Сдаем работу клиенту

Сдаем работу клиенту

Приучайте всех в своем агентстве, и прежде всего себя, обмениваться с клиентом файлами только в формате PDF. Это не блажь, это элементарная безопасность. Файл в формате PDF невозможно изменить, поэтому обязательно включайте в файл дату его созданию, номер версии документа (если есть) и любую другую служебную информацию, которая позволит безошибочно идентифицировать документ.

В моей практике были ситуации, когда клиент принимал работу, а в печать был отдан совсем другой файл с промежуточным результатом. Если вы не хотите платить за перепечатку тиража клиента, всегда высылайте готовую работу в формате PDF.

Всегда высылайте клиенту файл вместе с сопроводительным письмом. В этом письме нужно не только указать, что работа выполнена, но и провести краткий обзор того, что было сделано и почему это было сделано именно так.

Сопроводительное письмо практически всегда будете писать именно вы. Если работу выполнял редактор, установите для него правило писать сопроводительное письмо для вас, и вы на основе этого письма составите сопроводительное письмо для клиента.

Не позволяйте редактору напрямую общаться с клиентом. Если заказчик настаивает и этого не избежать, возьмите общение на себя, сказав, что это вы являетесь исполнителем заказа. Часто клиент может сильно надавить на редактора, заставить его выполнять работу, которая не была оплачена. Поэтому все переговоры с клиентом должен вести либо менеджер по продажам, либо вы сами.

После отправки выполненной работы вместе с сопроводительным письмом менеджер звонит клиенту и уточняет, получил ли он материалы. В этот момент менеджер должен также уточнить, когда ему перезвонить, чтобы обсудить выполненную работу. Не затягивайте этот звонок – лучше его сделать через день после того, как заказ отправлен клиенту.