Система
Система
Как добиться результатов в чем-либо? По моему опыту и наблюдениям, в любом деле очень помогает система.
Система – это целенаправленное выполнение небольших продуманных действий на пути к конкретной большой цели.
Еще система – это выстроенная определенным способом структура организации какого-либо дела, при которой достигается «закольцованность» этого вида деятельности. Все действия имеют смысл. Каждый шаг следует один за другим и является логичным продолжением предыдущего. При этом выполнение конкретных действий при необходимости может быть поручено кому-либо другому – например, вашему сотруднику. Вы сами можете в этой системе уже больше не участвовать (при желании): вы создали эту систему, она функционирует без вас, приносит доход. Хотя все-таки полностью из алгоритма функционирования системы выйти не удастся: в ваших обязанностях остается контроль за работой данной системы.
Приведу примеры.
Первый пример создания системы.
Человек решает для себя, что он хочет быть стройным, красивым, подкачанным. Что ему надо делать?
1. Создание и визуализация соответствующего мыслеобраза.
То есть человек представляет себя стройным, без пивного живота, с прокачанными мышцами рук, ног, пресса, спины. Представляет, как он себя ощущает в достигнутой ситуации, как он чувствует тонус организма, тонус жизни!
2. Проработка плана действий в реальности.
Здесь, кстати, существует очень интересный инструмент планирования. Я его называю, по аналогии с термином Роберта Кийосаки, «принцип недотягивания». В чем его суть?
При данном принципе вы составляете свой план таким образом, чтобы после выполнения конкретных небольших шагов у вас оставалось чувство небольшой недоработки, «недовыкладки». Чтобы было такое ощущение, что вы можете больше сделать прямо здесь и сейчас, но чуть не доделываете. Результат: вы не выжаты как лимон после определенных действий. Наоборот, чувствуете, что у вас еще остались силы.
В нашем примере применение данного принципа будет выглядеть так. Человек чувствует, что может бегать на стадионе, подтягиваться и делать упражнения на брусьях 3 раза в неделю (или считает, что для скорейшей реализации своей мечты ему надо это делать именно 3 раза в неделю). Так вот, в плане он прописывает себе занятия всего 2 раза в неделю. Далее, он считает, что сможет (или ему нужно) пробегать каждый тренировочный день по 7 кругов. В плане он прописывает 5 кругов, и так далее.
Смысл «принципа недотягивания» в двух моментах.
? Вам нужно создать систему занятий спортом, привыкнуть к такому образу жизни, приучить организм к этому, поэтому надо все делать постепенно.
? Вы не насилуете свой организм, выжимая из него все соки. К следующему тренировочному дню у вас могут появиться не только силы для занятий, но и желание! Ведь в прошлый раз организм не перетрудился, наоборот, получил удовольствие от деятельности, так почему бы ему не заняться этой деятельностью снова? Да еще и с радостью!?
У меня перед глазами было достаточно примеров, когда прекрасный порыв приводит человека на стадион, он начинает все делать по максимуму, после лежит полдня с чувством выполненного, а скорее, даже перевыполненного долга. Так проходит две недели, а затем наступает переломный момент, когда организм решает за хозяина: «А что, можно и пропустить занятие, ничего страшного не случится, ведь мы же так выложились в прошлые разы!» Все. После одного пропущенного тренировочного дня шансы вновь вернуться в русло плана составляют, по моему опыту, порядка 50 процентов. И с каждым новым пропущенным занятием они уменьшаются еще процентов на 20. Когда же занятия вошли в привычку (стали системой), их уже так просто не прогуляешь! Сам организм будет говорить: «Пойдем пробежимся, я ловлю от этого кайф! Как же так, мы пропустим все это? Я уже привык, что каждый вторник и пятницу мы бегаем. Ну, пошли!» То есть, организм уже занимает другую сторону в этом вопросе. И весь успех в том, что данная деятельность стала привычкой. Хорошей доброй привычкой!
Но вернемся ко второму пункту: к проработке плана действий в реальности. План должен быть подробным, доскональным. Если не сильно себе представляете, какие действия необходимы для реализации цели, то до начала написания плана надо из разнообразных источников узнать, хотя бы теоретически, что и как надо делать. Потом, по ходу выполнения плана, его можно будет скорректировать.
3. Выполнение написанного плана.
4. Сравнение реальных результатов с визуализацией, с первоначальным мыслеобразом.
5. Достижение идентичности реальных достижений и мыслеобраза
или
5. Корректировка плана действий
и
6. Достижение идентичности реальности достижений и мыслеобраза.
Корректировок может быть сколько угодно, лишь бы в итоге реальность и мечта совпали!
Второй пример создания системы.
Я занимаюсь инвестированием в недвижимость и хочу, чтобы эта сфера моей деятельности функционировала без меня.
