0.2. Инвентаризация времени. Рабочий стиль, который вы до сих пор практиковали (самоанализ)
Предпосылкой того, что в вашем личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление о том, куда уходит ваше время, что конкретно и как вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным.
Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.
«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки:
- не известно, на что вообще расходуется время;
- не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;
- не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;
- не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность. Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем вы тратите, вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента.
Анализ использования времени
Первый шаг — составление инвентарной описи всех видов деятельности, в которых вы участвовали как руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы:
- анализ видов деятельности и расхода времени;
- листок «дневных помех» (перерывов в работе).
Заполните последовательно и без пропусков эти две анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе. Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честными и самокритичными, даже если у вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими.
Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение. Только честный анализ, предназначенный исключительно для вашего личного употребления, подскажет вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.
Анализ видов деятельности и расхода времени № Вид деятельности, занятий Интервал времени (от—до) Продолжительность (мин) А Б В Г Листок «дневных помех» № Помехи Интервал времени (от—до) Телефонный разговор или посетитель Кто? Пометки, например, причины «помех»Указания по методу записи (инвентаризации времени): не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения; старайтесь производить немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от вашей инвентаризации времени).
К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»:
- ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени;
- поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.
К формуляру «Дневные помехи»:
- заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т.п.;
Фиксируйте все, что вас отрывает от дел:
- Н — начальник;
- Ко — коллега по профессии;
- П — подчиненный;
- С — секретарша;
- Кл — клиент;
- Пос — поставщик;
- Сем — семья;
- Пр — прочие.
При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как вам внезапно пришло в голову, что вы должны позвонить господину «Н»!).
Два исходных пункта инвентаризации времени. Прежде чем вы приступите к оценке результатов анкет, вы должны определить, в каком виде вы могли бы получить итоги. В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты. Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.
Анализ сильных сторон
Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.
В этом смысле вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!
- Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.
- Последовательно применяйте в повседневной практике уже известные вам принципы самоменджмента!
Анализ слабых сторон
Как только вы вскроете свои личные слабые стороны, вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую вы держите в руках!
- Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени». После того как бы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.
1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям:
А — Была ли работа необходимой?
Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В».
— Да — Нет
Б — Были ли оправданы затраты времени?
— Да — Нет
В — Выло ли целесообразным выполнение работы?
— Да — Нет
Г — Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?
— Да — Нет
Занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку.
2. Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (?ПД).
3. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым вы дали ответ «нет» (?Ан, ?Бн, ?Вн, ?ГН).
4. Проведите расчеты по следующим соотношениям:
а) ?Ан/?Пд * 100%
Если окажется, что более чем на 10% ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);
б) ?Бн/?пд * 100%.
Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п. — см. гл. 2 и 4);
в) ?Вн/?Пд * 100%
Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6);
г) ?Г/?Пд * 100%
Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.п. — см. гл. 4 и 5).
Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту!
Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект!
- Обработка данных формуляра «Анализ помех».
Попытайтесь определить факторы, отвлекающие вас, и причины «помех».
Вопросы для обработки данных:
- какие «помехи» по вашей оценке были наиболее дорогостоящими?
- какие телефонные звонки оказались бесполезными?
- какие посещения были ненужными?
- какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?
- какие посещения могли бы быть короче или эффективнее?
- кто наиболее часто и без пользы отвлекал вас от дел? какие срочные меры вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к вам не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов?
Предложите сотруднику готовиться к разговору, например с помощью «Плана собеседований» в виде листка-памятки (см. 6.3). Тем самым вы вынудите его настраиваться на четкую постановку вопросов и напомните ему о необходимости иметь при себе соответствующие документы.
Анализ временных потерь
Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки вашего стиля. С помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов проанализируйте практиковавшийся вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.
Каков оказался ваш результат?
Пусть вас не обескураживает большое число отмеченных вами слабых мест. После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля вы можете с лучшим знанием проблемы приступить к изучению отдельных глав данной книги.
Все поставленные здесь вопросы будут в дальнейшем подробно рассмотрены. Попробуйте теперь по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым вы способствуете целеориентированной проработке последующего изложения.
Важнейшие причины потерь времени
1. _________________________________
2. _________________________________
3. _________________________________
И т.д.
Анализ «поглотителей» времени
Попытайтесь в заключение идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.
Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать "нет".
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Задумайтесь над этим:
Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, вы уже сможете добиться значительного повышения своей продуктивности. В процессе чтения этой книги вы получите целый ряд импульсов, для того чтобы подступиться к комплексам проблем.
Поскольку никто лучше вас не знает ваших проблем в части организации труда, постольку вы уже сейчас должны начать практиковать активный самоменеджмент. Прежде всего проанализируйте в тезисном порядке ваши «поглотители» времени и найдите способы их устранить.
«Поглотитель» времени Возможные причины потерь времени Меры по устранениюДополните список после проработки отдельных глав.