Нестандартные данные в первичных бухгалтерских документах
Нестандартные данные в первичных бухгалтерских документах
Типичные симптомы мошенничества, обнаруживаемые в первичных документах — чеках, счетах-фактурах, заявках-ордерах, спецификациях и актах о приемке товара, включают в себя:
• Пропажи отдельных документов.
• Проводки, просроченные относительно выписки по счету в банке.
• Большое количество аннуляций или скидок.
• Совпадение имен и адресов плательщиков или заказчиков.
• Увеличение числа просроченных счетов.
• Увеличение числа исправленных документов.
• Подмены документов.
• Двойные оплаты.
• Передаточные надписи на чеках в адрес вторых лиц.
• Не представляющие смысла последовательности документов.
• Сомнительные надписи от руки на документах.
• Представление не оригиналов, а копий документов.
Для иллюстрации того, как подобные документальные симптомы могут свидетельствовать о совершении растрат, приведем три имевших место в действительности случая. Первый из них касается использования фотокопий документов, второй – • увеличения числа просроченных счетов, а третий — большого количества аннуляций и скидок. Хотя здесь мы рассмотрим всего три этих случая, нам известны многие примеры мошенничества, обнаруженных с использованием каждого из приведенных выше симптомов.
Первым нашим примером является афера, вскрытая путем обнаружения подмены документа – фотокопии письма одной фирмы-изготовителя своему поставщику, в котором содержалось предложение о поставке нового дорогого оборудования.
Тоненькая полоска на копии письма в папке со счетами-фактурами побудила одного бдительного ревизора кое-что проверить. Это письмо было направлено фирмой своему поставщику, предлагавшему вместо дорогостоящей замены провести ремонт оборудования. Путем вымарывания в письме абзаца, относившегося к предложению ремонта имеющегося станочного парка, оказалось, что поставщик предлагает полную замену оборудования с большими комиссионными за поставку новых станков.
Эта афера была пресечена, когда бдительный ревизор, состоявший в штате данной фирмы и соответствующим образом подготовленный, заметил тоненькую полоску на копии письма. На основе этого симптома он решил проследить судьбу документа, и дальнейшее расследование вскрыло мошенничество в довольно больших масштабах.
Во втором случае мошенничество было обнаружено в результате того, что заметили увеличение количества просроченных счетов. Эта афера была направлена против одной из крупнейших компаний, входящей в список 500 наиболее преуспевающих фирм США. note 41
Марк Роджерс был начальником сектора по оплате выставленных счетов в компании «XYZ Foods». Будучи в этой должности, он завязал тесные отношения с одним из самых крупных клиентов данной компании и использовал эти отношения для того, чтобы надувать свою фирму. За определенное вознаграждение — «кикбэк», иными словами взятку — он предложил «отрегулировать» оплату счетов, выставленных на данного клиента. Путем такого «регулирования» Роджер разрешил этому клиенту производить оплату по счетам позже, чем это допускалось общепринятыми правилами, причем эти платежи не рассматривались как просроченные или неоплаченные. Поскольку платежи эти были на суммы порядка миллионов долларов, задержка платежей на 30—60 дней стоила работодателю Марка потери 3 миллионов долларов только на процентах. Сам же Марк получил в качестве «благодарности» от своего клиента около 350 000 долларов.
Афера Марка Роджерса была обнаружена, когда один бдительный его коллега заметил, что средний оборот компании постоянно сокращается. Этот коллега подготовил план-график прохождения платежей, на котором стало ясно видно, что причиной этого были задержки платежей со стороны того клиента, который платил Марку за его услуги. Последующее расследование вскрыло и всю схему данной аферы.
Третьим примером может служить случай, раскрытый благодаря тому, что было обращено внимание на большое количество предоставляемых льгот. В данном случае начальник транспортного отдела оптово-розничной базы присвоил 5000 долларов.
Этот начальник отвечал за все происходящее во вверенном ему подразделении и вел отчетность по наличным деньгам, получаемым от клиентов (обычно от 25 до 500 долларов), расплачивающихся наличными при получении заказа. Установленные правила требовали от него, чтобы он выдавал клиентам квитанции к приходным ордерам, учитываемым в специальной книге выполненных заказов. Записи с реквизитами каждого такого ордера затем должны были сравниваться в бухгалтерии с реальной наличностью, и тем самым операции считались закрытыми.
В течение примерно одного года этот начальник похищал у своей базы небольшие суммы денег. Свои действия он пытался скрыть путем специальных отметок о предоставленных скидках (типа «занесено не в ту графу», «в счет предыдущей переплаты» или «получено ошибочно»). При этом с учетом таких поправок количество денег в бухгалтерии сходилось, и операции закрывались. Подобные пометки не сопровождались подписью второго лица, и в бухгалтерии не задавали никаких вопросов по поводу тех скидок, которые предоставлял начальник транспортного отдела. Вначале этот жулик проделывал лишь две-три подобные операции в неделю на общую сумму около 100 долларов. Через несколько месяцев он уже довел эту сумму до 300 долларов в неделю, а для того чтобы в бухгалтерии ни о чем не догадались, мелкие скидки стал перемежать более крупными.
Афера вышла на поверхность, когда этот начальник транспортного цеха случайно выписал счет клиенту, расплатившемуся наличными. Когда эту ошибку нашли, он как раз был в отпуске и не мог самостоятельно ее исправить, так что бухгалтерам пришлось самим идти по следам этого счета. Сотрудник, занимавшийся оформлением счетов, обратился к заведующему базой, и тот, проверив все приходные ордера, стал подозревать, что здесь не все чисто.