Как ставить задачу

Поставить задачу подчиненному — отдельный важный навык. Самый простой способ — рассказать, что и как делать, на уровне детализации по алгоритму выполнения. Например: «Бери мешки с песком с грузовика и укладывай вокруг здания». Как правило, такой подход характерен для неопытного руководителя.

Опытный скажет следующее: «Миша, смотри, тут метеорологи говорят, что ожидается сильный дождь. Два года назад у нас после сильных дождей начало подтапливать здание. Если мы не хотим потом откачивать воду с первого этажа и ремонтировать тут все — а мы не хотим, — то надо построить вокруг здания баррикаду из мешков. Тогда вода к нам не зайдет. Вот водитель подвез сами мешки. Я могу быть уверен, что к вечеру тут будет правильная баррикада и ночью нас не затопит?»

Задача из описания процесса превращается в описание смысла, цели и результата. И уже после того, как дело сделано. Чем сложнее задача, тем больше нужно смысла и цели и меньше процесса. Сотрудник сам с удовольствием разобьет это на алгоритм и попробует сделать. Если он не очень опытный, стоит прямо при постановке спросить его, как он будет решать задачу и в какие сроки какой кусок сделает. Получится план-график, который будет не очень точным поначалу, но позволит контролировать исполнение не в конце, а в процессе.

Да, и убедитесь, что человек понимает: решение задачи — не показ первого результата, а сдача в эксплуатацию. Точно будут правки и согласования, возможно, что-то придется доделать или переделать. Поэтому надо планировать сроки так, чтобы к нужному моменту оказаться не с непригодной работой, а с готовой штукой. Дождь ждать не будет. Коллеги в соседнем бизнес-процессе тоже.

По методологии при постановке задачи надо определить следующее.

• Четкую цель. Не «Разберись с этим там, как его», а «Подготовь вместе с юристом претензию». А то может оказаться, что вы имели в виду «удовлетворить клиента», а сотрудник решит разобраться с ним в меру своего понимания. А вам потом прятать тело.

• Измеримость или возможность проверить результат. Главный вопрос — как понять, что задача решена. В случае с мешками — если нет щелей, через которые может протечь вода. Результат — здание не затопило, а измеримость — высота баррикады и ее непрерывность.

• Принципиальную достижимость. Можно, конечно, ставить недостижимые задачи, но, как правило, пару раз. Дальше сотрудники просто не будут их решать. Человек должен чувствовать, что может взять это препятствие.

• Срок. Задача без сроков будет выполнена в ближайшее никогда.

Для неопытного подчиненного задача подробно объясняется и проговаривается. Затем человек должен попытаться рассказать, как он ее будет решать. Это нужно для того, чтобы убедиться, что вы оба одинаково поняли ситуацию, смысл задачи и желаемый результат. Скорее всего, по ходу этого процесса возникнут вопросы — надо будет обдумать будущее, представить каждый этап решения задачи — и понять, какие грабли могут ждать по дороге. Обсудить их и ответить на вопросы. Продумать риски, обговорить, что делать, если что-то из этих рисков сработает.