Приоритеты

Приоритеты

Часто возникает такой вопрос: если мы считаем, что чем быстрее дело требует внимания, тем оно важнее, как же быть с матрицей Эйзенхауэра? Точнее, с тем ее сектором, где «живут» дела важные, но не срочные.

При внимательном рассмотрении здесь нет никакого противоречия. Задачи важные, но не срочные, почти всегда относятся к тем, что отвечают за развитие. Их нужно делать, чтобы в будущем дела пошли лучше (поэтому они важные), но прямо сейчас начинать необязательно (поэтому они не срочные).

Сектор «важные и срочные», напротив, содержит дела, без которых завтрашний, а иногда даже сегодняшний день непременно станет хуже. Они призваны «залатать дыры», то есть справиться с проблемами, которые возникли из-за того, что задачи «важные, но не срочные» не были вовремя сделаны.

Не будет ошибкой сказать, что задача «важная, но не срочная» гарантировано перетекает в сектор «важная и срочная» спустя некоторое продолжительное или не очень время.

Например, важная, но не срочная задача «обследовать спину» может со временем стать важной и срочной, если долго ничего не предпринимать и дождаться, когда редкие боли станут сильными и постоянными.

Несмотря на то что в таск-менеджерах есть возможность назначать дополнительно приоритеты, присваивая каждой задаче статусы от низкого до высокого, мы этой функцией почти не пользуемся. Ведь сам срок, на который установлена задача, и задает приоритет. Если она срочная – нужно сделать. Если мы отложили ее на неделю – значит, пока не так важна.

Для нас элементарные действия безлики. Они одинаковы для любого рода задач – на развитие или на поддержание сложившейся ситуации. Безусловно, те, что относятся к разделу «на развитие», мы назначаем на срок, когда сможем за них приняться. А те, что касаются текучки, – почти всегда на срок, когда их необходимо сделать.

Единственный критерий приоритета – время начала задачи. Чем она срочнее, тем важнее.

Если дать себе волю и ранжировать задачи по разделам «нет приоритета», «низкий», «средний» и «высокий», то большинство обретет «высокий» и станет красного цвета. Отлично! Теперь нужно выбрать среди них самую важную. Для этого придется ввести еще один приоритет, а потом еще один и еще. Увы, в программе такой системы нет. Функцией приоритетов можно пользоваться, только если среди всех задач есть одна и только одна суперважная. Когда мы обсудим тему «ежедневный обзор», то полнее раскроем вопрос с приоритетами и тем, как они формируют список дел «на сегодня».

Мы уделили достаточно времени описанию всех этапов анализа, теперь можно приступать к работе. Приготовьтесь: то, что мы будем делать сейчас, займет много времени. Однако это самая важная часть внедрения. Благодаря ей достигаются несколько целей:

• очищаются Накопители;

• уничтожается мусор;

• создается навык создания элементарных действий и использования инструментов GTD;

• заполняется таск-менеджер и формируются списки элементарных действий;

• делаются Архивы.

Старайтесь не прерываться, пока полностью не очистите один из Накопителей. Если это не получается (например, в нем очень много того, что нужно анализировать), делайте небольшие перерывы. Используйте гимнастику, чтобы отвлечься и отдохнуть. Ну а сейчас приступим к заданию.

Задание

1. Выберите и установите таск-менеджер, которым будете пользоваться (список тех, что я рекомендую, и краткие инструкции к ним см. в Приложении).

2. Распечатайте Алгоритм[10] и положите так, чтобы он был перед глазами.

3. Выберите Накопитель, который вы хотите очистить первым, по одной штуке извлекайте из него то, что будете анализировать, и проводите анализ по Алгоритму.

4. Заносите элементарные действия в таск-менеджер.

5. Очистите так все Накопители.