3. Бюджет

3. Бюджет

Для того, чтобы определить, какой бюджет у планируемого мероприятия, необходимо выяснить суммы гонораров предполагаемых участников, сумму расходов на рекламу, производство полиграфии (флаеров, афиш), оплату дополнительно задействованных в организации и проведении людей (например, тех же флаерщиков, человека на face control и т. д.).

Откуда берется бюджет на проведение вечеринки? Есть три варианта получения денег на организацию и проведение мероприятия:

1. Спонсоры.

2. Бюджет, выделенный клубом.

3. Собственные средства.

С первым вариантом, думаю, все понятно — условия работы со спонсорами практически идентичны друг другу в большинстве случаев — за финансирование мероприятия спонсор получает рекламу своего брэнда в том объеме, который он выбирает из предложений в спонсорском пакете (составление пакета предложений для спонсоров — это занятие, требующее определенных знаний рекламного рынка и в большинстве случаев — хороших отношений с определенными людьми высоких должностей, от которых зависит согласие компании на спонсирование, поэтому этого вопроса я касаться не буду).

Можно использовать вариант, когда клуб, в котором будет проводиться мероприятие, выделяет частично или полностью (в зависимости от условий организации и возможностей самого клуба) бюджет на организацию и проведение вечеринки, исходя из представленного вами плана мероприятия. При этом будьте готовы к тому, что в случае, если у вас это единственный вариант получения бюджета, может возникнуть ситуация пересмотра отдельных пунктов организации в плане по причине отсутствия возможности (или желания) клуба выделять представленный вами бюджет полностью. В этом случае есть несколько вариантов выхода из этой ситуации: либо программа подбивается под бюджет, который клуб готов выделить на мероприятие, либо вы делите бюджет с клубом, вкладывая оставшуюся часть из своих средств, либо какие-то расходы, которые вы можете покрыть по окончании мероприятия, не связанные с организацией, (например, оплату сэта диск — жокея или выступление музыкантов), вы оставляете на время получения дохода. Если вы намерены до конца идти в проведении именно заранее спланированного мероприятия с определенной программой и выбранное вами место проведения не в состоянии пойти на ваши финансовые условия, при том, что этот вариант вы видите для себя единственным — ищите другой клуб.

Ну и, наконец, последний вариант, когда личные возможности организаторов позволяют и два предыдущих по каким-то причинам становятся невозможными — это вложение личных средств в организацию и проведение мероприятия. Имейте при этом ввиду, что если в двух предыдущих случаях при стечении обстоятельств, повлекших за собой неудачно прошедшее мероприятие, убытки придется считать другим людям, то в последнем случае результат целиком и полностью отразится на вашем благосостоянии — либо пан, либо пропал. К сожалению, иногда события, на организацию которых потрачены большие суммы денег и человекоресурсов, не оправдывают себя, и на то бывает масса разных причин. Но волков бояться — в лес не ходить, поэтому при принятии решения одолеть бюджет собственными силами, у вас, по крайней мере, может появиться дополнительный стимул приложить максимум усилий по организации и проведению вечеринки, дабы потраченные деньги если и не приумножить, то хотя бы вернуть. Именно на этой стадии подготовки и реализации творческий процесс пересекается с бизнес — процессом, что в совокупности и делает клубную культуру клубным бизнесом, совмещая отдых одних людей и зарабатывание на нем денег других. При этом ни в коем случае не ставьте перед собой первоначальной задачу заработать денег, отодвигая на второй план реализацию каких-то творческих идей — это может пагубно отразиться как на мероприятии, так и на отношении к вам, как к организатору. Промоутер — это больше творческая работа, за которую вы получаете вознаграждение в том случае, если сумели воплотить свою идею возможными средствами.

Источник: http://www. dj. ru/party_manual/inter_you_h_party3. phtml