Как за 4 шага поставить задачу, которую точно сделают Мария Беляева, основатель и генеральный директор компании «Руспленки»

Часто в бизнесе бывает так: ставите задачу сотруднику, а он приносит совершенно не тот результат, на который вы рассчитывали. Все потому, что руководитель при постановке задач не взял обратную связь: что именно понял человек?

Бизнес-хак

Чтобы не возникало ситуации «Без ТЗ – результат ХЗ», я пишу для каждой задачи свою программу.

Что такое программа? Это план действий по решению конкретной задачи. Расскажу, как вы можете составить программу для любой бизнес-задачи.

1. Сначала опишите ситуацию и сформулируйте цель.

Пример

Я пишу: в нашей компании сложилась ситуация с большим количеством товара, который лежит больше 60 дней на складе. Цель – реализовать данный товар.

2. Второй шаг – опишите поэтапно решение этой задачи. Какие необходимо сделать действия, кто будет это делать и к какому сроку. Получается пошаговый план действий: кто, к какому числу, какую информацию должен подготовить. В конце обязательно нужно сформулировать ожидаемый результат.

Пример

Сначала плановый отдел делает выборку и передает ее в коммерческий блок. Там делают акцию и распределяют по менеджерам – кто, сколько должен реализовать. После этого менеджеры приступают к работе. И в итоге ожидаемый результат от проведенных мероприятий следующий: к такому-то числу получить уменьшение остатков с низкой оборачиваемостью на 40 % меньше, к такому-то числу – еще на 60 % меньше.

3. Когда программа готова, соберите всех задействованных участников в рабочую группу. Очень важно проговаривать, подробно объяснять задачи людям. Задачи обсуждаются, ответственные задают вопросы. Когда все всё поняли, расходятся, и начинается контроль по задачам.

4. Контроль по задачам лучше делегировать. Сделайте календарь по управлению задачами, отметьте все сроки выполнения задач и поручите контролировать и проверять их выполнение помощнику.

Составляйте четкую и понятную программу, объясняйте задачи сотрудникам и контролируйте выполнение задач, и тогда будете получать нужный вам результат.

Чек-лист | ССЫЛКА НА СКАЧИВАНИЕ В НАЧАЛЕ ГЛАВЫ

Правильная постановка задачи

• Опишите ситуацию

• Сформулируйте цель

• Опишите план действий:

• что нужно делать,

• кто отвечает за разные этапы выполнения задачи,

• к какому сроку надо закончить

• Соберите всех задействованных участников в рабочую группу

• Подробно обсудите с рабочей группой задачу. Выслушайте вопросы и предложения. Убедитесь, что сотрудники все поняли

• Составьте календарь со всеми задачами и сроками

• Передайте календарь помощникам, чтобы контролировали сроки и проверяли выполнение задач