4.1. Организационные принципы распорядка дня

Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу:

«Работа должна подчиняться мне, а не наоборот»

Следующие правила и принципы должны послужить для вас импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характера обязывающих рекомендаций. Некоторые из них, возможно, вызовут у вас улыбку. Однако они хорошо зарекомендовали себя в различных рабочих ситуациях.

Оцените отдельные принципы исходя из того, насколько вы готовы их уже сейчас практиковать, просто испробовать или вообще отвергнуть. Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Для вас этот стиль — самый лучший. 25 организационных принципов во временном аспекте можно разделить на 3 группы:

Правила начала дня

(1) Начинать день с позитивным настроением

Старайтесь для каждого дня находить какое-либо позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для ваших успехов или неудач.

Каждое утро задавайте себе три вопроса:

- Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?

- Как этот день может приблизить меня к моим целям?

- Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, провести тренировку, расслабиться и т.п.)?

Продумайте также следующие моменты:

- С кем я сегодня встречусь?

- Кому бы я мог доставить радость, принести пользу?

- Какие трудности и проблемы может мне «уготовить» этот день? Как их преодолеть позитивным образом? По утрам находите всегда для себя пару минут, прежде чем вы займетесь «стандартной утренней программой».

(2) Хорошо позавтракать и без спешки — на работу

Не выспавшись, с неохотой, может быть, без нормального завтрака, как можно скорей на работу — подобный старт может очень легко испортить день! Позволяйте себе обильный завтрак (заряд энергии на целый день!) и отправляйтесь, по возможности без спешки, на работу. И не говорите, что у вас нет для этого времени. Это вопрос установления приоритетов (ранний подъем — ранний отход ко сну)!

(3) Начинайте работу по возможности в одно и то же время

Человек — пленник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе. Вы сможете таким образом поддерживать сами себя «в кондиции» и приступать к работе в определенное время дня.

(4) Перепроверка плана дня

Пересмотрите свой составленный накануне вечером план, оценивая степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, и внесите необходимые корректировки. Сформулируйте реалистичный план на весь день!

(5) Вначале — ключевые задачи

Менеджеры, которым сопутствует успех, читают свою корреспонденцию не в первую очередь, а лишь тогда, когда выполнен целый ряд важных дел (задачи А), — во входящей дневной почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

Поэтому начинайте с важнейших задач дня (высшего приоритета) перед чтением газет, корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня ваших коллег и подчиненных!

(6) Приступать без «раскачки»

Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, например на послеобеденное. Тем самым вы выигрываете время для последующих отвлечений и непредусмотренных дел.

(7) Согласовывать план дня с секретарем

Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину

Томас Конеллан

Ваш секретарь является вашим важнейшим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для вашей деятельности.

Ему вы должны посвятить первое время вашего рабочего дня, даже если это только пара минут. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и цели дня! Он должен «получить» это время, поскольку тогда он будет эффективнее работать и оградит вас от всех ненужных помех.

(8) Утром заниматься сложными и важными делами

Когда вы выполните основную задачу дня (п. 5), переходите к следующей по важности задаче. Вскоре вы будете настолько заняты текущими делами и разного рода отвлечениями, что вы вряд ли сможете уделить Достаточно времени важнейшим вопросам.

Если вы начнете с самых сложных и важных задач и будете последовательно придерживаться этого, вы гарантируете, что в конце дня по крайней мере самые важные дела будут сделаны или начаты.

Правила, касающиеся хода дня

(9) Хорошая подготовка к работе

Необходимость и преимущества достаточной подготовки к работе (ПР) на производстве неоспоримы, там имеются даже специальные подготовительные цехи.

В коммерческом секторе с помощью хорошей ПР можно вскрыть дополнительные существенные резервы рационализации и сэкономить общее время за счет сокращения времени на исполнение (см. 2.1). Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования!

(10) Влиять на фиксацию сроков

Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в ваши планы, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты.

