Место проведения

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников переговоров или «нейтральная полоса». При выборе места проведения переговоров следует оценить все плюсы и минусы, учитывая, в частности, такие параметры, как материальные затраты (стоимость возможной аренды помещения, используемой аппаратуры, подготовку и тиражирование документов, покупку канцелярских принадлежностей, минеральной воды и т. п.), сложность организационных моментов, необходимость согласований и пр.

Если вы приглашаете партнера к себе, то это означает, что он должен из привычного окружения попасть в чужое для него место. Поскольку вы находитесь «дома», то чувствуете себя более уверенно – вы контролируете ситуацию больше, чем другая сторона, все необходимые данные находятся у вас под рукой, при необходимости возможна быстрая консультация с кем-то из сотрудников и т. д. Именно в такой обстановке вы будете чувствовать себя максимально комфортно. Напротив, ваш партнер должен сначала сориентироваться в новом окружении.

В то же время при проведении переговоров на своей территории на вас накладываются некоторые обязанности и ограничения: во?первых, вы как хозяин должны будете вести разговор и следить за тем, чтобы в разговоре не возникало долгих пауз (более 6 секунд) – свидетельства окончания беседы, а во?вторых, у вас не будет возможности при неблагоприятном стечении обстоятельств в любой момент прервать переговоры и покинуть помещение. Кроме того, ваш партнер, естественно, намного больше узнает о вас, находясь на вашей территории, – он видит размер и интерьер помещения, качество оборудования, получает впечатление о вашем рабочем климате и пр. Если бы встреча состоялась у него, то он многого о вас не узнал бы.

Все перечисленное действует в противоположной ситуации (когда вы – гость) точно так же.

Остается еще возможность выбрать нейтральное место для проведения переговоров. Если говорить о пространстве, то у партнеров будет одна и та же исходная позиция, но такой выбор приведет к более высоким материальным и временным издержкам со стороны инициатора переговоров.

Практика показывает, что обычно арендуют конференц-залы крупных отелей, бизнес-центров или другие помещения, предназначенные для проведения культурных и общественных мероприятий, и у организаторов всегда есть возможность заранее на сайте компании посмотреть расположение залов, их обстановку, дизайн и пр.

Существует комплексная услуга по организации деловых переговоров – конференц-пакет, который в стандартном варианте включает предоставление в аренду помещения для встречи, необходимого оборудования, а также организацию буфетного обслуживания участников переговоров (варианты конференц-меню: эконом-класс, бизнес-класс, делюкс и супер). При необходимости пакет может быть дополнен, к примеру, обеспечением синхронного или параллельного перевода, предоставлением средств копировальной техники, резервного оборудования и пр.