3. Переговоры по возврату задолженности: как достичь результата и сохранить дружбу

3. Переговоры по возврату задолженности: как достичь результата и сохранить дружбу

Возвращать задолженность – это все равно что вести клиента к стоматологу. Неприятно, конечно, но «все в его интересах».

От автора

Эта глава повествует о том, как нужно выстраивать переговоры с вашими должниками с целью получения денежных средств, в том числе при наличии так называемой дебиторской задолженности. Здесь повествуется о том, как избежать ошибок, к каким средствам прибегать нельзя и какие методы вам будут наиболее полезны в решении этого деликатного вопроса.

Современные условия ведения бизнеса диктуют необходимость выстраивания особых отношений работы с партнерами, часто создающих серьезные риски для экономической безопасности ваших бизнес-проектов.

Одной из главных причин, вызывающих головную боль у представителей современного делового мира, является просроченная дебиторская задолженность.

Этот вопрос тем серьезнее, чем сложнее вам повлиять на возврат денег. Ситуация осложняется еще и тем, что традиционные методы ведения переговоров здесь действуют только при наличии особой стратегии и тактики, а также отдельных методов влияния, усиливающих ваши основные посылы в достижении необходимой цели.

В переговорах по возврату задолженности есть еще одна особенность. Здесь как никогда остро ощущается эффект «хождения по лезвию бритвы». Дело в том, что переговоры по дебиторке всегда имеют 2 варианта: либо постепенное создание договоренностей на взаимоприемлемых условиях, либо получение «отказа» здесь и сейчас, при этом даже если отказ не прозвучал. Всегда есть риск, что вашим оппонентом принято решение не в вашу пользу, даже при кажущемся внешнем согласии с вашими доводами.

Так, если партнер принял однозначное решение вам не платить – он не заплатит. В отличие от других видов переговоров, где решение может быть со временем пересмотрено, в ситуации по дебиторке решение пересматривается крайне редко, даже при возникновении финансовой возможности партнера оплатить долг. Как говорится, в хорошей поговорке: «Берешь чужие деньги и на время, а отдавать приходится свои и навсегда». Поэтому главный принцип коммуникаций по возврату задолженности – это ставка на увеличение ценности возврата долга по отношению к ценности самих денег, сохраняемых в руках должника.

Именно поэтому в переговорах по дебиторке особое значение приобретает постоянный мониторинг эмоций оппонента. Эти эмоции должны быть всегда накалены, но никогда не переливаться через край. Если вы перегнете палку, это может привести к отказу от возврата средств.

Простая обида, которую вы вызовете у контрагента, станет причиной отказа от уплаты денег. «Меня обидели, и я еще должен. Да ни за что!» – может подумать контрагент.

Поэтому необходимо всегда давать возможность партнеру «сохранять лицо», даже когда у него временно нет денег или у него другие платежные приоритеты.

Строго говоря, у партнера деньги есть всегда. Проблема дебиторки в другом – партнер выбирает свои приоритеты уплаты средств. И если вам не платят, вы, скорее всего, в нижней части списка кредиторов. Поэтому ваша задача заключается в том, чтобы с помощью рациональных аргументов, эмоционального контакта, настойчивости и уверенности, демонстрируя выгоду от уплаты долга в установленный срок, убедить клиента, что именно оплата вашего долга должна занять первое место в его сознании. Иногда выгоды могут носить и эмоциональный характер. Особенно если ваш партнер значительно выше по статусу и вы просите его вернуть задолженность, предлагая принять роль вашего спасителя; ведь, если он не оплатит, вам срежут зарплату, лишат должности в вашей компании и т. д.

В такой ситуации сумма задолженности должна быть меньше, чем эмоциональные амбиции партнера, выступающего в роли вершителя судеб. Но даже в этом случае нельзя перегнуть палку. Иногда бывает так, что метод «заезженной пластинки» тоже неплохо работает: вашим оппонентом проще вернуть деньги, чем слушать ваши стенания или стенания ваших менеджеров по поводу уплаты денежных средств. Но эта тактика также носит ограниченный характер и работает с очень крупными партнерами, когда напоминание без вызова взрыва эмоций помогает достичь своей цели в работе с дебиторкой.

Иногда, правда, если вы недостаточно точно подбираете аргументы и у партнера очень высоки уверенность в себе и надежность позиции, вы можете стать героем следующего анекдота.

