Этап 1 Письмо-заявка потенциальным поставщикам

We use cookies. Read the Privacy and Cookie Policy

Этап 1

Письмо-заявка потенциальным поставщикам

Цель первого этапа — подготовить заявку, которая может стать основой дальнейших переговоров с продавцом. Время, затраченное вами на этот этап, должно быть пропорционально значению, придаваемому вами предстоящей покупке. Среди факторов, которые необходимо принять во внимание, — ваш опыт в осуществлении подобных закупок, а также то, собираетесь ли вы пролонгировать уже имеющийся контракт или это будет новое соглашение.

Уточните потребности

Для чего именно вам нужны товары или услуги, которые вы планируете приобрести? Будет ли предстоящая покупка влиять на работу вашей системы или стратегии, или же ее можно считать незначительным приобретением? Если вы не собираетесь ограничиться одноразовой закупкой чего-либо, то, учитывая все факторы в комплексе, ваши переговоры могут стать непростыми.

Пример

Вам необходимо купить программное обеспечение для составления электронных таблиц. Новая программа, которая станет составной частью операционной системы вашего компьютера, должна быть совместимой с используемым программным и аппаратным обеспечением. Иногда случается, что новые программы не функционируют должным образом. Это происходит либо из-за того, что компьютер, на который устанавливается программа, не оснащен памятью необходимого объема, либо использует старые версии других программ, несовместимые с новой. В таких обстоятельствах вы можете потерять время и деньги, а все ваши попытки наладить программу только приведут вас в отчаяние. Всего этого можно избежать, если уточнить заранее, на каком оборудовании и в какой среде предстоит работать новой программе, а также оговорить с продавцом степень его ответственности за ее функциональность. Проблема состоит в том, что многие продавцы не соглашаются на такие условия. Таким образом, ваши поиски ограничиваются компаниями-поставщиками, готовыми взять на себя соответствующие обязательства.

Покупка может представлять интерес для многих сотрудников вашей организации

Крупномасштабная закупка для нужд вашей организации может заинтересовать множество сотрудников, в число которых входят не только непосредственно пользователи, но и прочие специалисты вплоть до обслуживающего персонала. Поскольку эти люди могут обладать определенным опытом работы на приобретаемом, к примеру, оборудовании, а также предъявлять к нему какие-то свои, особые требования, они являются своеобразной целевой группой, к которой в поисках нужной информации могут обращаться поставщики, прибегающие к нестандартным методам продаж, — так сказать, «с черного хода».

Любой из ваших коллег по неосторожности может снабдить поставщика информацией, которая позволит ему установить наиболее выгодные для себя цены и определить, насколько сильны его позиции в сравнении с конкурентами. Находчивый продавец пойдет на многое ради того, чтобы узнать, какую ценность имеют его продукты или услуги для того или иного клиента и в чем его предложение может оказаться привлекательнее других предложений. Обычно такие продавцы не рассчитывают свои цены исходя из собственных затрат плюс некий процент закладываемой прибыли — они ориентируются на ценность своего продукта в глазах покупателя и, разумеется, стремятся получить максимально возможное. Такой подход, именуемый рыночным ценообразованием, наверняка используется и вашим собственным отделом маркетинга. Следует помнить, что продавец, имеющий представление о том, какую позицию он занимает в вашем рейтинге относительно своих конкурентов, всегда сможет обратить это знание в свою пользу.

Пример

«Мы сейчас ищем нового поставщика. Те из нас, кто использует старую систему обработки заказов, уже давно ждут ее замены. Я уверен, что мы потеряли немало денег из-за всех этих немыслимых задержек в доставке заказов нашим клиентам, однако все вокруг только и говорят, что у нас нет другого поставщика, который мог бы…»

Примерно такое может услышать любой продавец, работающий «с черного хода». Одна из целей, преследуемых такими продавцами, — навязать вам свои технические решения, которые позволят им получить монополию на поставки нужного вам оборудования. Находчивый поставщик может заручиться поддержкой ваших собственных инженеров, представив им привлекательную технологию. Зачастую оказывается, что у его инженеров и ваших очень много общего — и те, и другие заинтересованы в продвижении новых технологий, говорят на одном языке, получили одинаковое образование и разделяют одни и те же ценности.

