FAQ
1. Что должен знать и уметь специалист по закупкам?
Вот далеко не полный список умений, который могут понадобиться закупщику.
1. Высчитать сумму НДС из цены товара или стоимости партии.
2. Быстро считать на калькуляторе.
3. Быстро считать без калькулятора.
4. Создавать сложные формулы в Excel и красивые презентации в Power Point.
5. Понимать профессиональный сленг в сферах, в которых он производит закупки, и понимать их основные особенности — так, чтобы при общении можно было принять его за профессионала.
6. Свободно ориентироваться в Интернете. Копить в разделе «Избранное» длинный список полезных ссылок на специализированные сайты, сайты товарных и фондовых бирж, профессиональных изданий и т. д.
7. Уметь подобрать не менее 10 достойных ответов, когда он на самом деле не знает, что сказать.
8. Уметь «поверхностно» проанализировать бухгалтерский баланс. Ну или хотя бы отличать активы от пассивов, а кредиторскую задолженность от дебиторской.
9. Уметь обращаться с офисной техникой: факсами, сканерами, ксероксами, шредерами, мини-АТС и прочими аппаратами.
10. Спокойно переносить многочасовые поездки на автомобилях, автобусах, поездах и самолетах в командировках. И вообще всегда быть готовым к командировкам.
11. Знать, где можно быстро найти нужную информацию. Телефонные коды или карты разных городов, например. ТУ или ГОСТ на какой-нибудь вычурный продукт. Бесплатный тарификатор для расчета стоимости железнодорожного тарифа. Расстояние от города N до города M. Плотность оригинального металлургического сплава. Информацию о закупочных ценах на перламутровые пуговицы в 1960 г. И т. д., и т. п.
12. Уметь «разложить» цену товара, с которым он работает, на составляющие: «сырьевая» и производственная себестоимость, рентабельность производителя, стоимость упаковки, таможенные сборы, стоимость транспортировки, прибыль поставщика и т. д.
13. Писать умные и складные письма, особенно претензии.
14. Хотя бы немного понимать по-английски, по-немецки или по-французски. Или владеть еще каким-нибудь языком.
15. Уметь вести переговоры и находить общий язык с самыми разными собеседниками. Уважительно добиваться нужных решений от госчиновников, извлекать информацию из поставщиков, решительно и с достоинством отстаивать свою точку зрения перед начальством, покровительственно и в то же время демократично общаться с подчиненными, серьезно и значимо выглядеть в глазах коллег…
В общем, в некоторой степени быть психологом и актером.
Этот список можно продолжать бесконечно долго, но даже если включить в него десять тысяч пунктов, любой практикующий закупщик все равно найдет, чем его дополнить!
Если перефразировать один известный анекдот, то может получиться такая история.
Приходит мужчина в отдел кадров фармацевтической компании устраиваться на работу, инспектор его спрашивает:
— Вы к нам на какую вакансию?
Мужчина начинает рассказ «издалека»:
— Ну, я, видите ли, бывший военачальник, руководил спецотрядом быстрого реагирования, в совершенстве владею правилами рекогносцировки, ориентирования на незнакомой местности и взаимодействия с враждебной средой…
— Вы, наверное, в службу внутренней безопасности?.. — спрашивает кадровик.
— Да нет же, я в последнее время занимался планированием, составлял программы для расчета норм потребления и расхода…
— А, так вы, наверное, экономистом в плановый отдел или, может, в IT?
— Нет-нет. Я, видите ли, эксперт по химическому сырью, кстати, сейчас повышаю квалификацию на курсах биохимиков…
— А-а-а, так вы, технолог в производственный отдел! — наконец-то «угадывает» сотрудник отдела кадров.
— Да нет же, — теряет терпение мужчина, — я ваш новый снабженец!!!
А вот так выглядит типичный день закупщика-универсала.
…Не успел прибежать, как начались телефонные звонки. А еще чтение почты, написание срочных писем. Проверка остатков на складах и заявок на проведение срочных закупок. Подготовка договоров на поставку с новыми поставщиками и дополнительных соглашений со старыми. Звонки в разные инспекции с уточнениями — не выдали ли нам еще согласование на ввоз в РФ? Не готов ли еще акт торгово-промышленной палаты, подтверждающий обнаружение скрытых недостатков? Нет ли еще результатов аудиторской проверки нашего нового подрядчика?
