Создаем Накопитель для бумаг

Создаем Накопитель для бумаг

Накопитель для бумаг иногда называется еще «Три лотка». По названию исторической детали офисной обстановки. Обычно такие лотки есть в каждом офисе (и точно продаются в каждом канцелярском магазине).

Часто они (и даже не по 3, а по 4–6 штук) стоят этажеркой в нас на столах. Однако не всегда применяются по назначению. Мы же будем использовать каждый лоток с конкретной целью.

Накопителем всегда служит верхний лоток. Средний предназначен для бумаг, с которыми приходится часто работать. Нижний – для документов, которые нужно отнести (мы складываем в него определенные бумаги, чтобы каждый раз не бегать, а передать все скопом).

Установите на рабочем столе три лотка для бумаг и сложите в верхний все те, с которыми вы работаете.

Охотно верю, что для первого раза одного лотка будет недостаточно. Поставьте бумаги стопкой с ним рядом. Самое главное в данном задании – сложить все в одно место, чтобы потом мы смогли пропустить это через систему анализа. Может возникнуть вопрос: нужно ли взять все бумаги или допустимо ограничиться небольшой порцией (например, для тренировки)?

Как мы уже обсуждали, освоение системы проходит в один присест благодаря выполнению всех заданий, которые нужно стараться делать максимально интенсивно (как можно больше за меньшее время). Поэтому тренировочная практика нам не подходит. Если бумаг очень много, те, которые уже не требуют внимания, можно не брать. Если они доступны для взгляда, отнесите их в архив, сложите в шкаф, одним словом, уберите с глаз. Сейчас подготовьте только те, с которыми еще нужно что-то делать или в ближайшее время по ним будет вестись работа.

Бесконечно долго держать их в виде гигантской пачки мы, конечно, не будем. Чуть позже каждый документ займет свое место в Архиве, но только после того как мы подвергнем его анализу.

Пожалуйста, привыкните класть новые бумаги (или предметы) в одно место – в верхний лоток.

Иногда возникает вопрос: как часто очищать Накопитель? Периодичность зависит от того, как много у вас бумаг и как часто они поступают. Если их мало (а у большинства сейчас именно так), можно очищать Накопитель 1 раз в 2–4 дня или даже реже. Если бумажный документооборот большой, придется делать это каждый день.