Запланированное и стихийное время

Запланированное и стихийное время

Эти термины вы встретите во всех книгах и тренингах по тайм-менеджменту (мы же уже говорили, что временем как таковым управлять нельзя, можно только «дружить» с ним и управлять собой). Однако всегда удивляет тот факт, что многие авторы четко указывают соотношение времени в процентах: например, 60 % – запланированное время / 40 % – стихийное. Я считаю, что в общем случае эти проценты нельзя просчитать, но можно определить такое соотношение для себя, сделав тщательную фотографию своего рабочего дня, недели, месяца.

Но прежде всего давайте разберемся с терминами.

Запланированное время – время, в течение которого вы и только вы влияете на то, чем заняты. Вы – хозяин положения, вас никто не отвлекает, не подбрасывает дополнительных вопросов и задач, которые надо срочно решить.

Рассмотрим примеры:

• вы – бухгалтер и понимаете, что в эти часы сотрудники не будут обращаться к вам с вопросами или задачами (или в силу специфики вашей работы они вообще к вам не обращаются);

• вы работаете в активных продажах, т. е. клиенты не выходят на вас сами, а это время вы отвели для подготовки презентации, уединились и работаете;

• вы – менеджер по подбору персонала, и эти часы вы выделили для просмотра накопленных резюме;

• вы – руководитель, и весь сегодняшний день вы отвели на корректировку бизнес-плана, для чего вам не нужны коммуникации с другими людьми;

• вы – дома одна и хотите приготовить праздничный ужин, ничто вас не отвлекает, никого рядом нет;

• вы решили дочитать сегодня нужную книгу и заранее договорились с мужем, что он возьмет на себя ужин и детей.

Стихийное время – время, в течение которого занятость зависит не от вас, а от других людей и/или обстоятельств.

Рассмотрим примеры:

• входящие звонки от внешних или внутренних (коллеги, чьи вопросы вы обязаны решать) клиентов;

• вы заняты разрешением сложной или конфликтной ситуации в вашем отделе, и точно спрогнозировать, сколько времени уйдет на это, нельзя, так как в конфликт вовлечено слишком много людей;

• вы подбираете персонал. Интервью может длиться час, если кандидат вас заинтересовал, или закончиться в течение двадцати минут, если кандидат оказался не очень подходящим;

• вы убираете квартиру, а вокруг вас вертится маленький ребенок: он то просит поесть, то ему хочется в туалет, то ему жарко и его надо переодеть;

• вы дома и читаете книгу, но знаете, что в ближайшие два часа должны прийти сборщики мебели, чтобы собрать новый шкаф. Вы понятия не имеете о том, сколько времени это отнимет, придется ли их постоянно контролировать, сколько вопросов они зададут.

Каждому из нас стоит сделать так называемую «фотографию» своего времени (не только рабочего, так как личное время можно планировать по тем же принципам). При этом желательно не ограничиваться одним днем и даже неделей, а делать замеры, например, месяца, потом недели, а затем уже дня. Почему так? Дело в том, что соотношение запланированного и стихийного времени может меняться не только в течение дня, но и в течение более длительных периодов времени. (Например, наибольшее количество звонков от клиентов у вас традиционно приходится на пятницу, но они редко звонят в понедельник или вечером, а в среду надо больше времени уделить проверке уроков у ребенка, так как в четверг у него самый сложный школьный день. Это значит, что отношение стихийного времени к запланированному в пятницу будет выше. Аналогичная тенденция может сохраняться в течение месяца или даже года, если вы сталкиваетесь в бизнесе с ярко выраженной сезонностью.)

Итак, у каждого человека соотношение запланированного и стихийного времени может сильно отличаться в разные периоды. Вопрос в том, для чего же нам надо знать об этом? Как использовать это знание для повышения собственной эффективности и удовлетворенности жизнью? Здесь можно выделить два момента:

1. Вы можете точно планировать объем своих рабочих или личных дел только на тот период, который относится к запланированному времени. Это значит, что если мой восьмичасовой рабочий день составляет 50/50, то я могу жестко планировать свои дела только на 4 часа из них. В остальные 4 часа я буду выполнять резервные дела, которые можно сделать и не сегодня, если все эти часы будут заполнены стихийными делами. Аналогичный принцип распространяется и на личное время. Я могу быть уверена, что, начав в восемь вечера, я закончу приготовление блюда, которое требует часа времени, ровно в девять, если это время стопроцентно запланированное. Однако если я понимаю, что меня могут отвлекать муж, дети или сборщики мебели, то нельзя быть уверенной, что закончишь готовку к девяти, а значит надо иметь определенный запас времени. Это самое первое и самое простое.

2. Значительно больший эффект для повышения вашей эффективности и удовлетворенности будет давать уменьшение процента стихийного времени в пользу увеличения запланированного. Давайте обсудим способы, с помощью которых это можно сделать. Их несколько:

• распланируйте свой день таким образом, чтобы максимум факторов, которые делают ваше время стихийным, приходились на строго определенные часы, а все остальные дела, на которые влияете только вы, – на остальную часть дня. Это можно сделать, если наблюдается четкая временна?я закономерность (например, звонки от клиентов поступают преимущественно во второй половине дня, после того как они получат информацию от вас) или вы можете повлиять на свои «приемные часы» (например, часы консультирования сотрудников приходятся на вторую половину дня);

• постарайтесь использовать табличку «Извините, в настоящее время я занята на 1 час (или в течение другого периода)» в те часы, когда вы выполняете особенно важную работу, или закрывать дверь кабинета, если у вас отдельный кабинет;

• постарайтесь минимизировать количество отвлекающих вас от важных дел факторов. Например, в период выполнения важной работы можно выставлять автоответчик и перезвонить позднее, а также не отвлекаться на каждое входящее сообщение по e-mail или по другому коммуникационному каналу.