АНЕКДОТ В ТЕМУ

Поставщик звонит клиенту седьмой раз и говорит: «Сергей Геннадьевич, хотелось бы решить с вами вопрос по оплате». – «Миша, ты мне звонишь уже пятый раз на этой неделе. Давай я расскажу тебе, как мы платим по долгам. На столе у меня лежит пачка счетов толщиной в 30 сантиметров. ОДИН раз в день я вытаскиваю наугад один счет, подписываю и отдаю в бухгалтерию. Так вот, если ты не уймешься – твои счета в нашей лотерее участвовать не будут».

Чтобы этого не произошло, давайте определим шаги переговоров по возврату задолженности. Всего ключевых шагов пять, но вы всегда должны быть готовы изменить все этапы ведения переговоров: и УСТАНОВЛЕНИЯ РАППОРТА, и ВЫЯСНЕНИЯ ПОЗИЦИЙ, и АРГУМЕНТАЦИИ, и КОНТРАРГУМЕНТАЦИИ, и ОСОБЕННО СОЗДАНИЯ ТВЕРДЫХ ДОГОВОРЕННОСТЕЙ. По сути, чтобы вернуть долг, вам необходимо продать вашему партнеру выгоду от уплаты денег, которая как минимум должна быть в его сознании сопоставима с суммой долга, а как максимум превышать ее.

Вообще, если речь идет о значительной сумме, не надо форсировать события. Очень важно, чтобы партнер признал сам факт задолженности и начал гасить ее хотя бы частями. Так, чтобы каждый ваш контакт с ним заканчивался совместным конструктивным решением. Начните с малого. Как только ваш партнер вступил с вашей помощью на путь «расплаты», после того как он принял решение, вам будет значительно проще раз от раза стимулировать его на новые платежи. Главное – это растопить лед непонимания и отчуждения в межличностном взаимодействии ваших компаний или предприятий.

Обратите внимание, что переговорщики со стороны спецслужб всегда в первую очередь стараются установить эмоциональный контакт с террористами или экстремистами, захватившими заложников, даже разделяют отдельные ценности преступников. Все это делается для того, чтобы со временем повлиять на принятие ими решений в переговорах.

Предлагаю начать анализ переговорной практики с простого примера. Этот пример (табл. 3.4) показывает, что в переговорах по дебиторке необходимо меньше миндальничать с оппонентами, скорее переходить к сути дела и значительно меньше интересоваться его положением дел, а делать акцент на собственные цели по возврату дебиторки.

Таблица 3.4.Пример переговоров

Здесь, как вы поняли, диалог ведется оперативно, целенаправленно. И мы можем позволить себе вести его таким образом, поскольку партнер провинился. Именно чувство вины – это наиболее важный инструмент, который дает возможность сравнительно быстро переходить к сути вопроса.

1-й шаг: приветствие

Естественно, мы сначала приветствуем, обращаемся по имени. Сохранение эмоционального контакта, даже в положении натянутой струны, необходимо, поскольку, если сразу перейти к сути вопроса, мы проявим неуважение к партнеру и он может ответить нам тем же.

2-й шаг: проблематизация

Как вы поняли, мы здесь не уточняем время, которым располагает оппонент, если, конечно, это не человек с особым статусом, значительно превосходящим наш должностной статус. Сразу переходим к проблеме, причем желательно, чтобы клиент не думал, что он – единственная наша проблема. Нужно показать, что вы решаете вопрос системно. Вспомним наш вариант ПРОБЛЕМАТИЗАЦИИ:

– Сергей Михайлович, у нас сейчас началась реструктуризация системы экономической безопасности предприятия.

Сразу могу сказать, что словосочетание «реструктуризация системы экономической безопасности предприятия» имеет своей целью вывести ваш звонок из статуса 163 звонков по долгам в статус «какой-то сложной темы, которая закрутилась у поставщиков в конторе».

Обычно правильно подобранные сложные словосочетания создают эффект неизвестных последствий, а неизвестное всегда волнует (выглядит в некоторой степени пугающим, хотя бы в силу своей неопределенности). Это стимулирует логику контрагента: «Лучше заплатить, а то непонятно, чем эта реструктуризация может обернуться для меня». Лучше быть на хорошем счету.

