4.4. Индивидуальный рабочий стиль / саморазгрузка
Важным фактором ваших успехов в работе выступает ваш личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками.
Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.
Нижеследующие вопросы должны помочь вам лучше присмотреться к своему рабочему стилю. Отметьте, пожалуйста, по каждому вопросу тот ответ, который больше всех соответствует вашим наклонностям. Используйте для этих целей также опыт, приобретенный вами при проработке начальной главы.
Чем больше сумма набранных вами баллов, тем больше вы сами себе мешаете работать!
В последующем изложении вы найдете целый ряд советов и предложений по избавлению от тех вредных привычек в работе, которые могут стоить очень много времени («поглотителей времени»). Укажите те меры, которые вы хотели бы использовать в ближайшее время, в самоанкете в конце гл. 4.
Исходя из специфики своей работы и своих личных качеств вы должны подходить к совершенствованию своей техники труда как к непрерывному процессу и быть готовым к тому, чтобы постоянно воспринимать все новые побудительные импульсы и интегрировать их в свой персональный рабочий стиль.
Самооценка. Мой личный рабочий стиль Почти никогда (0) Иногда (1) Часто (2) Почти всегда (3) Предрасположены ли вы к тому, чтобы: 1) откладывать выполнение неприятных дел? 2) отодвигать во времени принятие срочных, но неприятных решений? 3) перестраховываться, заручаясь мнением других, при принятии неприятных или тяжелых решений? 4) все делать самому? 5) заниматься несколькими проблемами одновременно? 6) работать в суете и спешке? 7) приниматься за работу без предварительного поиска лучших подходов к делу? 8) прерывать начатую работу, чтобы заняться другими делами? 9) откладывать выполнение трудных задач после первоначальной их обработки? 10) работать неконцентрированно, несобранно? 11) работать по 2 часа и более без перерыва? 12) часто не доводить дело до конца из-за того, что вас постоянно отвлекают? 13) расходовать ценное для вас время на отдельные специальные задачи или второстепенные дела? 14) заниматься чужими делами лишь потому, что они вас заинтересовали? 15) браться в любое время за любую задачу из-за того, что вы не можете сказать «нет»? 16) заниматься почти безнадежной конфронтацией, например поиском виновных в ошибке или борьбой с бюрократическим аппаратом предприятия? 17) стремиться к безупречному выполнению задач и в тех областях, где этого не требуется? 18) стараться знать все факты? 19) проявлять инициативу лишь по принуждению? 20) стремиться всегда помочь другим при решении их проблем? Баллы за каждый положительный ответ 0 1 2 3 Общая сумма «Поглотители времени», мешающие привычки Возможная причина, подоплека Меры / решения 1 2 3 Отсутствие целей, приоритетов или планов дня Отсутствие системы планирования Обзаведитесь дневником времени Успехи достигаются и без планирования Учитывайте, что запланированная активность намного чаще ведет к хорошим результатам, чем незапланированная Бытующее мнение о том, что каждый день протекает по-своему и непредвиденное все равно не поддается планированию Задумайтесь над тем, что многие менеджеры вновь и вновь одинаково растрачивают впустую свое время. Планирование же создает резерв для непредвиденного и для действительно важных дел (управленческих функций) Функциональная ориентация (действия опережают мышление) Признайте, что успех чаще сопутствует тем, кто определенно знает, зачем он что-то делает (или не делает) Попытки слишком много сделать за один раз Затраты времени не планируется Сформулируйте цели, устанавливайте приоритеты, планируйте свое время Концентрация усилий на спешных делах Наряду со срочностью учитывайте важность дел, поручайте другим то, что можно поручить Слишком широкий круг интересов Ограничивайтесь самым существенным (лучше меньше, да лучше) Нерешительность Боязнь допустить ошибку Не забывайте, что на ошибках, как известно, учатся Нерациональный процесс принятия решений Соберите информацию, установите цели, исследуйте проверенную технику принятия решений и последовательно проводите решения в жизнь Стремление знать все факты (перфекционизм) Признайте неизбежность риска. Принимайте решения даже без знания всех фактов. Часто бывает лучше посредственное решение, чем никакое Недостаток инициативы, отсутствие мотивации Найдите причины возможной неудовлетворенности (отношение к работе, амбиции, отношения с шефом, подчиненными и т.