§ 5. Оформление личного дела
Личное дело – это совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности.
Личное дело заводится на основании приказа о приеме на работу. Обращаем ваше внимание на то, что порядок работы с личными делами не закреплен общегосударственными стандартами, поэтому предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения.
Личные данные необходимы работодателю в целях продвижения работника по службе, при установлении размера заработной платы.
Допуск работника к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну, происходит также на основании персональных данных работника.
Личные дела, как правило, ведутся на всех работников. Изначально в личном деле хранятся документы, которые работник предоставляет при приеме на работу, впоследствии – все остальные документы, возникающие в процессе трудовой деятельности по месту работы.
Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет, как правило, кадровая служба организации (специалист по кадрам). А вот контроль за оформлением и хранением личных дел должен возлагаться на руководителя организации.
После того как с работником заключили трудовой договор и вышел приказ (распоряжение, решение, постановление) о приеме на работу, на работника заводят личное дело.
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
1) внутренняя опись документов личного дела;
2) дополнение к личному листку по учету кадров;
3) личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6) заявление о приеме на работу;
7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Когда формируются личные дела отдельных категорий рабочих, в них дополнительно должны быть включены такие документы, как: декларация о доходах, анкета, копия (выписка) протокола заседания ученого совета, копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива, копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации, направление на работу службой.
Декларация о доходах включается в личные дела лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством.
Копия (выписка) протокола заседания ученого совета включается в личные дела научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей).
Копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива – для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей.
Договор о материальной ответственности – для материально ответственных лиц.
При ведении личного дела в него включаются документы, которые характеризуют деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:
1) характеристики и аттестационные листы;
2) списки научных трудов и изобретений;
3) заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
4) копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
5) иные документы.
Трудовые договоры с работниками включаются в состав личных дел, если это решит кадровая служба или специалист по кадрам.
Когда личное дело сформировано, документы включаются в него в хронологической последовательности.
В личное дело не могут быть включены:
1) копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
2) справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы.
В личные дела не подшиваются обходные листы, справки о состоянии здоровья, с места жительства и другое. Они формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.
Внутренняя опись составляется на документы личного дела, которое уже оформлено. Во внутренней описи указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.
Если в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. В графе «Примечание» также должны быть отражены следующие факты: изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями.
Личный листок по учету кадров должен быть заполнен поступающим на работу собственноручно. Личный листок составляется в одном экземпляре. В нем не должно быть исправлений и помарок. Сведения вносятся в личный листок по учету кадров на основании следующих документов:
1) паспорт;
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документы об образовании;
5) иные личные документы.
Заполняя личный листок по учету кадров, необходимо соблюдать следующие требования:
1) все ответы на вопросы личного листка по учету кадров должны быть исчерпывающими. Они не должны быть односложными («да», «нет»);
2) в графах не должно быть прочерков (если ответ отрицательный – указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.);
3) фамилия, имя, отчество должны быть написаны полностью в именительном падеже, например: Сидоров Иван Петрович;
4) число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» должны быть указаны арабскими цифрами, например: 18.07.1979;
5) место рождения должно быть указано в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения;
6) в графе «Гражданство» должно указываться название страны, например: РФ и т.п.;
7) в графе «Образование» должно указываться: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
8) в случае если учебное заведение не окончено, должна быть указана следующая информация: сколько курсов окончил или с какого курса ушел; в случае если окончена неполная средняя школа – сколько классов окончил;
9) наименования высшего и среднего специального заведения должны быть написаны полностью;
10) в графе «Какие имеете труды и изобретения» должны быть перечислены опубликованные научные труды, в которых указываются выходные данные, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
11) в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» должны быть отражены предыдущая трудовая деятельность и перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник занимал в разные периоды времени различные должности, но в одной и той же организации, то должно быть указано, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
12) в графе «Семейное положение» должны быть указаны данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого должны быть перечислены все члены семьи с указанием степени родства (фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи также должны быть указаны).
Например:
а) женат;
б) жена – Круглова Наталья Николаевна, 1973 г. р.;
в) сын – Круглов Егор Александрович, 1993 г. р.;
г) дочь – Круглова Мария Александровна, 1997 г. р.;
д) мать – Круглова Светлана Ивановна, 1954 г. р.;
13) в графе «Место жительства» должен быть указан адрес по прописке, фактический адрес проживания и контактный телефон.
На личный листок по учету кадров должна быть наклеена фотография работника, принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.
Анкета отражает дополнительные сведения о работнике. Она может быть заполнена наряду с личным листком по учету кадров. В анкете работником указываются следующие сведения: дата рождения; пол; место жительства и домашний телефон; семейное положение; образование, специальность; отношение к воинской обязанности; предыдущее (-ие) место (-а) работы; заболевания, по причине которых работник затрудняется выполнять трудовые функции; а также иные сведения, ознакомление работодателя с которыми работник считает нужным.