Это часто получается легче, чем вы думаете. Что касается регулярных встреч (например, ежедневных или еженедельных), то обращайте внимание прежде всего на то, чтобы было выбрано удобное для вас время их проведения.

(11) Избегать действий, вызывающих обратную реакцию

Активные и коммуникабельные руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и вызывают тем самым соответствующую реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка.

Как скоро из одноразового участия из чистого интереса в каком-либо совещании возникает новый срок, протокол, ситуационный доклад или даже группа по разработке проекта? Перепроверяйте поэтому все свои акции (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т.п.) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции!

(12) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы

На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.

Когда решается крупная проблема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на передний план

Купер

Помните всегда о том, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств. Старайтесь по возможности отклонять дополнительные срочные дела.

Проверяйте предстоящие дела по следующим критериям:

- с какими потерями вы должны будете считаться, если вы отложите то или иное дело или вообще ничего не предпримете;

- необходимо ли ваше личное участие;

- нельзя ли решить проблему иными способами, например поручив ее другому лицу.

(13) Избегать незапланированных импульсивных действий

Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо по телефону, обдумайте хорошенько, необходимо ли это отвлечение для вашей текущей работы, имеет ли оно смысл.

Как правило, импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку не соблюдаются установленные приоритеты. Однако зачастую бывает, что при выполнении задачи вы наталкиваетесь на интересную идею или важную информацию. В этом случае сделайте краткую запись и обработайте ее позднее, в более удобное время.

Эту рекомендацию, конечно, не надо понимать так, что вы должны отказаться от всякой спонтанности в работе. Иногда и спонтанно возникающие паузы или беседы с коллегами могут быть полезными и интересными.

(14) Своевременно делать паузы/соблюдать размеренный темп

Как часто и когда вы делаете перерывы в работе? Рассматривайте паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха.

- Предусматривайте регулярные, но короткие паузы!

- При расслаблении старайтесь двигаться, снабжая по возможности организм кислородом.

- Во время длительных пауз повышайте свою работоспособность, например в рамках вашей дневной тренировочной программы.

- Делайте перерывы и при проведении совещаний.

Очень часто наиболее плодотворные идеи возникают именно в подобной разряженной атмосфере. Чтобы получить наибольший регенерирующий эффект от перерыва в работе, надо предусматривать его в рамках периода относительно высокой производительности, до того, как полностью исчезнет способность к концентрации.

Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению. Отсюда следует, что паузы надо прерывать по истечении 10 минут, но делать их более частыми.

Вспомните, например, о крупных японских предприятиях, где успешно практикуется система коротких перерывов с групповой производственной гимнастикой. Размеренный рабочий ритм. В средне- и долгосрочном плане суета и спешка стоят больших затрат труда и времени, чем усредненный размеренный темп, не говоря уже о воздействии стресса на ваше здоровье!

(15) Небольшие однородные задачи выполнять сериями

Вследствие производимых в разовом порядке кратких телефонных звонков, сообщений, спонтанного проведения «летучек» и чтения корреспонденции теряется масса времени. Расправляйтесь с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки.

Данный метод имеет то решающее преимущество, что вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью.

Благодаря концентрированности и непрерывности процесса вы экономите время. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут:

1 x 60 минут < 6 x 10 минут

Собирайте также в один блок весь тот материал для чтения, который вам надо только просмотреть. Рабочий блок не должен быть слишком длительным (от 30 до 60 минут), поскольку иначе ваш телефон будет Долго занят, что может вызвать некоторое беспокойство.

Оцените, какие возможности для рационализации работы предоставляет принцип «серийного производства». Даже если выигрываются отдельные минуты, за день они складываются в половину часа или даже в целый час!

(16) Рационально завершать начатое

Отвлечение от основной задачи «стоит» немал времени, поскольку по возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже проделанное однажды. Вследствие нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются ваши способности к творчеству и решению проблем.