Поскольку существует вероятность столкновения интересов отдельных подразделений и сотрудников вашей организации, все решения, касающиеся предстоящих закупок, необходимо принимать коллегиально. Важно достичь единства мнений до того, как вы начнете контактировать с поставщиками, — таким образом вы сможете выступить единым фронтом в переговорах с ними. Любую крупную покупку следует рассматривать как проект во главе с руководителем, который должен быть в курсе всех контактов с поставщиками. Прежде чем встречаться с любым из них, руководитель проекта обязан получить всю необходимую информацию как о тех, кто будет присутствовать на встрече, так и о целях, которые должны быть достигнуты на этой встрече. Располагая такой информацией, он сможет решить, когда именно назначить встречу с тем или иным потенциальным поставщиком, внести коррективы в график и определить, кто из коллег должен присутствовать и нужен ли им специальный инструктаж. Кроме того, сразу по окончании каждой такой встречи руководителю проекта необходимо доложить о ее результатах.

Ваша оценка ситуации должна включать следующее:

• Определение ваших потребностей.

Действия, предпринимаемые вами в настоящее время для удовлетворения этих потребностей.

• Список необходимых закупок с подробным описанием их функционального назначения.

• Расписание переговоров и график поставок того, что предполагается закупить.

• Оценка истинной полезности предполагаемых покупок. Какой уровень качества или производительности вам нужен? Если, допустим, скорость на дорогах ограничена 110 км/ч, стоит ли вам платить за автомобиль, разгоняющийся до 200 км/ч?

Определение вариантов

Если у вас нет выбора, то ваши позиции на переговорах уязвимы. Напротив, наличие максимально возможного количества вариантов позволит вам найти оптимальные решения. Возможности поиска таких вариантов ограничены только временем, которым вы располагаете, вашим знанием рынка и тем значением, которое вы придаете предмету обсуждения.

Таким образом, ваша информированность относительно наличия альтернативных поставщиков и решений чрезвычайно важна: вам, вероятно, хорошо известно, что готов предложить нынешний партнер по бизнесу, но в то же время вы можете быть в какой-то степени ограничены рамками действующих соглашений, принятых решений и условий. Поскольку вы в свое время согласились с его ценами и условиями, он может задаться вопросами: «Насколько я мог бы поднять цены для этого клиента в будущем? Чем я могу обосновать такое повышение цены?». Менее вероятно, что он спросит себя: «Как мне сделать свое предложение более привлекательным, чтобы удержать этого клиента?» Поскольку «голодный» поставщик скорее пойдет на то, чтобы изменить свой подход, чем тот, который чувствует, что вы уже «на крючке», вы ничем не рискуете, если попросите того, с кем работаете сейчас, пересмотреть условия ранее заключенного контракта. Таким образом, ваша информированность в отношении предложений других поставщиков принесет вам только пользу. В то же время для сохранения хороших деловых отношений с нынешним поставщиком вам, возможно, придется объяснить ему, что, выдвигая такие требования, вы всего лишь выполняете свои профессиональные обязанности как лицо, ответственное за закупки.

Пример

«На прошлой неделе нас посетили представители компании […]. Знаете их? Нет? Это ваши конкуренты, но они продают систему, изготовленную в Великобритании. Поскольку они предлагают примерно то же, что и вы, мы можем рассматривать их предложение как альтернативное, особенно в плане цены».

Не блефуйте, выдумывая несуществующих конкурентов, вы рискуете потерять доверие партнера по переговорам. Попытки оказать на него давление с помощью средств, которыми вы на самом деле не располагаете, почти всегда приводят к обратным результатам — поставщик может легко разгадать вашу игру.

