которые требуют вашего постоянного участия и полной самоотдачи.
Разумеется, многие возразят мне, что у них просто нет выбора, что проектов много и приходится участвовать только в некоторых этапах работы. Они скажут, что мое предложение трудно осуществить. Я с полной ответственностью утверждаю: это возможно в любой сфере занятости.
Предлагаю обратить особое внимание на этот аспект своей жизни, даже если вам придется полноценно участвовать в двух-пяти крупных проектах в год. Вы сможете это сделать: найдите такие проекты, предложите свое участие или создайте их для себя сами. Вы об этом не пожалеете.
С одной стороны, контроль над работой заключается в том, что вы делаете (а теперь вы знаете, какое значение имеет увеличение количества и улучшение качества проектов, в которых вы по-настоящему активно участвуете от начала до конца), с другой – следует контролировать, как вы работаете в течение дня. Казалось бы, обычное дело, однако грамотно организовать этот процесс очень важно и начать следует прямо с завтрашнего утра. Итак, пришло время поговорить о том, что мешает вам эффективно работать, то есть об отвлекающих факторах.
Межфункциональная рабочая группа отняла у нас чувство собственности, а среди отвлекающих факторов главным преступником можно считать – уверен, вы уже догадались! – электронную почту и системы мгновенных сообщений. Я часто спрашиваю людей из разных концов мира, чего они больше всего не любят в своей работе, и в ответ нередко слышу слово «e-mail». Бесспорно, обычная электронная почта. Вот почему я так часто использую в своих выступлениях саркастическую фразу: «Папка с входящими письмами – удобный способ организации рабочего дня других людей».
Если электронная почта – один из главных отвлекающих и раздражающих факторов, значит, нужно организовать эту часть работы и научиться ее контролировать. Письма и сообщения – только одна из сторон большой проблемы: вы плохо контролируете свой рабочий день и в результате работаете не так эффективно, как хотелось бы (и как следовало бы, учитывая нынешние условия жизни).
Вместо того чтобы углубляться в теорию и искать причины этого явления, позвольте просто объяснить вам, как правильно организовать свой рабочий день. Мы уже много лет преподаем на занятиях в Академии экспертов одну методику – одну из самых популярных известных мне стратегий тайм-менеджмента. Я называю ее «Таблицей эффективного планирования», и она представляет собой абсолютно новый подход к организации рабочего дня.
Как только начинается рабочий день (в идеале после зарядки или пробежки, молитвы или медитации, и обязательно – после здорового завтрака), я рекомендую немедленно переключаться в стратегический режим. Не открывайте электронную почту, приступая к работе. Начиная с этого рабочий день, вы автоматически передаете контроль над ним в руки других людей.
Стратегический режим – это такой подход к работе, при котором вы не выпускаете из виду общей картины, то есть постоянно помните, чего хотите достичь и над какими крупными проектами работаете. Итак, в верхнюю строку вашей таблицы эффективного планирования впишите названия своих текущих проектов. Это будет вдохновлять вас на решение трех-пяти важнейших задач, что приведет к успешному завершению каждого проекта.
Как только вы заполнили верхнюю строку таблицы (я настаиваю на том, чтобы мои клиенты собственноручно заполняли таблицу перед началом каждого рабочего дня), приходит время включить операционный режим и заполнить следующие две строки. Средняя строка должна напоминать вам о людях, с которыми вы должны связаться в этот день, чтобы, во-первых, узнать об их решении или получить нужную информацию, и во-вторых, сообщить о своем решении или передать нужную им информацию. Нижняя строка предназначена для определения приоритетов: сюда вы вписываете задачи, которые обязаны выполнить сегодня несмотря ни на что.
Заполнить таблицу планирования совсем не сложно, а ее эффективность зависит от ваших последующих действий. Работать придется строго определенным образом, и тогда вы сможете, наконец, справиться с дестабилизирующим влиянием входящих сообщений – и результативно работать.
После заполнения таблицы приступайте к работе с задач в средней строке – задач, связанных с людьми. На этом этапе вы можете первый раз за день просмотреть сообщения в почте; при этом от вас потребуется проявить некоторую силу воли и сделать именно так, как я советую. Вот что вы должны сделать: откройте электронную почту и просмотрите ТОЛЬКО те сообщения, которых ждете (то есть те, в которых вам должны сообщить о принятом решении или важной для вас информации – вы заранее записали это в средней строке таблицы). Прочитайте только эти письма и ответьте на них. Затем напишите тем, кто ждет вашего письма, – их вы тоже отметили во втором разделе плана. Все это занимает от двадцати до сорока пяти минут, не больше. А теперь решающий момент: не просто закройте электронную почту, а совсем выйдите из приложения. Заходить в него больше нельзя до тех пор, пока у вас не появится свободное время в самом конце дня.
Что же вы делаете теперь, когда не тратите время на почту? Вы двигаетесь к цели, а значит, работаете эффективно. Вы выполняете те задачи, которые определили как приоритетные и записали в нижнюю строку таблицы. Это займет остаток дня, и заглянуть в почту еще раз можно будет только после того, как вы сделаете все запланированные дела. (Если выполнение некоторых задач требует переписки, оставьте их на самый конец дня). Ваш рабочий день предназначен для того, чтобы создавать реальные вещи, делать реальные вещи и менять к лучшему реальную жизнь, а не переписываться. Так что сосредоточьтесь на приоритетах. Если управитесь быстрее, чем рассчитывали, все равно не открывайте почту. Сначала подумайте: «Могу ли я сделать еще что-нибудь полезное для скорейшего завершения или усовершенствования одного из своих проектов?» Если ответ будет утвердительным, посвятите решению этой задачи остаток рабочего дня. И только в последний час работы можно еще раз открыть почту, прочесть полученные сообщения и ответить на них.
С этой непростой задачей вы должны справиться: не позволяйте себе расслабляться и отвлекаться от дела, без конца проверяя ящик для входящих. Бо?льшую часть дня посвятите реализации проектов и выполнению задач первостепенной важности – к ним относятся только те дела, которые по-настоящему влияют на результат. Планируйте каждый рабочий день, и пусть эти планы воплощаются в жизнь. Так очень скоро вы почувствуете контроль над профессиональной деятельностью, повысите производительность труда и станете получать удовольствие от работы.
Для того чтобы ощущать полноту жизни, нужно контролировать несколько вещей. Важнейшими среди них я считаю мировоззрение и характер, появление нового и занятость. Именно в этом кроется наша способность поддерживать правильное отношение к делу и жить полной жизнью, ощущать магию каждого дня и разнообразие мира и планировать свой день так, чтобы он был насыщенным и позитивным. И чем прилежнее вы будете следовать этим правилам, тем более значимой и интересной будет становиться ваша жизнь.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.