Избегайте поэтому «скачков в работе» и всегда старайтесь начатое доводить до конца (или прерывать в целесообразном месте). Предусматривайте для своей работы достаточно времени, в паузах или в последние минуты перед тем, как встать из-за стола, намечайте задачу, которую вы можете успеть завершить в оставшееся время.

Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые вы не успели проработать до конца, предложения по решению и все прочее, что поможет вам как можно быстрее возобновить незаконченное дело. Помните о том, что нет лучшей возможности выполнить задачу категории А, чем «засесть» за нее самому и работать до полного ее разрешения.

(17) Использовать временные промежутки

Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на «холостые ходы». Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.

Задавайте себе «временной вопрос Лакей на»: Как я могу эти минуты использовать с наибольшей пользой? Если вы продуктивно реализуете в течение дня возникающие промежутки времени, то в течение недели вы получите дополнительное время в свое распоряжение.

(18) Работать антициклично

Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея.

Учитывайте в своем распорядке дня спокойные и «беспокойные» периоды. На нижеследующем графике «дневных помех» показано течение типичного рабочего дня в конторе.

Попытайтесь на основе заполненного вами листка «дневных помех» составить ваш график «помех» и сравните его с изображением выше. Чем больше вы будете обращать внимание на рабочие привычки ваших коллег и деловых партнеров, тем меньше вы подвергнетесь опасности принятия спонтанных решений и тем меньше вас будут отрывать от работы.

Поэтому работайте антициклично, то есть:

- в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач;

- «беспокойный» период используйте для выполнения Дел категории В, т.е. как запланированное «про запас» (40%) время;

- не принимайтесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом;

- старайтесь приходить пораньше утром и уходить побыстрее вечером.

(19) Выкраивать спокойный час

Для выполнения важных дел требуется спокойная обстановка — это азбучная истина, но как воплотить ее в жизнь? Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не может помешать. Таким образом, вы назначаете время — возможно самое важное для вас:

Время для себя (1 час)!

Занесите это время в свой план дня так же, как вы отводите время на совещания или на визит посетителей. Подобный период никем не нарушаемой концентрированности существенно повысит продуктивность вашего труда.

Используйте это время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации или для других задач, которые зачастую тонут в суете дня.

Отгородите себя на это время от внешнего мира — лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свою комнату, предварительно предупредив, что « вас нет на месте».

(20) Контролировать время и планы

Во время совещаний и при других видах деятельности нередко поначалу расточают время, а в последние 20% времени обсуждают 80% вопросов, подлежащих рассмотрению. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т.п.!

Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня вы будете испытывать неудовлетворенность.

Правила завершения рабочего дня

(21) Завершать несделанное

Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.

(22) Контроль за результатами и самоконтроль

Сравнение намеченного в вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда, самостоятельную функцию самоменеджмента, описанную в гл. 5.

(23) План на следующий день

План на следующий день составляйте еще накануне вечером! Проверяйте, какие задачи не могут быть решены удовлетворительно или не могут быть решены совсем и подлежат переносу на следующий день. Разработайте, пользуясь дневником времени, план на следующий день с установлением целей, приоритетов, Делегированием и т.п. (см. 2.4).

(24) Домой — с хорошим настроением

Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпровождение.

Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом, например бегом м трусцой (джогингом). 10 минут движения на свежем воздухе ежедневно — этоого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму.

(25) Каждый день должен иметь свою кульминацию

В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для вашей жизни. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем.

Какие возможности вы видите для себя (семья, дети, театр, концерт, хорошая книга, общество друзей, прогулка, размышления и т.п.), чтобы день достиг своей кульминации?

Какие дополнительные возможности лучшей организации труда вы могли бы использовать?

1. _______________________

2. _______________________

3. _______________________

4. _______________________

Какие организационные принципы распорядка дня после прочтения этого раздела вы хотите практиковать, усовершенствовать или опробовать?