Таким образом, пока 163 поставщика не позвонили по долгам, ссылаясь на «реструктуризацию своей системы экономической безопасности предприятия», у вас есть шанс подняться из конца списка приоритетных платежей в его начало.

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ

Однажды у нас проходил тренинг по продажам по программе «ПРОГРЕССИВНЫЕ ПРОДАЖИ» 2-я ступень. В программе был заявлен вопрос о работе с просроченной дебиторской задолженностью.

Одна дама-менеджер выразила озабоченность тем, что крупная торговая сеть на протяжении трех месяцев не произвела оплату ранее поставленного товара. Категорийный менеджер игнорировал все похожие аргументы менеджеров, просто не брал трубку и т. д. С учетом того, что все возможности рационального убеждения были исчерпаны, было принято сыграть на государственном статусе поставщика. Закупщику от сети было сказано, что имеющаяся задолженность подрывает экономику нашего государственного унитарного предприятия, и был задан вопрос о том, кто будет нести ответственность за убытки? Стоит добавить, что эту пламенную речь по телефону менеджеру при моей чуткой поддержке пришлось репетировать не менее 3 раз. Тем не менее через неделю на втором блоке программы менеджер заявила, что ситуация с контрагентом урегулирована, долг, движения по которому не было почти 4 месяца, возвращен и репутация строгого поставщика восстановлена.

3-й шаг: уточнение

Уточнение мы делаем для того, чтобы сохранить максимальное внимание нашего контрагента к нашим словам. Держать его в контакте. Дело в том, что если мы задаем вопросы, партнер прислушивается к нашим словам, ведь переспрашивать, чтобы не показаться бестолковым, никто не любит.

4-й шаг: постановка цели

Процесс идет по нашей жесткой схеме: кто, кому, когда, сколько и т. д. Здесь должна быть четкость. Не просите сразу больше, чем должны, но никогда не просите меньше, чем должны. Если просить меньше, то партнер подумает, что чем дольше он тянет, тем меньше его долг. Если вы просите больше, он может расценить это как «наглость» с вашей стороны, а на «наглость» обычно отвечают «наглостью».

5-й шаг это снова хитрый вопрос о действиях: «Что, как вы полагаете, необходимо предпринять для осуществления оплаты?»

Здесь мы сохраняем позицию: вы и контрагент – против долга, а не действие из позиции «вы против контрагента с его долгом». Второй вариант возможен только в случае большой зависимости контрагента от вас или вашей компании.

Для того чтобы рассмотреть практику переговоров по дебиторке более глубоко, предлагаю ознакомиться со следующим примером и анализом применения в нем инструментов влияния.

ПРИМЕР

Начнем с 5-го шага вступления в переговоры по дебиторке:

– Сергей Михайлович, что мы можем с вами сделать для погашения задолженности в 400 тыс. руб. к 1 июня?

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ

Однажды, помогая моему компаньону, пришлось возвращать задолженность одного высокопоставленного человека, который пользовался услугами нашего агентства политического консультирования. Договоренности создавались через его ответственное лицо. Это лицо после выполнения работ решило, что можно сэкономить на таком проекте, и прибрало деньги к своим рукам. Договора не было, но о задолженности основной заказчик знал.

Возникла задача сделать так, чтобы заказчику стало выгоднее отдать нам деньги, нежели не отдать.

Нам удалось выяснить, что заказчик поставил своей целью продажу одного из своих политических проектов «под ключ». Тогда у моего компаньона возникла идея выступить посредниками в этой сделке перед лицом заказчика, предложив ряд потенциальных клиентов. Естественно, что перед подписанием агентского соглашения заказчику было предложено расставить точки над «i» и во избежание взаимного недоверия погасить задолженность за прошедший период, что и было сделано.

Деньги были получены.

Бывают, разумеется, и более сложные ситуации. На тренингах люди часто рассказывают мне, что их ситуация вообще безвыходная. Они уже сделали все, что можно, и остается только арбитражный суд.

Как, вы думаете, обстоит ситуация на самом деле? В действительности за 3 минуты тренинга, опросив всех посвященных лиц, устанавливается, что на самом деле действенные аргументы за 6 месяцев работы даже не были ни разу применены. Менеджеры не берут на себя ответственность по поводу возврата долга, особенно если долги не их и достались по наследству от другого менеджера или самого коммерческого директора.

Вот один из последних примеров.

