Упражнение Устанавливаем приоритеты

Упражнение

Устанавливаем приоритеты

1. С завтрашнего дня начните отмечать все дела, которыми вы занимаетесь изо дня в день. В идеале лучше записывать все занятия за день. Наблюдать за собой таким образом вам надо будет одну неделю.

2. По прошествии недели возьмите лист бумаги, разделите его на 4 квадрата. Левый верхний квадрат будет называться «Важные и срочные дела», правый верхний озаглавьте «Важные, но не срочные дела», левый нижний – «Срочные, но не важные дела», правый нижний – «Не срочные и не важные дела».

3. Попробуйте распределить все свои занятия за прошедшую неделю по этим четырем квадратам. В левый верхний квадрат поместите все «горящие» вопросы – на работе или дома, любые экстренные поломки, аварии, срочные звонки, авралы и дедлайны.

Второй квадрат охватывает вашу текущую работу, домашние дела, связанные с жизнедеятельностью (к примеру, приготовление пищи), необходимый для восстановления сил отдых, плановые обращения в медицинские учреждения, ранее запланированный ремонт, покупка необходимых вещей.

Срочные, но не важные дела – это встречи, на которые вы вынуждены пойти (к примеру, презентация по работе, быть на которой надо было «для галочки»), звонки, инициатором которых вы не были, и которые не имеют для вас большого значения, разговоры, которые вам неудобно проигнорировать, но отвлекающие вас от текущих дел.

Четвертый квадрат – это просмотр телевизора, болтовня по телефону, хождение по магазинам не с целью купить, а с целью «посмотреть», намеренное растягивание времени, когда вы просто откладываете выполнение важного дела.

4. У вас получился квадрант приоритетов. Внимательно рассмотрите его. Если вы объективно распределили все свои занятия по пунктам, вы сможете увидеть, как расходуется ваше время и чему вы уделяете больше внимания. Хорошо, если ваше внимание большей частью сосредоточено во втором квадрате – важных, но не срочных дел. Это говорит о том, что вы умеете правильно расставлять приоритеты.

Если вы видите, что больше всего задач попало в первый квадрат, это говорит о том, что вы, скорее всего, имеете привычку откладывать дела и затягивать их выполнение. Работа не начинает «гореть» ни с того ни с сего. Так происходит только если вы вовремя не сделали то, что должны были. Внезапных поломок, конечно, порой трудно избежать, но если регулярно уделять внимание профилактике, то их станет гораздо меньше. Может быть, вы пренебрегаете этим? Зачастую люди считают, что «проблемы надо решать по мере их возникновения», и в этом заключается их огромная ошибка: гораздо проще заниматься профилактикой проблем, чтобы не допускать их вообще.

Обратите внимание на коварный третий квадрат – срочные, но не важные дела. Если он включает в себя большое количество пунктов, это повод задуматься. Возможно, вы не умеете говорить людям «нет»? Позволяете отвлекать себя от выполнения важных дел? Если это так, то имейте в виду: когда такое происходит, вы не принадлежите себе. Вы реагируете на внешние раздражители, в то время как ваши собственные важные дела оказываются в простое.

Про четвертый квадрат, полагаем, нет нужны говорить особо подробно. Вы и сами видите, сколько времени вы просто «убиваете». Не путайте бесцельное времяпрепровождение с отдыхом: просмотр хорошего фильма – это отдых, а пустое перещелкивание каналов телевизора – бесцельно потраченное время. Время, попавшее в четвертый квадрат, не эффективно ни на один процент. Вам надо учиться пересматривать приоритеты.

5. Хотя бы один раз в месяц проводите ревизию своих приоритетов. Наблюдайте за тем, как перераспределяются ваши дела. Старайтесь поместить как можно больше дел во второй квадрат: выполняя их вовремя, вы освободите первый квадрат, что сэкономит вам время, силы и нервы.

