Эффективное использование времени

Эффективное использование времени

Стратегия лайф-менеджмента подразумевает, что вы должны научиться использовать время с максимальной пользой для себя, а не наоборот – когда время начинает управлять вашими эмоциями и степенью удовлетворения.

Из-за нехватки времени для достижения каких-либо поставленных задач вы реагируете беспокойством, тревогой, которые порождают стресс. Складывается ситуация, когда вы перегружаете собственные возможности, происходит нервное и физическое истощение. Вам приходится концентрироваться исключительно на одном моменте, который составляют запросы и проблемы, имеющие место быть именно в этот промежуток времени. Продуктивность действий падает. Необходимо перенести внимание на происходящее в настоящем, изменить негативное восприятие будущего – «я не успею», «будут негативные последствия» – на ожидание позитивного будущего, постараться взять под контроль тот отрезок времени, который у вас есть. Мы забываем порой, что время – это относительное понятие, а наш опыт и знания, а также итог работы не зависят от промежутка времени, а только от нашей мозговой деятельности, концентрации и сосредоточенности.

Нехватка времени или его избыток, который вы еще и тратите впустую – это следствия ошибок в организации дел.

Отсутствие конкретных представлений о том, чем вы хотите заниматься и что вы хотите иметь в вашем обозримом и необозримом будущем, мешает рационально воспринимать время и эффективно его использовать. Личные цели очень важны в организации времени: если у вас есть цели, значит, вы знаете, к чему вы стремитесь, и примерно можете рассчитать время и ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения тех или иных задач на пути к цели. Когда у человека нет целей, время начинает казаться не столь ценным, и оно, как говорится, уходит впустую.

А как часто бывает такое, что вы беретесь за все сразу и в итоге ничего не успеваете? У вас есть несколько заданий, вы беретесь за одно и, не успев довести его до конца, беретесь за другое. Итоги будут неутешительными: качество работы окажется низким или, что хуже, к сроку сдачи работы вы просто не успеете закончить начатое. И время опять окажется потраченным впустую. Привычка браться за слишком многое – это самая распространенная ошибка среди руководителей. Связано это в некоторой степени и с переоценкой собственных возможностей и одновременно с преуменьшением способностей подчиненных. Пытаясь взять все под собственный контроль, руководитель рискует не только потерять авторитет, но и снизить эффективность работы всей организации.

Несомненно, составление списков дел, причем обязательно с отметками о приоритетности каждого дела, и планирование на более долгие периоды помогут в организации времени. Но никакой список не поможет, если вы не позволяете себе отдыхать. Важность отдыха крайне велика в системе правильного планирования жизни. Вы работаете всегда и везде, берете работу на дом, трудитесь в отпуске? Это так же плохо, как и частые перерывы в работе, из-за которых невозможно сосредоточиться должным образом на выполнении дел. Непрерывное решение задач, горы бумаг, телефонные звонки могут отнять у вас последние силы, а на лечение неврозов уйдет гораздо больше времени.

Ну что ж, если вы обнаружили среди описанных выше ошибок свойственные вам, то необходимо срочно переходить к их устранению. Рассмотрим несколько упражнений и советов для того, чтобы научиться эффективно использовать время.

Замечали ли вы, что когда полностью захвачены процессом, поглощены работой, то как будто теряется счет времени? Это так называемая способность искажать время. Научиться специально искажать время для собственных достижений – полезное умение. Попробуйте добавить к чему-то, на что уходит много времени, дополнительный компонент, который позволяет ускорить ваше восприятие времени. Например, вы выделяете полчаса на пробежку, но вам действительно с трудом даются каждый день физические упражнения. Совместите бег с прослушиванием любимой музыки, а лучше аудиокниг или аудиокурсов по языку, лекций по истории искусств. Новая информация поглотит ваше внимание, полчаса пролетят быстрее, чем раньше.

Учиться на опыте других – максимально эффективный способ привыкнуть тратить время с умом. Таким образом, вы пропустите долгий путь методов и ошибок и сохраните, возможно, даже несколько лет для реализации новых идей. На помощь вам придут практические занятия по тайм-менеджменту, а также семинары, курсы, общение на форумах с тем, кто уже выработал свою стратегию и оптимально распределяет время. Перенимайте опыт, если хотите максимально сэкономить время.

При составлении списков дел располагайте их не в порядке срочности, а по приоритетности. Огромное количество дел сложно закончить, а к вечеру вы почувствуете неудовлетворенность из-за того, что ничего не успели. Поэтому концентрируйтесь на наиболее важных делах дня и недели. Обретение нового опыта и чувство уважения к себе после завершения того или иного дела поднимет вам настроение, вызвав чувство уверенности.

Ориентируйтесь на свои «биологические часы». Ученые давно пришли к выводу, что биоритм человека напрямую определяет активность мозга, в том числе циклы физической, умственной и эмоциональной активности. Поэтому попробуйте понаблюдать за собой и своим организмом, чтобы выяснить, в какое время суток вы чувствуете себя максимально активным. Определив, в какое время вы наиболее работоспособны, попытайтесь в дальнейшем эти часы посвящать важным заданиям или проектам, наиболее приоритетным в вашем плане. Разобравшись со своими биоритмами, попытайтесь составить режим дня, в котором намеченные дела будут выпадать на благоприятные для этого часы. Подойдите к этому творчески: визуализируйте свои «часы» в рисунке, на котором будут отображены периоды активности и часы спада энергии. Но ни в коем случае не доводите организм до состояния перегруженности. Прислушиваясь к своим биоритмам, вы тем самым избегаете переработки и сопутствующие ей стрессовые ситуации.