Клиент должен уже 6 месяцев 500 тыс. руб. за поставку лакокрасочных материалов для антикоррозийной обработки металлических конструкций. Разговор с менеджером строится так:

– Здравствуйте, Антон Петрович. Компания «ПМВ» – Михайлов Дмитрий.

– Здравствуйте.

– Антон Петрович, я по вопросу оплаты. Когда вы погасите долг?

– Денег нет. Будут, начнем платить.

– Это не ответ.

– Знаю, да что поделать, с нами еще клиенты не рассчитались.

– Нам придется на вас в суд подать.

– Подавайте, я не возражаю. Мы на них подадим, а с вашим иском быстрее деньги получим.

Извините: полная ерунда. Начинаем разбираться в ситуации. Оказывается, что отгрузки в долг разрешил замгенерального по коммерческим вопросам как старому клиенту, который слезно просил войти в его положение. Елки-палки, ведь на это и нужно напирать, формируя потребность заплатить, а не на какой-то эфемерный суд.

– Здравствуйте, Антон Петрович. Компания «ПВМ» (или как там еще?), Михайлов Дмитрий.

– Здравствуйте.

– Антон Петрович, у меня к вам серьезный разговор... – пауза.

– Что случилось? – легкое волнение в голосе.

– Дело в том, что на следующей неделе у нас будет проходить анализ портфеля товарного кредита. По вашей компании задолженность составляет 500 тыс. руб. уже более 6 месяцев. Нам срочно нужно принять решение по работе с вами.

– Денег нет, я же вам говорил.

– Я все понимаю, но вопрос решить в любом случае надо. Я стараюсь вас прикрывать на планерках, но на этот раз ситуация очень сложная. Необходимо срочно начать платить.

– Денег нет.

– Речь сейчас идет не о том, что нужно погасить всю сумму сразу. Мне необходимо продемонстрировать, что движение по вашему долгу идет. Вы же знаете, что продукция к вам пошла только под честное слово замгенерального. Эта ситуация может самым неблагоприятным образом отразиться на нашем партнерстве. Когда у вас возникнет новая потребность в предоставлении товарного кредита, сами понимаете, приоритетность будет у контрагентов, которые отвечают по своим обязательствам. Поэтому необходимо, чтобы 100 тыс. руб. вы погасили до 10 сентября. В противном случае вы потеряете статус постоянного клиента...

Подводя итоги данной главы, необходимо обратить внимание на то, что переговоры по долгам, как и другие важные переговоры, требуют продуманной стратегии и применения специальных тактик, которые в контексте ситуации будут значительно более действенными, чем в любых других переговорах.

В ходе переговоров по возврату дебиторской задолженности очень важно, чтобы в каждом новом случае переговоров с одним неплательщиком ваши аргументы шли по нарастающей.

Первый разговор должен касаться простых и прозрачных причин:

– Сергей Михайлович, у вас срок платежа был вчера, давайте будем решать вопрос об оплате. Что у вас произошло?

Второй разговор должен быть более весомым:

– Сергей Михайлович, вы у меня единственный клиент с такой задолженностью. Вы меня не подводите.

В третьем случае твердость в голосе должна звучать не только в тексте, но и в интонации.

– Сергей Михайлович, вы создаете конфликтную ситуацию. Необходимо решить вопрос оплаты, в противном случае я вынужден буду передать ваш вопрос в службу безопасности (в коллекторское агентство).

Уже в четвертый раз по нарастающей мы апеллируем к мотивации партнера сохранить репутацию.

– Сергей Михайлович, необходимо установить срок и погасить задолженность до 1 июня.

К этому разговору вы присовокупите письмо на имя генерального директора или председателя совета директоров, в котором уточните, что если оплата в размере задолженности X не будет переведена на ваш счет, то все подрядчики и поставщики вашего должника в письменном виде будут уведомлены о сумме задолженности и сроках нарушения установленного периода оплаты.

И лишь на 5-6-й ступени вы подаете в арбитражный суд – естественно, если все необходимые документы у вас есть и вы приняли это решение.

К сожалению, часто бывает так, что договариваетесь об оплате вы с одним человеком, а решает вопрос – другой.

Поэтому необходимо всегда помнить, что для того, чтобы получить качественно новый результат в переговорах по дебиторке, нужно приводить качественно новые аргументы или выходить на качественно новых лиц, принимающих решения со стороны контрагента.