Конечно, сразу у вас не получится отказаться от дел из третьего и четвертого квадратов. Человеку сложно отказаться от привычек. Если вы привыкли отвечать на все звонки подряд, и честно по десять минут выслушиваете оператора, рассказывающего о новых банковских услугах, вам сложно будет сразу начать говорить «нет» и прерывать тех, кто отнимает ваше время. Полежать на диване, бесцельно щелкая пультом по каналам – еще одна привычка, от которой сложно отказаться. Однако подумайте о том, что эти привычки просто съедают вашу жизнь! Ведь те десять минут, которые вы потратили, слушая ненужную вам информацию по телефону, просто ушли из вашей жизни. Сколько таких десятиминуток было в вашей жизни за неделю? А за месяц? Год? А если добавить сюда часы, затраченные на «листание» каналов, на компьтерные игры или зависание в социальных сетях, – как вы думаете, что получится?

Только представьте: годы, целые годы вы теряете совершенно напрасно! Однако в ваших руках изменить все это. Не позволяйте людям красть ваше время.

Следующий шаг, который вам необходимо предпринять – научиться ставить во главу угла дела из второго квадрата. И тут снова привычки могут взять верх: не всегда мы настолько ответственны, чтобы заранее выполнять важные дела, если они не являются срочными. Многие спросят: «Зачем делать то, что не горит?» Ответ прост: чтобы избежать стресса и состояния «загнанной лошади», когда эти дела перейдут из разряда не срочных в разряд «должно было быть сделано еще вчера». Только представьте, насколько легче станет ваша жизнь, если вы навсегда забудете про состояние дедлайна! Вы сможете жить спокойно, не тратя нервы понапрасну. Конечно, невозможно полностью исключить все горящие дела из своей жизни, однако значительно снизить их количество вполне в ваших руках.

Вовремя выполненные дела из второго квадрата не позволят случиться авралу. Вы будете работать в спокойном режиме, получая удовольствие от сделанной работы. А если работа в удовольствие, это является отличным мотиватором. Пусть это подтолкнет вас к тому, чтобы уделять как можно больше внимания заданиям из второго квадрата. Со временем вы увидите, что чем больше времени вы уделяете важным, но пока еще не срочным делам, тем быстрее и качественнее они выполняются. А значит, впредь будете стараться высвободить для них как можно больше времени. Откуда его взять? Правильно, из третьего и четвертого квадратов. Таким образом, мотивируя сами себя, вы значительно сократите список дел, которые «едят» ваше время.

Да, иногда важные дела кажутся скучными и рутинными, и бывает сложно уговорить себя заняться ими. Готовить каждый день обед – конечно, важно, но так скучно! Как быть в таком случае? Психологи считают, что отличным решением является определение «сверхзадачи» каждого повседневного дела, даже самого рутинного. Постарайтесь найти некий высший смысл, который вы вложите в обычные дела. Тогда у вас появится мобилизующая сила, которая ежедневно будет помогать вам двигаться вперед. К примеру, готовя обед, вы можете вспомнить о том, что таким образом заботитесь о себе и своей семье, что уделяете внимание здоровью, закладываете основы правильного питания, и это в итоге значительно повысит качество вашей жизни. Разве эта мысль не является вдохновляющей?!

Если у вас не получается найти «высший смысл» в повседневном деле, это повод задуматься: а так ли оно важно на самом деле? Попробуйте просмотреть таким образом все ваши ежедневные дела. Возможно, вы поймете, что какими-то из них и вовсе заниматься не стоит? Смело говорите «НЕТ» таким делам и вычеркивайте их из своего списка приоритетов.

Умение говорить «нет» очень сильно упрощает жизнь. Народная мудрость «кто везет – на том и едут» звучит несколько грубовато, но отражает истинный смысл ситуации. Как только вы увидите, сколько времени у вас освободится при отказе от выполнения этих дел, вы удивитесь. Все это освобожденное время вы теперь можете потратить на себя.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.