Подготовка повестки дня

Повестка дня – хороший способ управления ходом переговоров. Повестка дня делает для другой стороны весьма затруднительной возможность уклониться от обсуждения неприятного для них вопроса. Если же вы не хотите обсуждать ту или иную тему или еще не готовы к ее обсуждению, не включайте ее в перечень вопросов повестки дня. Вместо этого вы можете включить интересующий вас вопрос.

Повестка дня – это промежуточный документ на этапе подготовки переговоров. Она включает заголовок (повестка дня переговоров по теме…), перечисление вопросов для обсуждения, последовательность, в какой вы собираетесь обсуждать эти вопросы, период времени, отведенный на обсуждение этих вопросов, фамилии и должности докладчиков. Количество вопросов в повестке дня может быть самым разным, но оно должно соотноситься с отведенным на переговоры временем, а также важностью основных обсуждаемых вопросов. Составляя повестку дня, необходимо поставить обсуждение наиболее значимых вопросов на первое место. Каждый вопрос формулируется, начиная с предлогов «о» или «об». Допускается включение в повестку дня даты, времени и места проведения переговоров. В таком виде повестка дня передается представителям другой стороны. Не забывайте о том, что повестка дня только предлагает, но не диктует тематику и последовательность вопросов для обсуждения.

Предложите своим партнерам заранее передать вам пожелания по изменениям, добавлениям с их стороны. В случае молчания за два-три дня до начала переговоров свяжитесь с ними и узнайте, имеются ли у них какие-то предложения по изменению повестки дня.

После рассмотрения повестки дня сторонами-участницами переговоров и ее возможной корректировки, два экземпляра повестки дня сохраняются до дня начала переговоров.

Обычно вместе с повесткой дня партнерам по переговорам рассылаются проект договора или соглашения, различные справочно-информационные материалы, с которыми следует ознакомиться до начала переговоров. Также партнерам могут быть отправлены тезисы основного доклада главы делегации с вашей стороны.