Встреча и размещение участников

Если принято решение о проведении переговоров на территории вашей компании, хорошим тоном считается встретить гостей у входа в вестибюле на первом этаже здания. Если компания арендует помещение в бизнес-центре, желательно встретить гостей в зоне reception на первом (что предпочтительнее) или на своем этаже. Встречающим может быть административный помощник, сотрудник протокольного отдела или зоны reception. Он показывает, где можно оставить верхнюю одежду, где находятся мужская и дамская комнаты (т. к. перед общим зеркалом в холле не принято приводить в порядок прическу, одежду, поправлять макияж и т. д.), и провожает гостей до помещения, где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация в полном составе уже находится в этом помещении. Появление кого-то (а на практике часто главы принимающей стороны) после входа гостей является моветоном. При этом важно, чтобы все присутствующие, включая главу делегации хозяев, стояли, а не сидели. Второй вариант – когда обе делегации одновременно заходят в комнату для переговоров.

В то же время, если это высокие гости, их может встретить «у порога» глава принимающей стороны и лично проводить в комнату для переговоров. Этой рекомендации следует придерживаться, если компания имеет собственное здание, когда есть возможность выйти к парадному подъезду, а не в случае аренды помещения в многоэтажном бизнес-центре. Во время проводов гостей провожают либо до выхода из комнаты переговоров, либо до лифта, либо до выхода из здания, а в отдельных случаях даже ждут пока гости отъедут на машине.

Атмосфера ведения переговоров во многом зависит от того, как вы рассадите участников. В официальной обстановке чаще всего используется порядок размещения участников, взятый из дипломатической практики, когда главы сторон-участниц переговоров сидят в центре прямоугольного стола, друг напротив друга, рядом с ними справа – вторые лица, а слева находятся переводчики (если это международные переговоры). Далее (или вместо переводчиков) – другие члены делегации по статусу. Иногда слева от главы делегации сидит не третий по статусу член делегации, а главный эксперт, статус которого формально может быть ниже, но при обсуждении темы переговоров его мнение является решающим.

Если в переговорах участвуют только двое, то по возможности садитесь так, чтобы ваш партнер по переговорам сидел рядом с вами, но под углом, а не напротив вас. Если вы хотите подчеркнуть уважение к партнеру, садитесь слева от него.

При проведении международных переговоров для исключения позиции соперничества при трехсторонней (и более) встрече участников переговоров лучше всего использовать круглый стол. В этом случае рассадка производится по алфавиту по названиям стран-участниц переговоров на рабочем языке встречи. Рассадка может быть как по часовой, так и против часовой стрелки. Если, к примеру, в переговорах участвует три стороны, то за круглым столом главы делегаций садятся на равном расстоянии друг от друга, а члены делегаций в большинстве случаев рассаживаются с обеих сторон от них.

В переговорной комнате при рассадке за прямоугольным столом хозяева обычно занимают место напротив входной двери, чтобы контролировать вход в помещение, а гостям предлагают места лицом к окну. Это стандартная рассадка в европейской переговорной практике, и этой рекомендацией следует руководствоваться, но всегда есть «вариации на тему», поскольку переговорные комнаты могут быть очень разными, а в некоторых даже нет окон. Главное – рассадить участников встречи так, чтобы это был дух диалога, мирного сотрудничества и общения. При рассадке гостей постарайтесь учитывать все нюансы расположения, в т. ч. связанные с национальными особенностями. К примеру, в Японии самым почетным считается наиболее удаленное от дверей место.

Рассаживаются за столом переговоров только после того, как свое место займет глава принимающей стороны. После того как все участники займут свои места за столом переговоров, доступ в комнату должен быть прекращен.

Специалисты по переговорам не советуют создавать «два фронта». В неофициальной обстановке при рассадке постарайтесь использовать смешение вместо разделения. Рассадите участников переговоров таким образом, чтобы рядом с членом одной команды сидел бы член другой команды, т. к. это облегчает откровенный обмен мнениями.

Еще один важный совет: обеспечьте себе прямой зрительный контакт с теми, кому будут адресованы ваши предложения.