§ 4. Личная карточка Т-2
Заявление сотрудника о приеме на работу с визой руководителя отправляется в кадровую службу организации. Уполномоченные лица кадровой службы организации присваивают сотруднику табельный номер, а также оформляют Приказ о приеме на работу и Личную карточку.
Личная карточка сотрудника заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:
1) приказа (распоряжения) о приеме на работу;
2) паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
3) трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
4) страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
5) документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
6) документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
7) а также сведений, сообщенных о себе работником.
Необходимость предъявления дополнительных документов в отдельных случаях может предусматриваться с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ.
Для учета лиц, которые замещают государственные (муниципальные) должности государственной службы, применяется личная карточка государственного (муниципального) служащего. Заполняя разделы личной карточки, нужно руководствоваться Унифицированной формой № Т-2, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № Рассмотрим данную форму подробнее.
1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Повторное использование табельных номеров допускается не ранее чем через три года после увольнения.
3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
4. В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
5. Характер работы указывается «постоянно», «временно» и др.
6. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
7. Пол обозначается буквами «М» и «Ж».
8. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
9. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «01 марта 1982 г.». При этом код указывается следующим образом: 01.03.1982.
10. При указании места рождения нужно учитывать следующее:
1) длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
2) районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.
3) аул, кишлак, село пишутся полностью;
4) код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО)
11. Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:
1) гражданин Российской Федерации – 1;
2) гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства);
3) иностранный гражданин (указывается какого государства) – 3;
4) лицо без гражданства – 4.
12. Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):
1) владею свободно – 3;
2) читаю и могу объясняться – 2;
3) читаю и перевожу со словарем – 1.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй степень его знания, например: английский – читаю и перевожу со словарем записывается в графе «Код» как: 014 1.
13. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).
Согласно ОКИН, образование кодируется следующим образом:
1) начальное (общее) образование – 02;
2) основное общее образование – 03;
3) среднее (полное) общее образование – 07;
4) начальное профессиональное образование – 10;
5) среднее профессиональное образование – 11;
6) неполное высшее образование – 15;
7) высшее образование – 18;
8) послевузовское образование – 19.
13.1. Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то следует писать «им.профессора», «им. академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.
13.3. Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.
13.4. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
1) для высших учебных заведений – «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» – специальность;
2) для средних учебных заведений – «техник», «товаровед» и др.
13.5. Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядок (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
14. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Стаж работы, дающий право на другие льготы, установленные в организации, подсчитывается на основании локальных нормативных актов данной организации: коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и др., в которых должны быть прописаны льготы, категории сотрудников, попадающих под данные льготы, условия их получения, порядок расчета стажа, необходимого для получения данной льготы.
15. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями согласно ОКИН:
1) никогда не состоял (не состояла) в браке – 1;
2) состоит в зарегистрированном браке – 2;
3) состоит в незарегистрированном браке – 3;
4) вдовец (вдова) – 4;
5) разведен (разведена) – 5;
6) разошелся (разошлась) – 6.
16. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
17. Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам, изложенным в п. 14.
В случае неполучения трудовой книжки работником в день увольнения или его отсутствия на рабочем месте сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (или выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении отсутствующего работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы и адрес места нахождения по паспорту и фактический, а также номер телефона работника или ближайших родственников.
18. Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
1) военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
2) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
1) п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
2) п. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
3) п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например «113194А»);
4) п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
5) в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
а) строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
б) строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
1) п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
2) п. 2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;
3) п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
19. После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями.
Также сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.
20. Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о прием на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
При внесении сведений необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений.
21. При заполнении раздела 4 личной карточки «Аттестация» заполняются все графы:
1) указывается дата прохождения аттестации;
2) решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т.д.;
3) ссылка на конкретный документ, как правило, это протокол по результатам аттестации с указанием его номера и даты;
4) графа «Основание» может быть незаполненной, или в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию, и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
22. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу либо поступающих из отдела подготовки кадров. В этом разделе указываются:
1) даты начала и окончания обучения;
2) вид повышения квалификации;
3) наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства /ведомства/, факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве /ведомстве/, курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах;
4) вид документа (свидетельство, удостоверение);
5) графа «Основание» может быть незаполненной, или в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
23. Аналогично в п. 20 заполняются сведения о профессиональной переподготовке, с указанием специальности (направления, профессии) по которой происходит переподготовка.
24. При заполнении раздела «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также следует перечислить государственные награды.
25. В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится дата начала отпуска, дата окончания вносится только «де факто», после того как работник фактически вернулся из отпуска, т.к. в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания, в графе «дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы для подсчета стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск. Так как в случае предоставления работнику отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней расчетный период сдвигается на количество полученных отпускных дней.
26. В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета указываются: 1) сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения. Здесь следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончание;
2) сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
3) заключение МСЭК об условиях и характере труда.
27. После того как сотрудник увольняется из организации, вносятся записи в раздел XI «Основания увольнения», где указывается расшифровка статьи увольнения работника в соответствии с точными формулировками статей увольнения в ТК, дата увольнения, приказ об увольнении. При закрытии личной карточки Т-2 ставят свою личную подпись работник кадровой службы, с расшифровкой подписи и указанием должности, а также работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника отдела кадров, а если изменения вносятся в раздел «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Работая с формой Т-2, сотрудник кадровой службы должен знать, что правил по ведению личных карточек нет. Соответственно, каждый по-своему решает сложные вопросы по ее заполнению. Поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не обязательное требование к точному исполнению[2].
Данный текст является ознакомительным фрагментом.