Принцип 5 Расставляйте приоритеты

Принцип 5

Расставляйте приоритеты

После того как вы отказались от того, что не нужно, пришло время рассортировать то, что осталось. Существует множество способов и систем расстановки приоритетов. Лично я использую очень простой процесс, состоящий из трех шагов.

Сначала я разбиваю все дела на:

• самые важные и срочные;

• важные, но не срочные;

• срочные, но не такие важные.

Разницу между срочными и важными делами можно понять так: если кто-то звонит мне или отправляет e-mail, или пытается связаться по Скайпу, это может быть срочно. Но я не отвлекаюсь на них, если в это время занимаюсь более важным делом. Всегда нужно выбирать более важные дела. В наш век технологий и коммуникаций, когда ответ становится возможным за доли секунды, все считается «срочным». Не давайте миру вас отвлекать от важных дел только потому, что кому-то «не терпится».

Итак, я внимательно анализирую свои дела и спрашиваю себя: «Хорошо, что из этого срочно, что важно, а что – и то, и другое?»

Срочность может служить источником дополнительного стресса и сильно раздражать вас, поэтому постарайтесь как можно быстрее избавиться от «важных и срочных» дел. Выполните их не откладывая!

Далее я приступайте к самым важным, и уж потом – к срочным. Интересный факт: «срочные», но не важные дела, часто сами по себе «рассасываются», если не хвататься за них в первые же минуты.

Например, вы пишете важный отчет, а кто-то активно пытается привлечь к себе ваше внимание в «аське», но вы не отвечаете, так как правильно расставили приоритеты. Спустя час, когда отчет закончен, вы спрашиваете «просителя из ICQ»: «Что ты хотел – я освободился?» «Да, так, – отвечает он, – хотел рассказать тебе свежий прикол, пока не забыл». Вывод: прикол никуда не делся, а отчет был сдан в срок и без ошибок «из-за отвлекания».

Хочу обратить ваше внимание на одну важную вещь. Когда вы создаете список важных, а потом и срочных дел, обязательно нумеруйте каждый пункт и расставляйте их в порядке, который важен для вас. Очень часто люди создают свой список и потом говорят: «У меня получилось 27 важных и срочных дел». Но вам же нужно будет фокусировать свое внимание на каждом из них по очереди! Поэтому присвойте каждому порядковый номер.

А как насчет выполнения двух или трех заданий одновременно?

Многие люди придерживаются такой техники, но здесь нужно быть крайне осторожными и принимать решение за себя. Не все способны «работать Юлием Цезарем», который мог делать с десяток дел одновременно.

Что касается меня лично, то я могу работать без перерыва в течение 2–3 часов, если это важное и срочное дело, а в последующие 3 часа переключиться на что-то другое, чтобы отвлечься, снять напряжение и разнообразить работу. Затем я опять возвращаюсь к первоначальному занятию.

Итак, если вы можете заниматься двумя или тремя вещами одновременно, то почему бы и нет? Но для большинства людей подобное жонглирование – невыполнимая задача. Если вы – из их числа, ни в коем случае не считайте себя в чем-то хуже других. Ничего подобного! Вы можете работать также эффективно, просто вам нужно браться за каждое задание по отдельности и доводить его до конца.

Напоследок хочу поделиться еще одним маленьким секретом, который помогает не только планировать день, но и сохранять некую гибкость и адаптироваться под постоянно меняющиеся обстоятельства. Когда вы расставляете приоритеты и планируете выполнение дел одного за другим, оставляйте между ними «пробелы» минут по 15 для того, чтобы иметь возможность «вклинить» в эти перерывы, если понадобится, более мелкие, «взявшиеся из ниоткуда» задания. Если же таких дел не появится – просто передохните, «перезагрузите» мозги. Это поможет вам повысить продуктивность и приступать к новым делам посвежевшим.