Глава 12. Как провести совещание легко и с пользой?

Вряд ли найдется человек, который хотя бы раз в жизни не присутствовал на каком-нибудь совещании, заседании, летучке или планерке. Но что интересно: все всегда ими недовольны – и те, кто их устраивает, и те, кто в них участвует, и те, кто дожидается результатов. Руководители не скрывают раздражения: «Столько времени трачу, и каждый раз приходится объяснять, как будто заново…» А сотрудники жалуются: «Одна пустая говорильня, работать некогда!»

Часто недовольные собой и подчиненными руководители после очередного провального совещания меняют тактику. Одни устраивают их просто «для галочки»: «Раз положено, проведем!» Другие так «обижаются» на совещания, что готовы вообще от них отказаться – на время или навсегда. А третьи пытаются «усовершенствовать» совещания: в этот раз пригласим одних сотрудников, в следующий раз других; попробуем рассадить всех иначе; будем собираться не в начале недели, а в конце, не в начале дня, а ближе к вечеру, и т. д. В конце концов, это становится самоцелью и начинает напоминать басню Крылова «Квартет»: «А вы, друзья, как ни садитесь, / Все в музыканты не годитесь…»

На самом деле совещания – эффективный инструмент управления, с помощью которого можно повысить мотивацию сотрудников, добиться четкости исполнения, отладить взаимодействие подразделений. Одним словом, решить массу задач. Тогда почему совещания так часто заканчиваются провалом?

Мне доводилось присутствовать на самых разных совещаниях, и потом по просьбе клиентов мы обсуждали с ними причины неудач. Попробуем на примере нескольких неудавшихся совещаний понять, какие ошибки совершают руководители и как организовать результативное совещание с максимальным КПД.