Ваша оценка альтернативных решений и разных поставщиков должна дать вам ответы на следующие вопросы:

• К кому из поставщиков вы можете еще обратиться?

• Существуют ли какие-то другие технические решения?

• Что будет, если вы решите вообще ничего не делать и не менять?

Можно ли воспользоваться опытом, почерпнутым из ранее проведенных переговоров?

Несмотря на то что в процессе работы с различными поставщиками и вариантами технических решений приобретается немалый опыт, информацией, получаемой вместе с этим опытом, бывает довольно трудно воспользоваться. Она либо не систематизируется, либо вообще нигде не сохраняется. Справедливо предположить, что люди, ведущие переговоры, могут вести записи об их ходе примерно так же, как доктора ведут истории болезни своих пациентов. Если вы будете вести подобные записи, это поможет вам лучше понять поведение и реакции различных фирм и их представителей, демонстрируемые в процессе переговоров, а также различить индивидуальные особенности лиц и организаций, с которыми вам приходилось иметь дело. Рассмотрим пример записей, которые мог вести продавец в процессе общения с покупателем.

Пример

Нед О. — руководитель проекта, ответственный за закупки оборудовав для своей компании. Энди О. — его босс.

В течение 1981–1986 годов Нед работал в отделе продаж компании и […]. Предпочитает роль покупателя. Экономист, выпускник […]. Отсутствие у него технического образования может создавать дополнительные трудности при подробном обсуждении технических аспектов. В таких случаях он чувствует себя неловко, поскольку понимает, что находится в невыгодном положении. Старается выглядеть так, словно на самом деле хорошо разбирается в технических вопросах. Лучше всего заранее предоставить ему соответствующую документацию, что он мог подготовиться.

Любит делать драматические заявления наподобие: «Если вы поднимете цены в следующем году, это повредит нашим будущим {отношениям}[2].

Если поставщик сохраняет спокойствие и не реагирует на подобные заявления, он обычно сам о них забывает. С ним трудно работать, он замкнут и никогда не открывает карты. Мне так и не удалось понять до конца его намерения, и наши встречи часто оказывались малоэффективными. Необходимо все фиксировать на бумаге. Иногда я принимал его поспешные заявления за обещания. Важная деталь — в процессе переговоров обязательно нужно уступить ему по какому-нибудь пункту.

Любит ходить под парусом и охотно говорит об этом. Ездит на автомобиле всегда. Женат на англичанке, она учительница, у них две дочери. Интересуется политикой, ярый социал-демократ.

Если у вас недостаточно информации о тех, с кем вы собираетесь вести переговоры, полезно поговорить с коллегами и сотрудниками других компаний, с которыми вы контактируете. Посмотрите также отчеты или материалы по ней, […] соответствующего оборудования. И, как мы уже отмечали, необходимо запомнить, что устойчивость вашей позиции на предстоящих переговорят многом зависит от вашей осведомленности относительно второй стороны.

Что наиболее важно в предстоящих переговорах?

Непосредственно накануне переговоров вам необходимо определиться, сколько времени и сил нужно затратить на их подготовку и проведение, должны быть готовы ответы на следующие вопросы:

Что означает для вас предстоящая сделка? Далеко не все может быть измерено в денежном выражении, существуют и другие соображения, такие как статус и дальнейшее благополучие вашей компании, защита окружающей среды, получение достоверной информации, на основе которой будут приниматься решения, способность предсказать, как будут развиваться события, и т. д. {Не менее} важен и вопрос времени, при этом значимость краткосрочных {выгод} необходимо взвешивать в сравнении с долгосрочными перспективами. Такие выгоды и перспективы должны быть выражены в виде понятных ценностей, которые при необходимости могут быть измерены или оценены. Иногда эти ценности полезно измерить в долларах или любой другой подходящей валюте. В некоторых случаях столь простые параметры неприменимы и тогда ответить на следующий вопрос будет сложнее.

