Выставление счетов

Выставление счетов

Пока у вас нет финансового директора, выставлять все счета вы будете самостоятельно. Многие находят это занятие скучным, я же считаю его очень познавательным, так как выставление счетов – лучший способ контролировать денежный оборот в вашем агентстве.

Для выставления счетов и бухгалтерской отчетности я использую сервис «Эльба» ( www.b-kontur.ru ) от компании «Контур», который позволяет мне делать это просто и с удовольствием. У «Эльбы» много функций, в том числе в нее можно загружать данные из интернет-банка, а также готовить платежные поручения для оплаты через интернет-банк.

«Эльба» позволяет всего за несколько кликов подготовить и сдать отчетность в налоговую инспекцию, пенсионный фонд и фонд социального страхования через Интернет. Не экономьте на «Эльбе», если не хотите стать бумажным червем.

Как только вы достигли договоренности с клиентом об оплате, сразу подготовьте и выставьте счет на нужную сумму. «Эльба» позволяет создавать счета уже с подписью и печатью в формате PDF, для этого нужно загрузить в нее сканы своей подписи и печати.

После отправки электронной версии счета по электронной почте распечатайте оригиналы документов в двух экземплярах. Подпишите один счет и два акта. Второй счет оставьте неподписанным – это ваш экземпляр и на нем вы сделаете отметку, когда отправили оригиналы документов клиенту и каким способом (курьером или почтой). В зависимости от требований клиента отправьте ему оригиналы документов немедленно или в конце месяца.

Обязательно приложите к комплекту документов конверт с уже наклеенными почтовыми марками и заполненными вашим адресом в качестве получателя и адресом клиента в качестве отправителя. Вы также всегда можете приложить к комплекту документов что-то полезное или приятное для получателя

Почему это важно? Потому, что у каждой компании есть бухгалтер.

В любой компании бухгалтер имеет достаточно большой вес и часто он может повлиять на решение руководителя, даже если вопрос находится не в его прямой компетенции.

Например, вы всегда присылаете документы вовремя, не забываете поздравить с праздниками, в том числе с профессиональным, вкладываете что-то приятное или полезное в конверт и всегда присылаете конверт с марками и заполненным обратным адресом. А теперь представьте, что над проектом работают несколько копирайтерских агентств или копирайтеров-фрилансеров. Они задерживают счета, присылают не всегда то, что нужно, и относятся к бухгалтеру как к калькулятору в юбке.

Как вы думаете, какие шансы, что ваши счета будут оплачены быстро, а их заваляются до конца года? Если у руководителя будет встреча с бухгалтером, какие характеристики получат ваши конкуренты? Кто в результате станет основным подрядчиком и заберет весь объем работ?

Думаю, вы уже ответили на все вопросы и теперь знаете, как правильно выставлять счета клиентам.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.