Ошибки в учетных регистрах

Ошибки в учетных регистрах

По определению каждый «учетный регистр» соответствует балансовому счету. Другими словами, все сделки, относящиеся к отдельным счетам — например, по кассе, оборудованию и т. д., разносятся по соответствующим позициям в соответствующих учетных регистрах. Точность сальдо в данной книге часто проверяется тем, что общая сумма всех средств должна быть равна сумме всех обязательств плюс стоимость собственного капитала. Многие аферы включают в себя манипуляции с дебиторской и кредиторской задолженностью покупателей и поставщиков. В большинстве компаний имеются контрольные бухгалтерские регистры, сумма по которым должна всегда равняться сумме документов всех отдельных клиентов и поставщиков. К симптомам мошенничества с учетными регистрами относятся два наиболее типичных:

1.  Итог   по   какому-либо   регистру   не   соответствует сальдо счета по балансу.

2.  Аналитическая учетность не соответствует синтетической.

Первый симптом может указывать на мошенничество, при котором концы в воду упрятаны еще не до конца. Например, какой-нибудь жулик может расхищать оборудование (средства), но не имеет возможности зарегистрировать это за счет затрат, то есть повлиять на правую часть основного уравнения бухгалтерского учета. В этом случае фактическое наличие оборудования, проверяемое методом физического подсчета (инвентаризации), будет ниже, чем количество оборудования, отраженное в бухгалтерском учете, и баланс по счету «оборудование» сходиться не будет. Еще одним примером несходящегося баланса может быть кража наличности без возможности записать пропавшие деньги в расходы. В этом случае общие средства будут меньше, чем все обязательства плюс собственный капитал.

Второй симптом в учетных регистрах свидетельствует о манипуляциях с балансами по отдельным клиентам или поставщикам, когда в главной книге изменения не делались. В этом случае сумма операций по счетам отдельных клиентов или поставщиков не сходится с балансом по главной книге.

Примером мошенничества, обнаруженного благодаря этому симптому, может служить афера, проведенная работницей бухгалтерии одного небольшого банка, занимавшейся проверкой счетов. При помощи приведенной ниже схемы она совершила растрату более 3 миллионов долларов из банка, который имел активов всего на 30 миллионов.

Марджори Е. работала в бухгалтерии Первого национального банка в Атланте и совершила растрату более 3 миллионов долларов. Использовала она два разных способа. Первый из них включал в себя выписку чеков на свой счет в этом же Первом национальном, благодаря чему она покупала дорогие произведения искусства, драгоценности, автомобили, мебель и делала другие дорогостоящие приобретения. Затем, когда ее чек поступал в этот банк (входящим кассовым письмом), она уменьшала общий баланс по текущим счетам, но чеки изымала до того, как их можно было обработать и вычесть сумму покупки из ее личного счета. В результате подобных действий баланс по текущим счетам в главной книге был меньше, чем сумма всех текущих счетов клиентов. Второй ее способ заключался в том, что она совершала вклады на свой счет при помощи чеков, выписанных на другие банки, и изымала чеки еще до того, как они были отправлены в исходящих кассовых письмах. Таким образом, сумма на ее текущих счетах в других банках никогда не уменьшалась. Денег на этих счетах было недостаточно, чтобы покрыть выписанные ею чеки, если бы те дошли до стадии обработки. В результате этого способа сумма по текущим счетам увеличивалась, но общий баланс по главной книге не возрастал.

Оба этих способа приводили к тому, что сальдо по контрольному регистру не соответствовало итогу по индивидуальным счетам клиентов (в сторону занижения). С течением времени, пока Марджори выписывала все новые и новые чеки, разница между итогом по индивидуальным текущим счетам и сальдо по контрольному регистру увеличивалась все сильнее.

Для сокрытия своих действий и чтобы не дать ревизорам обнаружить ее аферу, в конце каждого отчетного периода Марджори изымала какие-либо уже использованные ранее официальные банковские чеки (кассовые чеки) и отправляла их в исходящем кассовом письме в Федеральный Резервный банк. Поскольку там все процедуры автоматизированы, никто лично не проверял эти чеки и не мог заметить, что они проходили уже по нескольку раз. (Фактически, некоторые из них даже почернели от многократной обработки.) Этой афере способствовала политика Федерального Резервного банка по выдаче незамедлительного кредита Первому национальному на сумму, равную той, что содержалась в его исходящих кассовых письмах. На следующий день, когда чеки обрабатывались в ходе обычной банковской процедуры, Федеральный Резервный осознавал, что эти официальные чеки были выписаны не на другие банки, а на сам Первый национальный, и возвращал свой первоначально выданный ему кредит. Это снова нарушало баланс Первого национального, но всего на один день, когда проводилась аудиторская проверка баланс по банковским книгам сходился, и вся «недостача» была «спрятана» в Федеральном Резервном банке. Поскольку финансовая отчетность готовилась всегда на конкретную дату, то для аудиторов банковский баланс всегда сходился.

Эта афера могла бы быть легко обнаружена, если бы кто-нибудь обратил внимание на то, что хотя баланс в конце каждого месяца сходился, в остальные дни это было не так. Руководство банка ежедневно получало сведения о состоянии дел, где было видно, что баланс по отдельным текущим счетам не сходится с балансом в финансовой отчетности. Несмотря на это, никаких вопросов не задавалось. Аферу можно было бы обнаружить и в том случае, если бы кто-нибудь обратил внимание и на другие симптомы, например, на некоторые слабости внутрибанковского контроля, на то, что у Марджори были серьезные конфликты с коллегами по работе, что она вела образ жизни, требовавший гораздо больше денег, чем она могла себе позволить, судя по ее зарплате. Кроме того, в этом банке раньше уже были случаи манипуляций с индивидуальными текущими счетами, что доказывало необходимость внедрения таких процедур, которые бы сделали эту аферу невозможной. Как ни странно, это мошенничество оставалось не раскрытым до тех пор, пока Марджори не доигралась до того, что один из чеков, который она использовала несколько раз, был выброшен из сортировочной машины Федерального Резервного банка по причине полной его нечитаемости –он был совершенно черным.