Какие расходы допустимы?

Здесь необходимо учитывать следующее: ценность предстоящей сделки; наличие вариантов; уровень расходов в случае, если вы решите задачу собственными силами, не привлекая продавца или поставщика; возможные последствия, если вы решите ничего не предпринимать. Альтернативный подход — узнать, какие расходы понесет вторая сторона, на какие риски она готова пойти, что ей потребуется для заключения сделки и какие варианты имеются в ее распоряжении.

Какие инвестиции потребуются от вас?

Какого рода ресурсы вам потребуются, и как они могут быть включены в ваши расчеты по общим расходам?

Что означает предстоящая сделка для второй стороны? Для того чтобы оценить преимущества своей позиции, вам необходимо знать, насколько важна предстоящая сделка для второй стороны. Здесь следует учитывать такие аспекты, как денежные доходы, занятость, авторитетность, применяемые технологии, положение на рынке и перспективы на будущее.

Какие ресурсы вам придется задействовать?

С чем вы сядете за стол переговоров? Чтобы получить какую-то выгоду, вы должны быть готовы что-то отдать взамен. Заранее готовьтесь к тому, что вам придется торговаться в поисках дополнительной выгоды. Стремитесь минимизировать риски и расходы по проекту с тем, чтобы увеличить его общую доходность. Как покупатель вы имеете широкие возможности влиять на исход проекта. Ресурсы, которые вам предстоит задействовать, могут включать следующее:

 Экономические ресурсы

Любой проект нуждается в финансировании. Если вы располагаете достаточными средствами для финансирования проекта и можете обеспечить предварительную оплату, вам необходимо определиться с условиями, которые вас устроят. Здесь важны два момента — финансовые гарантии и затраты на выплату процентов. Может ли вторая сторона предоставить адекватные гарантии, например, банковскую гарантию? Если поставщик пользуется кредитными средствами на менее выгодных условиях, чем вы, как повлияет ваш авансовый платеж на общую стоимость проекта? Возможно, если вы возьмете на себя частичное финансирование проекта, это будет способствовать снижению общих расходов, что в итоге принесет выгоду обеим сторонам.

Для того чтобы в итоге переговоров обе стороны имели возможность получить дополнительную выгоду, вы должны сделать следующее:

1. Определите позиции, которые подлежат обсуждению на переговорах.

2. Установите пределы, в которых вы можете обсуждать тот или иной пункт.

3. Определите, насколько реализуемы практические изменения обсуждаемых условий.

4. Определите, насколько важны такие изменения для вас и второй стороны.

5. Если имеется возможность получить дополнительную выгоду, воспользуйтесь ею и обсудите, каким образом полученная выгода будет распределена между вами и второй стороной.

Пример

Поставщик хочет получить оплату в течение 30 дней. Вы имеете возможность сделать предоплату при условии, что поставщик предоставит банковскую гарантию. Предположим, что авансовый платеж в 40 % обойдется вам в 12 500 долларов.

— Вы хотите получить предоплату?

— Разумеется.

— Вы можете предоставить банковскую гарантию?

— Конечно.

— Насколько вы можете снизить цену, если мы перечислим вам 40 % авансом?

— Примерно на 15 000 долларов.

— Не так уж много. Если бы вы снизили цену на 17 500 долларов, это нас бы полностью устроило.

— К сожалению, это будет невыгодно для нас. 15 625 — максимум, что мы можем уступить.

— Пусть будет 16 250 долларов — и контракт ваш.

— Согласен, хотя это будет нелегко для меня.

