Подготовка плана переговоров

В общем виде план переговоров должен содержать следующие организационные моменты:

• Место, дату и время встречи.

• Состав участников.

• Ответственного за подготовку помещения для переговоров.

• Ответственного за подготовку справочных материалов (образцов товаров, каталогов, рекламных проспектов и т. п.).

• Ответственного за оповещение участников.

• Ответственного за подготовку повестки дня.

• Ответственного за подготовку программы пребывания гостей.

• Ответственного за организацию транспортного обслуживания участников переговоров.

• Ответственного за встречу и проводы представителей другой стороны.

• Ответственного за подготовку пропусков для делегации гостей.

• Ответственного за организацию угощения в ходе переговоров.

• Ответственного за приобретение цветов, подарков или сувениров.

• Ответственного за организацию и проведение приема после переговоров, делового обеда или ужина (если это в программе).

• Ответственного за организацию культурной программы (если в этом будет необходимость).

Также необходимо подготовить организационно-распорядительную документацию и своевременно составить смету расходов.

Обратите внимание на такой деликатный вопрос как размещение гостей. Ясность по этому вопросу должна быть у участников уже на подготовительном этапе переговоров. Почти всегда приезжающие сами бронируют номера в отеле, но в редких случаях принимающая сторона выбирает гостиницу в соответствии со статусом приезжающих и, следовательно, берет на себя все расходы (в рамках будущего взаимозачета).