Досье/«истории болезни»

We use cookies. Read the Privacy and Cookie Policy

Даже самая хорошая память иногда подводит. Поэтому профессиональный закупщик обязательно должен взять на вооружение первый принцип бюрократа, который звучит так: «Самые бледные чернила ярче самой яркой памяти!»

Мой первый начальник — руководитель небольшой строительной организации — имел забавную привычку записывать все «ляпы» и нарушения своих подчиненных в маленький блокнотик. Когда кто-то из работников обращался к нему с какой-нибудь просьбой, он тут же заглядывал в свою маленькую книжечку и отвечал просителю примерно следующее: «Так, Козлов, в прошлом году ты отказался ехать в командировку на три дня без всяких уважительных причин, а теперь просишь у меня отпуск вне очереди. Извини, но мой ответ — нет!» Подчиненные злились и подшучивали над странностью начальника, но теперь мне кажется, что он был прав.

Надо обязательно фиксировать подобную информацию, поскольку человеческая психика устроена таким забавным образом, что со временем затуманивает и стирает из памяти плохие воспоминания, оставляя только хорошее и приятное.

Наверное, это нужное и правильное свойство памяти, позволяющее нам легче прощать близких людей, но оно ни в коем случае не должно становиться помехой в бизнесе.

Как я уже говорила, большой объем текущих вопросов зачастую мешает закупщику фиксировать информацию, связанную с определенным поставщиком, однако делать это надо. Лично я использую для этого обычный файл Excel в рабочем компьютере под скромным названием «МЧС», что расшифровывается как «Мой черный список». Схема работы проста: каждый раз, когда поставщик делает что-то «не так», я тут же открываю этот файл, вношу дату, название компании и краткую суть претензии. На все это уходит не больше 3–5 минут. И информация всегда под рукой, и, опять же, память не надо всяким мусором забивать.

В некоторых компаниях вообще принято вести досье на поставщиков. Причем они, помимо статистической информации о заключенных сделках, часто включают в себя анализ разных показателей, в том числе и описанных нами ранее:

• стабильность качества закупленной продукции;

• реакция поставщика на претензии к качеству его продукции;

• стабильность объемов и сроков поставки;

• категория, присвоенная по результатам предыдущей оценки поставщика, и т. д.

Некоторые организации подходят к ведению досье на своих поставщиков очень серьезно. Например, обязывают службу снабжения регулярно систематизировать информацию по каждому действующему поставщику, составляя на него специальный «технический паспорт». Иногда это делается прямо в программе «1С:» или в общей для всей компании информационной базе. Причем мне известны случаи, когда доходит до нелепости: например, руководство требует, чтобы в «паспорт» поставщика вносилась вся информация, начиная от банковских реквизитов и сведений о контрактах и заканчивая информацией обо всех телефонных звонках — с кратким содержанием и указанием времени разговора.

Но не будем впадать в крайности, а лучше вернемся к уже упоминавшейся нами балльной системе оценки поставщиков, по результатам которой можно классифицировать их по критериям приемлемости. Эта система может выглядеть, например, так, как показано в табл. 5.

Таблица 5. Балльная оценка поставщиков

Критерий оценки Состояние выполнения критерия Оценка, баллы 1. Репутация делового партнера 1.1. Полное соблюдение контрактных обязательств поставщика как по качеству, условиям поставки, производственным возможностям, экономическому состоянию, цене 4 1.2. Имеются незначительные отклонения в факторах приемлемости 3 1.3. Репутация поставщика противоречива по разным источникам 1–2 1.4. Поставщик не заслуживает доверия как деловой партнер либо нет данных 0 2. Наличие и состояние системы менеджмента к сертификации качества (СМК) 2.1. Система соответствует ГОСТ Р ИСО 9001–2001, имеется сертификат 4 2.2. СМК документирована, внедрена и подготовлена 3 2.3. СМК находится на стадии доработки 1–2 2.4. СМК не документирована 0 3. Результаты оценки образцов 3.1. Положительные 4 3.2. Имеются устранимые дефекты 1–2 3.3. Отрицательные 0 4. Цена 4.1. Приемлемая 4 4.2. Неприемлемая, но других альтернатив нет 1–2 4.3. Неприемлемая 0 5. Стабильность качества закупленной продукции 5.1. Претензий к качеству и комплектности продукции нет 4 5.2. Количество претензий не превышает 3–5% 3 5.3. Количество претензий достигает 10% 1–2 5.4. Количество претензий превышает 15% 0 6. Реакция поставщика на претензии к качеству его продукции 6.1. Меры принимаются по 100 % претензий 4 6.2. Меры принимаются по 80 % претензий 3–2 6.3. Меры принимаются по 60 % претензий 1 6.4. Меры принимаются менее чем в 60 % претензий 0 7. Стабильность объемов и сроков поставки 7.1. Объемы и сроки поставок соблюдаются полностью 4 7.2. Имеются единичные срывы в поставках 3–2 7.3. Объемы и сроки поставок систематически нарушаются 0

Результатом такой оценки может стать присвоение постоянному поставщику определенной категории (табл. 6).

Таблица 6. Классификация поставщиков согласно категориям приемлемости

Кn Категория Характеристика поставщиков 90–100 А. Одобренные поставщики Поставщики продукции/услуг, имеющие с предприятием длительные деловые связи, стабильно выполняющие контрактные обязательства по качеству продукции и условиям поставки. Вероятность срывов мала 80–90 В. Контракт возможен Поставщики, в качестве работы которых бывают незначительные сбои по срокам/объемам или отклонения коммерческого плана при сохранении стабильного качества продукции 60–80 С. Контракт только по особому разрешению Поставщики, имеющие с предприятием деловые связи, но не в полном объеме удовлетворяющие требованиям к качеству (цене/условиям поставки), но других альтернатив нет Ниже 60 D. Контракт невозможен Поставщики, которые не могут стать деловыми партнерами, если не внесут значительных изменений в свою политику

Для расчета среднего показателя «приемлемости» поставщика на основе приведенной таблицы используются различные формулы, которые обычно являются ноу-хау закупающих компаний.

Если подходить к подобным системам максимально серьезно и неформально, то они даже новому человеку дают неплохое представление о поставщике.

Кстати, реестры «достойных» поставщиков существуют во многих сферах бизнеса и во многих крупных холдингах. Как наглядный пример могу привести «Реестр деловой репутации организаций — партнеров правительства Москвы». В него вносятся организации, регулярно участвующие в муниципальных конкурсах на поставку, оказание услуг и/или выполнение городских заказов и зарекомендовавшие себя как надежные бизнес-структуры.