 Кадровые ресурсы

Хотя задействование ваших кадровых ресурсов в совместном проекте с другой компанией действительно может сыграть важную роль в финансовом плане, следует учитывать и другие, не менее серьезные соображения. Например, насколько хорошо ваши люди смогут сработаться с чужими сотрудниками? Будут ли они доверять друг другу? Сможете ли вы держать в поле зрения все происходящее с обеих сторон? Насколько вы сами верите в успех совместного проекта? Будет ли какая-нибудь польза персоналу вашей компании? Хотя бы в виде дополнительного обучения?

 Материальные ресурсы

Оцените, сможет ли ваша компания (если да, то в какой степени) участвовать в таких стадиях проекта, как разработка, производство, транспортировка, хранение, техническое обслуживание и демонтаж. Здесь также необходимо учитывать другие условия, помимо соображений финансового характера.

 Временные ресурсы

Определитесь, как много времени и усилий вы можете уделить поставщику. Чем активнее вы будете действовать в роли покупателя, чем больше содействия окажете поставщику, тем рациональнее и дешевле будет вся процедура. В данном случае, помогая поставщику, вы помогаете самому себе.

К сожалению, многие покупатели не считают нужным сотрудничать с поставщиками в поисках альтернативных решений. Некоторые из них открыто заявляют, что такие идеи должны исходить от поставщиков, считая, что в задачи поставщика входят не только сами продажи, но и привлечение финансовых ресурсов. Такие покупатели наотрез отказываются помогать поставщикам.

Есть и такие покупатели, которые не хотят даже обсуждать варианты, предлагаемые поставщиком. Они полностью одержимы единственной целью — заплатить как можно меньше, и совершенно не принимают во внимание суммарные издержки. Хотя такое поведение можно объяснить некомпетентностью и недоверием к партнеру, для него нет никаких оправданий с позиций делового подхода.

Подготовка письма-заявки

Готовя заявку, которая будет разослана потенциальным поставщикам, помните о том, какими бы вы хотели видеть предстоящие переговоры с ними. Если речь идет о небольшой и несложной закупке, когда вы можете просто описать свои требования и где качество и обслуживание не имеют большого значения, будет достаточно сравнить цены в предложениях разных поставщиков. Нет смысла вести долгие переговоры, если сумма контракта невелика, — в таких случаях все можно обсудить по телефону. Как бы там ни было, не забывайте о том, что в ходе переговоров вы почти всегда можете добиться более выгодных условий.

Пример

Вы планируете разместить заказ в типографии, однако не видите необходимости в проведении переговоров, поскольку вопросы тиража, качества и сроков не имеют особого значения. Вы решили, что заказ получит та типография, которая предложит самую низкую цену. Есть три предложения: типография А — 4 000 долларов, Б — 4 949 долларов и В — 5 949 долларов.

Вы звоните менеджеру типографии Б, благодарите его за предложение и спрашиваете, заинтересованы ли они в этом заказе. Вы говорите, что цена, которую они предложили, на 20–30 % выше цены их конкурентов. Вы интересуетесь причинами и спрашиваете, не могли бы они снизить свою цену. Ваш собеседник объясняет, что, скорее всего, конкурирующие типографии работают на другом оборудовании, поэтому они вряд ли смогут выполнить эту работу дешевле. Он предлагает вам уступить 250 долларов, но вы решаете, что этого недостаточно. Таким образом, он этот заказ не получает. Примерно такая же беседа происходит и с представителем типографии В.

Предложение А кажется вам наиболее интересным — им вы и звоните в последнюю очередь. Вы интересуетесь, каким образом они будут печатать ваш заказ. Пояснения менеджера этой типографии еще раз убеждают вас в том, что такие расхождения в цене возникли только из-за того, что все они используют разное оборудование и технологию. Далее возможны три варианта, с помощью которых вы окончательно договариваетесь с А о размещении вашего заказа:

1. Вы делаете встречное предложение, например: «Я бы мог заплатить вам 3 695 долларов за эту работу».