Многие сомневаются, стоит ли обходить лиц, принимающих решение одного уровня, выходя на более высокий уровень. Рекомендую относиться к этому так: результата у вас нет, терять вам нечего, поэтому качественно новые достижения по вашему вопросу могут быть достигнуты лишь при качественно новых решениях и вариантах поведения.

А вообще, дебиторскую задолженность лучше всего не допускать. Для этого необходимо строить первичные переговоры по контракту таким образом, чтобы клиенту всегда казалось выгоднее заплатить вперед. Для этого утверждаются специальные документы вроде «Системы привилегированного ценообразования» по контрактам с вашей компанией. Более подробно эти системы будут описаны в моей книге «Методы активизации продаж».

Кроме того, важно осуществлять профилактику возникновения просроченной дебиторской задолженности, поэтапно контролируя сроки оплаты и заблаговременно напоминая клиенту день оплаты, ее объем и обязательства. Чем раньше вы начнете отслеживать оплату, тем раньше поймете, что клиент водит вас за нос. И тем раньше вы поймете, какие качественно новые действия необходимо предпринять для возврата задолженности.

Необходимо иметь в виду, что чем больше срок неуплаты долга, тем меньше вероятность его возврата или, наоборот, тем выше вероятность невозврата.

Важным инструментом профилактики просроченной дебиторской задолженности является также механизм получения гарантийных писем об оплате.

Гарантийное письмо в известной степени подстраховывает вас от задержки оплаты, поскольку его подготовка, как правило, требует участия несколько лиц, принимающих решения: человека, который создает с вами договоренности, и человека, который подписывает гарантийное письмо. В том случае, если это одно и то же лицо, гарантийное письмо фиксирует на бумаге ваши договоренности. При этом, однако, необходимо учесть, что для фиксации не эфемерных, а твердых договоренностей рекомендуется, чтобы гарантийное письмо составлялось по вашей форме.

Там должен быть указан исходящий номер письма, дата его подписания, срок оплаты, а также сумма и должность с расшифровкой лица, подписывающего документ. Естественно, печать. В некоторых случаях необходимо, чтобы была поставлена подпись с расшифровкой и руководителя финансовой службы или главного бухгалтера. Эта совокупность требований к оформлению гарантийного письма снимает риск возникновения просроченной задолженности.

В переговорах по возврату дебиторки очень важно также соблюсти ролевые позиции в переговорах. Оптимально, если вы ведете переговоры из позиции «Взрослый»-«Взрослый». Но некоторые участники начинают играть роль «Родителя» и делают выговор партнерам, некоторые начинают просить из позиции «Дитя» и т. д. Для того чтобы определить, насколько часто вы ведете переговоры из той или иной позиции, пройдите короткий тест, который позволит вам сделать определенные выводы и понять, чего больше в вашей деловой позиции «детского» (Дитя), взрослого (Взрослый) или родительского (Родитель) (рис. 3.1).

Важно также при этом помнить, что если вы ведете переговоры из позиции «Родитель»-«Родитель» с взаимными обвинениями и желанием перевоспитать – это изначально проигрышная тактика. Позиция «Дитя»-«Дитя», когда разговор идет в русле: «"А я хочу". – "А я нет. Нам надо..."» – тоже ни к чему хорошему не приведет. Ваша задача заключается в том, чтобы перевести контрагента из позиции «Дитя» или позиции «Родитель» в позицию «Взрослый», тогда пошаговая технология переговоров будет наиболее эффективной.

Умение соблюдать четкую ролевую идентификацию поможет вам и при переговорах с персоналом или профсоюзом. Помните не нужно учить оппонентов жить. В этих ситуациях всегда есть риск научиться самому, но уже на своих ошибках.

ИНСТРУКЦИЯ

Оцените, в какой степени относятся к вам приведенные ниже высказывания (в баллах от 0 до 10).

Посчитайте баллы в следующих графах, для того чтобы их сложить и выяснить, какая ролевая позиция в переговорах наиболее для вас характерна:

Р – 3, 6,9, 12, 15, 18, 21 («родитель»).

В – 2, 5, 8, 11, 14, 17, 20 («взрослый»).

Д-1,4, 7, 10,13,16, 19 («дитя»).

Рис. 3.1.Пример теста «Родитель-Взрослый-Дитя»

Данный текст является ознакомительным фрагментом.