В анкету обязательно должна быть вклеена фотография работника.
Если персональные данные работника изменились, то работник в письменной форме уведомляет об этом работодателя в четырнадцатидневный срок.
Работодатель вправе по мере необходимости истребовать у работника дополнительные сведения. В этом случае работник должен предоставить такие сведения, и в случае необходимости, для достоверности, предъявить подтверждающие документы.
К заполнению анкеты предъявляют те же требования, что и к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета должна быть подписана работником по кадрам – специалистом кадровой службы.
Автобиография – документ, содержащий основные этапы жизни и деятельности его автора, изложенные в хронологическом порядке.
Автобиография должна быть составлена работником самостоятельно на листе бумаги формата А 4 в произвольной форме.
В автобиографии отражаются следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество;
2) дата и место рождения;
3) полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
4) трудовая деятельность;
5) профессия;
6) общественная работа, участие в выборных органах;
7) отношение к воинской службе и воинское звание;
8) наличие правительственных и других наград и поощрений;
9) сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Характеристика – это официальный документ, который содержит сведения о трудовой, общественной и иной деятельности работника. Она может быть оформлена как на общем бланке в произвольной форме, так и на стандартном листе бумаги формата А4.
В характеристике должны быть указаны следующие сведения:
1) название вида документа (в данном случае – характеристика);
2) фамилия, имя, отчество характеризуемого лица;
3) текст, в котором указаны: год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы в данной организации и в данной должности, деловые и моральные качества;
4) оценки трудовой деятельности, а также повышения профессиональных качеств;
5) поощрения, правительственные награды (если имеются), а также целевое назначение характеристики.
Внешнюю характеристику должен подписывать руководитель организации, и заверяется она печатью нанимателя. Внутреннюю характеристику подписывает руководитель структурного подразделения, в которой занимается своей трудовой деятельностью работник, обязательно с указанием даты.
Документы, которые находятся в личном деле, хранятся в отдельной обложке.
Обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, а также регистрационный индекс дела, который присваивается согласно журналу (книге) учета личных дел.
Включаемые в личное дело копии некоторых видов документов должны быть нотариально заверены, это документы об образовании, о повышении квалификации и т.д.
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на листе формата А4 или трафаретном бланке.
Если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней.
Личные дела работников должны храниться в сейфах либо в шкафах отдельно от других документов, пронумерованые по порядку или в алфавитном порядке.
Все личные дела подвергаются строгому учету, поэтому для сохранности личных дел на каждом предприятии ведется журнал (книга) учета личных дел. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на работников, которые ведут кадровую документацию.
Если работник, ответственный за учет и хранение личных дел, увольняется, то составляется акт приема-передачи дел, и все личные дела передаются новому сотруднику.
Каждый год на предприятии проверяется состояние личных дел работников и фиксируется в «Дополнении к личному листку по учету кадров». По результатам проверки составляется соответствующий акт, и все сведения доводятся до руководителя предприятия.
Выдача личных дел во временное пользование может быть только определенным должностным лицами только с разрешения руководителя предприятия. Разрешение руководителя требуется также, когда возникает необходимость выслать дело в другие организации по соответствующим запросам.
Не допускается производить какие-либо пометки, исправления в личном деле, которое было выдано во временное пользование, а также извлекать документы и разглашать конфиденциальные сведения из них.
Если из личного дела изымаются все же какие-либо документы, то по указанию руководителя организации ответственное за документацию лицо делает соответствующую запись во внутренней описи.
По общему правилу, личные дела, которые заведены на работников, не выдаются на руки этим работникам. Личное дело работника, который уволился с данного предприятия, извлекается из папки и передается на хранение в архив, причем на каждого уволенного сотрудника может быть оформлено самостоятельное дело. Однако удобнее индивидуальные личные дела помещать в одну обложку, но с учетом того, что одно такое дело не будет превышать 250 листов. Затем отдельные личные дела сшиваются по году увольнения. Внутри объединенного дела все личные дела по фамилиям должны быть расположены строго в алфавитном порядке и отделены друг от друга чистым листом. На каждом листе бумаги указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое заведено личное дело. Все личные дела с указанием персональных данных и соответствующих номеров листов в объединенном деле подлежат описи.
Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела[3].
Также персональные данные работников могут храниться и на электронном носителе локальной компьютерной сети. На уровне персональных баз данных устанавливается двухступенчатая система паролей. Пароли могут сообщаться только избранным сотрудникам, которые имеют доступ к таким данным и несут ответственность за них. К таким работникам относят специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Доступ же остальных специалистов к такой базе данных может осуществляться только с письменного разрешения руководителя.
Работник по прошествии своей трудовой деятельности может быть переведен в другой отдел, таким образом, его личное дело передается руководителю отдела, в который он переводится. Копии и выписки из персональных данных работника делаются исключительно с письменного разрешения руководителя отдела кадров.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.