2. Вы спрашиваете: «Не могли бы вы еще раз проверить свои расчеты и, может быть, внести кое-какие коррективы в цену?»

3. Вы блефуете: «Вы запросили слишком много. Подумайте, нельзя ли пересмотреть цену».

На все эти звонки у вас уйдет максимум 15 минут, — вы уже сэкономили вашей компании немало времени. Если бы вы вообще не торговались из-за цены с А, а просто отдали бы ему этот заказ, он бы, скорее всего, просто расстроился и пожалел, что не запросил больше, а в следующий раз поднял бы цену.

Помните, что как только вы впервые вступили в контакт с поставщиком, переговоры начались. И с этого самого момента поставщик будет делать все, чтобы заставить вас согласиться с его предложениями. В процессе всех последующих бесед с вами он будет прощупывать, какими вариантами вы располагаете, какую цену можете заплатить и насколько выгодно для вас то, что он предлагает.

Письмо-заявка представляет собой документ юридического характера. В нем оговаривается формулировка предложения поставщика, характеристики, которым должна отвечать его продукция, необходимые гарантии и форма контракта.

Следует отметить, что такие письма допускают множество интерпретаций, поэтому вслед за письмом должен последовать индивидуальный контракт, который позволяет исключить возможную двусмысленность или недопонимание.

Предоставьте поставщику максимальную свободу действий и будьте готовы к любым вариантам, которые он может предложить. Избегайте заявлений наподобие «Мы рассчитываем, что вы предложите самые низкие цены». Помните, цена — далеко не всегда единственный важный фактор, поэтому следует рассматривать каждый предлагаемый вариант в разрезе общих расходов и итоговой прибыльности.

Со сколькими поставщиками вам стоит держать связь? Чем больше их число, тем больше вероятности, что вы найдете то, что вам нужно, но при этом затратите больше времени и усилий. Один из главных принципов, о котором следует помнить, — у вас всегда должна быть альтернатива, по меньшей мере, еще один вариант, причем не только с самого начала, но и в процессе переговоров, вплоть до подписания контракта. Тем не менее не нужно ограничиваться и группой одних и тех же поставщиков — следите за тем, чтобы этот список время от времени пополнялся новыми именами. Пусть те, с кем вы работаете, знают, что вы не теряете времени даром и поддерживаете контакты с их конкурентами.

Если ваша организация относится к государственному сектору, то вам, вероятно, придется соблюдать некоторые правила соревновательных торгов, поясняющие, как должно быть сформулировано письмо поставщикам и на основании чего делается выбор в пользу одного из них.

Этап 1: подведение итогов

1. Оценка потребностей.

• Участники — пользователи, консультанты, обслуживающий персонал и т. п.

• Ваши потребности.

• Заинтересованные подразделения, возможные решения.

• Графики.

• Оценка необходимого уровня качества или производительности.

2. Оценка имеющихся вариантов.

• Недостаточный выбор ослабляет ваши позиции.

• Перспективные поставщики и выбор предлагаемых решений.

• Что будет, если все оставить так, как есть?

3. Какой информацией и опытом располагаете вы или ваши коллеги?

• Ваш предыдущий опыт работы с различными поставщиками и вариантами.

• Обмен опытом с коллегами.

• Изучение соответствующей документации и отчетов.

4. Что требуется для реализации проекта?

• Определите, насколько важна для вас эта сделка и сколько вы можете потратить.

• Определите степень непосредственного участия вашей организации в проекте.

• Попытайтесь узнать, насколько важна предстоящая сделка для второй стороны как в финансовом плане, так и в смысле полной занятости, технологических приобретений и завоевания позиции на рынке.

5. Сделайте ревизию собственных ресурсов.

• Финансовых. Кадровых.

• Технических.

• Временных.

6. Оговорите в письме поставщику статьи переговоров.

• Соответствие сделки правилам соревновательных торгов там, где они применимы.

• Требования, которые вы предъявляете к поставщикам.