* * *
Для чего это надо? Каждый может по-своему ответить на этот вопрос (а может и не отвечать, потому как ему это, вполне вероятно, и не надо). Лично для меня это требуется для того, чтобы иметь определенную степень свободы. Участвуя в функционировании системы, я отдаю (свое) время, а хотел бы использовать его по-другому. То есть, когда-то я вложил много времени в рождение этого бизнеса, в его функционирование, в изучение того, как это все работает; теперь же мне, помимо этого вида деятельности, хочется заниматься другими вещами. Поэтому я создаю систему и высвобождаю время для других своих проектов. Мое детище работает без моего непосредственного участия, и я получаю от этого моральное и материальное удовлетворение. Разве это не кайф!? Это экстаз!
То есть очень помогает в создании системы понимание того, для чего она тебе нужна!
* * *
А теперь – непосредственно к созданию системы.
Для начала надо определить, какой комплекс функций выполняется для обеспечения жизнедеятельности бизнеса. При этом, чем он будет доскональнее прописан, тем лучше. В моем случае это выглядит так.
Функциональная деятельность по инвестированию в коммерческую недвижимость
1. Поиск недвижимости.
2. Анализ недвижимости.
3. Выбор недвижимости.
4. Определение источников инвестиционных средств.
5. Покупка недвижимости.
6. Ремонт недвижимости (в случае необходимости).
7. Заключение договоров с ресурсоснабжающими организациями или с управляющей компанией.
8. Поиск арендаторов.
9. Заключение договоров с арендаторами.
10. Наладка почтового обеспечения недвижимости.
11. Выставление счетов на оплату аренды.
12. Контроль оплаты аренды.
13. Оплата коммунальных услуг ресурсоснабжающим организациям или управляющей компании.
14. Оплата налогов на доходы, сборов.
15. Подготовка и подача налоговой декларации (в случае необходимости).
16. Оплата налогов на имущество.
17. Поддержание технического и эксплуатационного состояния недвижимости (текущий ремонт, капитальный ремонт со временем).
18. Дальнейшее распределение полученных доходов.
Далее определяем, кто выполняет данные обязанности на данный момент и кому можно их делегировать. Сведем данные в таблицу.
То есть благодаря такому незатейливому способу представления информации сразу видно, кто чем может и должен заниматься. Пункты 1–5 являются ключевыми для этого вида бизнеса, точнее сказать, бизнесобразующими. То есть без выполнения этих пунктов необходимость в остальных пунктах отпадает. Это не значит, что пункты с 6 по 18 не важны или второстепенны: без их выполнения также нет смысла в первых пяти пунктах. Просто эти первые пять – бизнесобразующие, а с 6 по 18 пункты – бизнесобеспечивающие!
Понятно, например, что при крупных масштабах этой деятельности пункты с 1 по 5 могут делегироваться уже таким структурам, как риелторским, консалтинговым, аналитическим, кредитным, юридическим отделам этого же самого бизнеса или аутсорсинговым компаниям. Но при описываемой ситуации, когда создатель или собственник бизнеса находится только на стадии набора сотрудников и вообще создания какой-либо мало-мальски действующей системы, эти вопросы, скорее всего, все же останутся в его непосредственной компетенции. Не все сразу: для начала делегируйте технические функции – бизнесобеспечивающие; придет время, задумаетесь и над бизнесобразующими!
Но все же к помощи аутсорсингового риелтора или риелторской фирмы можно прибегнуть уже сейчас: в вопросах поиска и покупки недвижимости (пункты 1 и 5). При покупке недвижимости также потребуется помощь юристов, которая может быть предоставлена за дополнительную плату в риелторской фирме.
Из таблицы также видно, что сотрудник 1 – это менеджер, сотрудник 2 – бухгалтер. Есть вариант: не нанимать пока полноценного бухгалтера, а нанять приходящего или отдать эти функции на аутсорсинг специализированной фирме. Все зависит от масштабов и, следовательно, от того, сколько вы можете платить за данные услуги.
Подводя итог, делаю заключение, что для того, чтобы не быть постоянно привязанным к деятельности, надо провести следующие мероприятия:
1) Нанять сотрудника 1 – менеджера с выполнением функций 7, 8, 9, 10, 12 и частично – 6 и 17;
2) нанять приходящего сотрудника 2 – бухгалтера для выполнения функций 11, 13, 14, 15, 16 и частично – 18;
3) при выполнении пунктов 1 и 5 (поиск и покупка недвижимости) привлекать риелторскую фирму с юридическим сопровождением сделок.
Эти минимальные шаги позволят вам чувствовать себя более свободно. Вы создали систему! Поздравляю! Из 18 пунктов «технологической цепочки» за вами осталось выполнение 1–5 пунктов и стратегической части пункта 18 (техническая часть пункта 18 – за привлеченным бухгалтером). И, конечно же, контроль за выполнением остальных функций, которые вы делегировали.
За высвободившееся время вам, конечно, придется заплатить частью своей прибыли (плата сотрудникам и привлеченным специалистам), но это того стоит!
Данный текст является ознакомительным фрагментом.