FAQ

1. Когда наводишь справки о потенциальном поставщике, каким сведениям стоит доверять?

Вопрос интересный и в то же время сложный. Все зависит от того, кого вы выбрали «экспертом» по кандидатуре потенциального поставщика. Разумеется, наводить справки необходимо, но вот кто может дать максимально объективную информацию, а кто нет? Если есть возможность пообщаться с другими клиентами интересующего вас продавца, это будет познавательно.

Иногда имеет смысл попросить самого поставщика назвать тех клиентов, которые могли бы «дать рекомендации». Хотя, конечно, надо помнить, что тех, кто мог бы дать негативную оценку его работе, вряд ли назовут.

Можно поинтересоваться мнением о поставщике у его конкурентов — обычно компании, работающие на одном и том же рынке, знают друг о друге все или почти все.

Однако полагаться на мнение конкурента тоже не совсем правильно. Поэтому верить лучше всего своим глазам — т. е. впечатлениям от увиденного в офисе или на производстве. Или своим ушам — тому, что вам обещает поставщик. При условии, что все услышанные вами обещания будут обязательно отражены в заключаемом договоре.

Есть еще такие источники сведений, как Интернет и официальная статистика. Например, таможенная статистика, которая содержит сведения об импорте-экспорте самых разных товаров с обязательной ссылкой на импортера (экспортера).

В любом случае чего точно не рекомендую делать — так это полагаться только на один-единственный источник информации.

2. Нужно ли обязательно запрашивать у каждого нового поставщика учредительные документы, баланс, справки из банка и налоговой инспекции, разные свидетельства и сертификаты?

Конечно, можно потребовать у поставщика какие угодно документы. И можно даже их получить. Вопрос в том, насколько это нужно.

С точки зрения логики смысл в запросе документов, подтверждающих законность существования компании, есть у той стороны, которая несет большие финансовые, правовые, имущественные и прочие риски, заключая сделку. То есть если вы договариваетесь о сделке на условиях оплаты по факту поставки, скорее всего учредительные и прочие документы будет запрашивать поставщик у вас.

А вот если поставка товара будет осуществляться на условиях предоплаты, уже у вас есть смысл запросить документы у поставщика. Теоретически можно запросить даже тот же бухгалтерский баланс, по которому можно рассчитать и коэффициент ликвидности, и кучу других коэффициентов, свидетельствующих о финансовой устойчивости или неустойчивости компании.

Однако на практике этого почти никто не делает, потому что баланс — это всего лишь остановившееся мгновенье, мертвый слепок с хозяйственно-финансовой деятельности предприятия на определенную дату (ну прямо как фотография); балансы делаются в первую очередь для контролирующих органов, а не для фактического отражения существующего положения вещей; предоставить свой бухгалтерский баланс сторонней организации готова далеко не каждая фирма.

И, кроме всего прочего, надо помнить, что даже наличие у вас под рукой всех запрошенных вами документов и их безупречность совсем не гарантируют успешной сделки.

3. Как можно максимально просто и коротко дать определение «хорошего поставщика»?

Если коротко, то хороший поставщик — это тот, с кем за всю сделку вам приходится общаться не больше трех раз.

Первый раз при заключении сделки (заказе товара), второй — когда поставщик сообщает вам об отправке товара или когда вам сообщают о поступлении товара на ваш склад, третий — когда он высылает вам счета на оплату. Второй и третий пункты могут меняться местами.

Если вы общаетесь намного чаще, потому что у поставщика возникает множество разных вопросов к вам или у вас возникают разные вопросы и претензии к нему, — значит, все не столь радужно и ваш поставщик далек от идеала.

4. Классифицируют ли каким-то образом поставщиков закупщики?

Помимо описанных мной традиционных методов оценки поставщиков (например, ежегодной аттестации), многие закупщики ведут электронную базу данных, отмечая их разными значками, «флажками» и цветами в зависимости от основных отличительных черт или каких-то отдельно выбранных характеристик.

Обычно это очень неформальная, но зато самая объективная «классификация», поскольку параметры, по которым оценивается поставщик, подбирает сам закупщик. Естественно, разные параметры имеют разную степень важности. Например, некоторые делят поставщиков по видам оплаты, другие — по скорости выполнения заявки, третьи — по ценовой категории или товарной группе и т. д.

Чаще всего у закупщика есть рабочий файл в компьютере, в котором в произвольной форме отражается вся необходимая ему информация. Выглядеть он может совершенно непритязательно, например так, как показано в табл. 7.

5. Что делать, если поставщики жалуются начальству?

В первую очередь не показывать им, что их вмешательство что-то изменило в вашем отношении к ним. Пусть даже начальство устроило вам «выволочку» Из-за очередной жалобы о том, что вы не предоставили какую-то информацию или грубо разговаривали по телефону.

Начальству лучше напрямую не возражать, хотя какое-то время спустя, когда эмоции слегка улягутся, лучше спокойно объяснить, что у вас были уважительные причины для подобного поведения (если это правда) или что это гнусные инсинуации злобного поставщика (если это неправда).

А вот лебезить перед поставщиком-жалобщиком категорически не советую. Во-первых, вы немедленно подорвете свой авторитет («Ага, теперь как шелковый стал!»), а во-вторых, поняв, что этот способ действует, «обиженный» поставщик будет жаловаться на вас начальству при любом удобном случае.

Таблица 7. Образец «рабочей» базы данных поставщиков

В принципе, любой поставщик исходит из того, что не фирмы покупают и не фирмы отказывают в покупке. Это делают люди. Если кто-то в фирме упорно отказывается с ними работать и никакие доводы на него не действуют, его обычно стараются купить. А если не получается, пытаются дискредитировать в глазах руководства. Например, информацией о том, что строптивый закупщик во вред своей компании «сидит на откате» у конкурентов.

Если у вас доверительные отношения с руководителем, лучший вариант — заранее предупреждать его о возникающих конфликтах и возможных кознях отвергнутых поставщиков.

6. Что делать, если конфликт с поставщиком зашел в тупик?

Такое бывает, и достаточно часто. То есть это тот самый случай, когда каждый идет «на принцип» и ни за что не хочет уступать. В этом случае нужно честно и откровенно ответить себе всего на один вопрос: кто больше нуждается в другом — поставщик или закупщик?

Если у вас нет выбора и вы нуждаетесь в этом поставщике, в его товарах или услугах, придется первому остановить «гонку вооружений», взять паузу, хорошенько обдумать, как можно выйти из ситуации с минимальными потерями, и начать восстанавливать мир. Главное, что надо помнить — нельзя показывать поставщику, что вы нуждаетесь в нем сильнее, чем он в вас.

Лучше всего замаскировать свое отступление под временное перемирие, «аванс» в счет будущего сотрудничества или решение «дать еще один шанс» поставщику.

Ну а если вы можете найти альтернативу строптивому поставщику либо сотрудничество именно с этой компанией для вас не принципиально — смело настаивайте на своем и идите до конца. Особенно если действительно уверены в своей правоте.