2.4. Составление планов дня с помощью метода «Альпы»

Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), т.е. если вы имеете конкретный план расхода времени.

- Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.

- Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

- Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.

- Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

- В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.

- Благодаря контролю результатов дня у вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день).

- За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.

- Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование вашей личной методики работы

- Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, вы ограничиваетесь только самым существенным. Если вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день.

- Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми вы считаете поставленные цели, тем больше сил вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.

Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия. Даже если вам кажется, что вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль (учет несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что вы хотите или должны сделать на следующий день:

- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

- невыполненное накануне;

- добавившиеся дела;

- сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "План дня":

В — визиты, совещания;

Д — делегирование дел;

К — контроль;

П — в процессе, в деле;

ПК — поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;

С — секретарша;

Т — телефонные разговоры;

Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);

В — г-н Мюллер (программа ЭВМ);

В — г-н Шульте (экспертная оценка);

П — проект изучения рынка;

Т — г-н Шмидт (статистика сбыта);

ПР — г-н Гюнтер (письмо);

Ч — специальный журнал для менеджеров;

Т — г-н Майер (нехватка персонала);

Т — Хельмут (вечерняя пробежка).

Немного тренировки, и вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

- в первом приближении распределять их по приоритетности;

- подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;

- перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т.п.).

Пример:

П — проект изучения рынка

В — Шульте (экспертная оценка)

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили)

Ч — специальный журнал для менеджеров

Т — Шмидт (статистика сбыта)

Непродолжительные работы

ПР — Гюнтер (письмо)

Т — Мюллер (программа ЭВМ)

Т — Майер (нехватка персонала)

«Телефонный» блок

Т — Хельмут (вечерняя пробежка)

Однако это только начало составления вашего плана дня. Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.

Вторая стадия: оценка длительности акций

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.

Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.

Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу вы отвели определенное время. Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.

Третья стадия: резервирование времени про запас

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.

Если вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если вы запланировали более 60% своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

- Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).

- Перепроверьте скалькулированную вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности,

- Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).

В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:

Пятая стадия: контроль и перенос несделанного

Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и то же дело вы переносите многократно, то оно становится для вас обузой, и тогда существуют две возможности:

- вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;

- вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).

Рационализация использования времени с помощью бюрографии

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например:

Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать. При помощи бюрографии вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.

Что дает метод «Альпы»!

Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут вам многократный выигрыш во времени. Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу метода.

20 преимуществ метода «Альпы»

— Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

— Планирование следующего дня.

— Четкое представление о задачах дня.

— Упорядочение течения дня.

— Преодоление забывчивости.

— Концентрация на наиболее существенном.

— Уменьшение объема «бумажной» работы.

— Достижение целей дня.

— Выделение более важных и менее важных дел.

— Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

— Рационализация посредством группировки задач.

— Сокращение помех и нежелательных перерывов.

— Самодисциплина при выполнении задач.

— Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

— Спокойное восприятие непредусмотренных событий.

— Улучшение самоконтроля.

— Ощущение успеха в конце рабочего дня.

— Повышение удовлетворенности и мотивации.

— Рост личных результатов.

— Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени!

Старайтесь каждый день выигрывать 1 час времени — «золотой час»!

Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы». Это потребует некоторой самодисциплины, но вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.

Когда вы начнете? Может быть, завтра?

Дата ___________

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Психологическая подоплека

Уже по пути домой и по пути на работу утром ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.

Как поступать дальше?

1. Минимум, за что надо взяться наряду с подробными планами дня, — это годовой план в общих чертах.

2. Следующим шагом вы можете дополнительно ввести декадный, а затем месячный план.

3. Интегрированное, непрерывное планирование времени охватывает также квартальный план и включает, таким образом, все стадии системы планирования времени — от расширенного годового плана до плана дня.

4. В соответствии со своими наклонностями и представлениями о целях в профессиональной и личной сферах вы можете расширить систему в итоге до составления планов нескольких периодов жизни и всей жизни в целом. В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять, вероятно, наиболее эффективное средство личного самоменеджмента — дневник времени.