п.) Спешка, нетерпение Отсутствие плана на день Накануне вечером надо планировать задачи, которые обязательно должны быть выполнены на следующий день Отсутствие оценок рабочих заданий Проводите различие между срочностью и важностью и каждый день устанавливайте очередность своих дел Стремление сделать слишком много в короткое время Меньше делайте сами и больше поручайте (правило Эйзенхауэра) Нетерпение, забота о деталях Последовательно и правильно выполняйте все задачи. Экономьте время на том, чтобы не начинать все сначала и не подвергать сделанное переработке Неспособность сказать «нет» Боязнь обидеть кого-либо Честный ответ не должен быть обидным. Пример: «Мне очень жаль, но я вынужден сделать вам следующее предложение…» Отсутствие готовых отговорок Лучшим извинением служит честное признание, что у вас нет времени. Предпосылка к тому, чтобы сказать «нет», состоит в том, что вы ежедневно планируете свою работу и знаете ограниченность своего времени Желание понравиться (коллега, который готов прийти на помощь) Если вы не сможете оправдать возлагаемые на вас надежды, то это же обернется бумерангом против вас. В результате могут возникнуть негативные последствия Потребность помочь другим Знать меру. Это качество может быстро стать привычкой и порождать соответствующие ожидания у других Недоведение намеченного до конца Отсутствие приоритетов Устанавливайте приоритеты по критериям срочности и важности, в первую очередь выполняйте задачи высшей приоритетности Отсутствие конечных сроков Для всех важных задач устанавливайте реалистичный срок (в плане дня) и придерживайтесь его Нерешительность Вырабатывайте волевые качества своего характера Дезорганизованость, «заваленный» письменный стол Отсутствие системы Все важное записывайте в дневнике времени и «подшивайте» отдельные записки Перенос сроков Беритесь в первую очередь за действительно самые важные дела. Устанавливайте сами себе конечные сроки Все «ложится» на стол Обязуйте своего секретаря отсортировывать маловажную корреспонденцию и направлять подчиненным те запросы, на которые они могут ответить без вашей помощи Боязнь потерять обзор С дневником времени и листком «обзора событий» (см. гл. 6) вы будете иметь, лучшую базу информации, чем с грудой документов на письменном столе. На нем должны находиться только те документы, которые вам действительно нужны для текущей работыПути к саморазгрузке
Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.
- Зачем вообще это делать?
- Почему именно я?
- Почему именно сейчас?
- Почему в этой форме?
Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на вашем письменном столе! Они помогут вам удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня. Пояснения к отдельным вопросам саморазгрузки.
Зачем вообще это делать?
? Исключить!
- Действительно ли необходимо предпринимать эту служебную поездку, читать этот доклад, составлять это письмо и т.д. и т.п.?
- Должен ли я вести деловые записи по этому процессу, регулярно вести эту статистику, просматривать входящую почту, не пропуская ничего?
- Действительно ли надо принимать этого посетителя, реагировать на этот телефонный звонок, ответить на этот вопрос?
- Нужно ли это совещание? Должен ли я действительно принимать участие в этом совещании (или празднике)?
Эти и подобные самокритичные вопросы нередко могут помочь уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
Обходитесь поэкономнее со своим временным капиталом, особенно если речь идет о менее важных вещах!
Почему именно я?
? Поручить!
- Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-то другой, нельзя ли ее делегировать?
- Действительно ли это в моей компетенции?
- Не занимаюсь ли я вопросами второстепенного значения, которые, собственно, не должны были бы меня касаться?
- Не имеет ли место попытка обратного делегирования?
- Соответствует ли выполняемое моим задачам и целям?
Эти вопросы должны удержать вас от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому.
Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте возможности делегирования! Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и вашими сотрудниками.
Почему именно теперь?
? Установить оптимальные сроки!
- Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить именно сейчас?
- Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?
- Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в другое время?
- Подошло ли действительно время для этой задачи (с учетом приоритетности АБВ, графика работоспособности и т.д.)?
Эти вопросы уберегут вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять в итоге слишком много времени.
Работайте над сроками и старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда», «в пятницу, в течение дня» и т.п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
Почему в этой форме?
? Рационализировать!
- Надо ли отвечать на письмо таким же подробным письмом? (Поговорить по телефону вместо того, чтобы диктовать!)
- Могу ли я при выполнении этой задачи применить новые организационные формы, новые средства и методы работы?
- Как я могу упростить и рационализировать этот процесс?
Пусть эти и подобные вопросы натолкнут вас на новые идеи относительно организации вашего труда. Помните об известной шутке: «Зачем так просто, если можно сложно!». Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.
Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности исполнения