6.6. Рациональное ведение корреспонденции

Потери времени руководителя в связи с неудовлетворительным ведением корреспонденции значительны. Обязательный разбор почты занимает часто более одного часа в день.

С обработкой входящей почты, составлением стандартных посланий и индивидуальных писем, профессиональной диктовкой и т.п. возникают потери времени, которых можно было бы в значительной части избежать при рациональной постановке дела. Нижеследующие советы должны помочь вам справляться с этими задачами категорий В и Б с меньшими затратами времени.

Рациональная обработка входящей почты

1. Предупредите о том, чтобы вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для вас значение, и откажитесь от всей «рутинной почты».

2. Поручите делать предварительную рассортировку входящей почты (например, по приоритетности) и раскладку ее в специальные папки.

3. Распорядитесь о том, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы.

4. Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправляться в корзину для бумаг.

5. При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.

6. Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, ключевые слова предстоящего ответа, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т.п. Пользуйтесь в этих целях имеющимися формулярами.

7. Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назначению.

8. Обрабатывайте письмо по возможности сразу после получения, т.е. во время просмотра почты.

9. Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.

Цель заключается в том, чтобы каждое письмо брать по возможности только один раз в сутки

Устройте себе ящик для почты с тремя отделениями:

- к немедленному исполнению;

- к повторному рассмотрению;

- в архив.

Рациональная обработка корреспонденции (исходящей почты)

Собираетесь ли вы составить стандартное послание или написать частное письмо, вы должны обязательно руководствоваться основным принципом:

Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое!

И ваши деловые партнеры будут вам благодарны, если будут получать от вас краткие и рационально составленные послания. Нижеследующие наставления помогут вам сэкономить «только» минуты, которые в течение месяца складываются в часы. Кроме того, о всяком предприятии, подразделении или о служащем судят по тому, насколько споро, неординарно и надежно составляются деловые бумаги.

1. Рационализация корреспонденции путем немедленного ответа.

Напишите от руки на полученном вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи «Согласен».

Еще больше экономит время штемпель или наклейка с трафаретной надписью.

Преимущества немедленного ответа состоят в том, что вы экономите время на диктовке или на подробном написании, ваш партнер получает ответ (обратной почтой и на 50% сокращается бумагооборот.

2. Рационализация корреспонденции посредством писем-копий.

Немедленно ответить вы можете и в том случае, если вы на основе имеющегося в вашем распоряжении текста (проспекта, каталога, объявления, статьи в прессе и т.д.) хотите сделать запрос или заказ.

Наложите на оригинал соответствующего текста свою визитную карточку, наклейку с адресом, краткое письмо или что-либо подобное и скопируйте оба документа. Напишите на копии от руки свою просьбу (запрос, заявление, заказ), например: «Прошу прислать 2 экземпляра», и отошлите этот листок адресату.

Преимущества этого способа:

- вам не нужно формулировать самим или поручать кому-либо составить письмо;

- адресат сразу узнает, о чем идет речь, поскольку получит обратно свои же материалы.

3. Рационализация корреспонденции с помощью «писем-маятников».

Этот метод, называемый также «блицответ», рекомендуется для тех случаев, когда ваше сообщение предполагает немедленный ответ, причем тексты обоих писем можно сделать весьма краткими.

Формуляр «письма-маятника»:

Составьте аналогичный формуляр и пошлите оригинал адресату (копию в дело). После получения ответа копию можно уничтожить.

Преимущества этого принципа:

- небольшая площадь, отведенная для сообщения и ответа, принуждает к краткости;

- отправитель и получатель имеют одновременно перед глазами и предложение, и ответ;

- оба партнера по корреспонденции используют лишь один-единственный лист с текстом;

- отправителю ответа не требуется повторять атрибутику делового письма.

4. Рационализация корреспонденции путем облегчения ответа (согласования с партнером).

Поскольку вы ожидаете краткого, но быстрого ответа на свое письмо, вы можете освободить своего партнера от ненужной работы: посылайте ему письма в двух экземплярах с таким, например, упоминанием в тексте: «Пожалуйста, используйте прилагаемую копию для написания от руки краткого ответа!».

5. Рационализация корреспонденции с использованием стандартных бланков для кратких писем.

Используйте различные формуляры, бланки и стандартные сопроводительные записки для кратких сообщений, выдачи заказов, записи телефонных разговоров, циркуляров, заявок и т.п., если вам надо сделать краткое стандартное сообщение или отослать в качестве приложения материалы, которые нуждаются только в небольшом пояснении.

Преимущества стандартных бланков: вам не надо много писать или диктовать, достаточно проставить ключевые слова и обозначения. Такого рода послания производят зачастую лучшее впечатление, чем красивые, но не рациональные письма!

6. Рационализация корреспонденции за счет работы над текстом.

Настоящий бум вызвали в последнее время микрокомпьютеры (называемые также персональными), которые за 5000—10000 марок позволяют различным учреждениям, отдельным подразделениям, мелким фирмам, адвокатам, врачам и так называемым нормальным потребителям наряду с использованием прочих программ работать над собственным текстом.

Со снижением цен и прогрессом микроэлектроники это средство рационализации становится все более привлекательным. Преимущество: программирование писем экономит много времени и позволяет сохранить форму лично вами составленного послания.

7. Рациональное составление индивидуальных писем.

В конце концов в немалом числе случаев по причинам представительства или из-за нестандартности содержания вам бывает необходимо написать индивидуальное письмо.

- Собирайте отдельные письма для «серийного производства», например используя папку «Корреспонденция».

- Подготавливайте процесс написания или диктовки, подбирая необходимые материалы, записывая ключевые слова и т.п.

- Используйте краткие наброски с наглядной фиксацией основных пунктов, чтобы затем полностью сконцентрироваться на формулировании.

- Диктуйте простые письма на магнитофон (диктофон) или лучше делегируйте составление письма, задавая секретарю только ключевые слова, носящие основную смысловую нагрузку (см. «Обработка входящей почты»),

- Проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.

8. Рационализация корреспонденции с помощью профессиональной диктовки.

Мы исходим из того, что вы знакомы с техническими приемами рациональной диктовки и потому ограничимся лишь некоторыми методическими указаниями.

- Диктуйте на пленку вместо того, чтобы диктовать стенографистке. В последнем случае вы блокируете время двух лиц одновременно; в то время как вы будете наговаривать второе письмо, первое может быть напечатано с магнитофонной пленки.

- Для диктовки кратких текстов используйте незаполненные промежутки времени или время вынужденных пауз (в автомобиле, вагоне поезда, самолете и т.д.).

- Краткие тексты, особенно если они не очень важные, диктуйте блоками.

9. Рационализация корреспонденции путем самоограничения.

Избегайте ненужного бумагооборота, избавляйтесь от привычки записывать или диктовать по любому мало-мальски значительному поводу.

10. Рационализация корреспонденции за счет целеориентированности в работе.

Перед составлением каждого письма спрашивайте себя, какой цели вы хотите достичь. Всегда предварительно обдумывайте, что вы хотите сообщить другому лицу.