Волшебная коробочка

Волшебная коробочка

Когда наступает время согласования текстов, файлы забивают ваш почтовый ящик. Разбираться в переписке становится всё труднее и труднее, растет риск возникновения ошибки по невнимательности. В результате на согласование может быть отправлен файл, который уже был согласован или который был отвергнут клиентом. Чтобы избежать конфликтов, неприятных ситуаций и сохранить свою почту «живой», используйте Dropbox ( www.dropbox.com ) для обмена файлами.

Уверен, вы слышали об этом сервисе и, вероятно, он уже установлен на вашем компьютере (если нет – установите его прямо сейчас, это бесплатно). Идея Dropbox проста и гениальна: вы кладете файл в определенную папку и потом можете получить к нему доступ с любого устройства (даже если на нем не установлен Dropbox).

С момента появления Dropbox я использую его для обмена файлами с клиентами. Для этого у меня есть папка «Клиенты-Обмен», в которой для каждого клиента создана своя папка. Внутри каждой папки с именем клиента находится папка с названием конкретного проекта, доступ к которой имеет клиент. Достаточно просто убедить клиента установить бесплатный Dropbox (если только речь идет не о крупном корпоративном клиенте, у которого чаще всего сотрудники не имеют возможности устанавливать дополнительные программы) и наслаждаться комфортной работой с файлами.

Когда вы даете доступ к папке на вашем компьютере с проектом клиента, она появляется в его Dropbox. Итак, клиент заполнил бриф и кладет его в папку проекта. Спустя несколько минут файл появляется у вас на компьютере и на компьютере менеджера по продажам. Помните, мы говорили, что обмениваться нужно файлами только в одном формате – в PDF? Это справедливо и для передачи файлов через Dropbox. Когда вы используете формат PDF, вы исключаете ситуацию, когда два или более пользователей одновременно будут редактировать один и тот же файл. Dropbox не умеет сохранять изменения, вносимые несколькими пользователями, и в результате данные могут быть потеряны. Если вы хотите работать с одним файлом совместно с клиентом, это возможно при помощи специального сервиса, который мы рассмотрим следующей главе.

У Dropbox есть очень интересная функция, которая существует только для платного аккаунта Pack Rat – она позволяет сохранять все версии документов с одним именем. Это очень удобно, когда вы работаете как с брифом, так и с текстами, так как не надо плодить множество файлов с приставками _ver-01, _ver-10, _ver-33 – достаточно называть файл так же, как исходник, и помещать его в папку проекта, дав команду заменить его.

В этот момент Dropbox автоматически сохранит предыдущую версию файла (при этом размер всех сохраняемых версий не влияет на ваш размер Dropbox). В результате клиент всегда будет иметь в своей папке последнюю версию документа и не возникнет ситуации, когда окажется, что файл с именем DONE. pdf не является окончательной версией документа и существует еще файл с именем FINAL-DONE. pdf и даже FINAL-DONE-DONE!!!.pdf.