Пришли из коммерческого отдела. Не поспевают с заказом из-за того, что мой поставщик не произвел вовремя отгрузку комплектующих. Ну и зачем так орать? И так ясно, что я крайний…
Принесли стопку каких-то протоколов — результаты проверки качества поступившего накануне товара. Из четырех партий на две надо составлять претензии по качеству!
И при этом каждые 5 минут — ответы на непрекращающиеся телефонные звонки!!!
А еще срочное составление отчета для гендиректора по закупкам прошлого месяца. Еще более срочное составление плана платежей на следующую неделю для финансового директора. Безостановочные телефонные звонки отвлекают от чтения и проверки заковыристого договора, присланного новым поставщиком.
Обзвон знакомых автотранспортных компаний в поисках машины, которую можно срочно послать за грузом в небольшой городок в тысяче километров отсюда. Машину надо обязательно найти, иначе коммерсанты меня просто прихлопнут, как муху!
Теперь, если повезет, — небольшой перерыв на обед. «Обед» — это пожевать что-нибудь быстро на ходу, чтобы урчание в животе не заглушало телефонные звонки…
И снова письма, общение по телефону, договоры. Кстати, договоры! Этот надо было подписать еще вчера!..
Бегом со срочным договором в кабинет директора, который собрался уезжать и уже не вернется сегодня. Десятиминутное объяснение, почему подписание нельзя отложить на завтра. Потом директор за 10 секунд ставит свою закорючку, дает задание к следующему утру сделать ему отчет обо всех заключенных с начала месяца договорах с указанием, в какой стадии находится их выполнение, и уезжает.
Отправка договора по факсу. Последний лист с печатью никак не проходит, а секретарша, как назло, куда-то ушла. И снова здравствуйте, примите же факс, черт возьми!..
Приходит водитель, уезжающий сегодня в ночь за заказанным вчера грузом, и требует доверенность, схему проезда и чтобы его загрузили «там» прямо с утра. Бегом собрать нужные бумажки. «Счастливого пути, Николай, если что — звони мне на сотовый».
Снова письма и звонки. Главбух требует уточнить реквизиты иностранного поставщика, которому надо срочно выставлять аккредитив. Боже, у них же там еще раннее утро! Надо написать самому себе записочку, чтобы не забыть еще раз позвонить перед уходом домой.
На столе накопилась огромная пачка пришедших по факсу документов. Срочно разложить: счета и накладные налево, коммерческие предложения направо, договоры по центру, официальные письма и ответы на претензии — на потом.
Звонок от финансового: где счета на оплату? Или у тебя нет на завтра платежей?
Упс, завтра же платежный день!
Конечно, есть счета!!!
Срочная проверка всех накопившихся за последние 3 дня счетов… Вот эти вообще просроченные, а вот тут надо удержать пять тысяч за нарушенную упаковку и, кстати, надо бы записать где-нибудь, а то забуду.
Бегом с пачкой счетов к финансовому. Медленным усталым шагом назад. Нет, медленным нельзя — снова разрывается телефон. Это охранник с проходной: «К вам пришли на переговоры из фирмы “Крестики-нолики”»…
О ужас, у меня же переговоры!!! Где же папка по этим «Крестикам-ноликам»? Хоть бы вспомнить, о чем мы договаривались…
Срочный звонок — долго разыскиваемый поставщик супердефицитных полимеров прочел наше объявление на сайте и готов сделать поставку, только нужно узнать тариф от его станции до нашей. Повисите на трубке, я загляну в тарификатор… М-да, дороговато что-то получается. Оставьте телефончик, я вам перезвоню.
Переговоры в конференц-зале. Таблицы, диаграммы, презентации. Хорошо подготовились, однако. Надо оставить им свой договор, пусть изучают. Возможно, в следующем месяце можно будет сделать пробную поставку.
На сотовый звонок коммерческого: нужен измеритель уровня радиации для выездной лаборатории! «Срочно узнай, где можно купить и сколько стоит». Прямо вынь да положь! Ладно, поищу в Интернете.
Слава богу, переговоры позади. Назад, в свой офис. Ой, а где же все сотрудники? И почему за окном так темно? Ничего себе, уже двадцать минут восьмого!
Так, отправить еще два срочных факса, скинуть платежку, позвонить в Канаду — и домой…